Assistance à la mise en production de Vitam VaS

Le titulaire accompagne l’équipe projet des Archives de Paris dans l’usage de Vitam accessible en Service (VaS) pour le système d’archivage électronique. Le périmètre associe assistance technico-fonctionnelle, expertise sur des projets stratégiques et accompagnement au changement. Chaque prestation comprend sa préparation, sa réalisation et sa restitution.

Assistance technico-fonctionnelle

Conseils sur l’utilisation de VaS et les outils de préparation des versements, analyse et résolution des anomalies liées aux versements de SIP, accompagnement méthodologique à la préparation de SIP audiovisuels et d’exports d’applications, ainsi que montée de version de VaS.

Expertise et organisation archivistiques

L’accompagnement peut porter sur la publication en ligne d’instruments de recherche, l’accès et la communication des archives numériques, l’organisation technique des versements et les matrices RACI pour l’équipe et les directions. Il comprend aussi des réflexions sur la politique de pérennisation, l’archivage intermédiaire et l’analyse préalable au décommissionnement d’applications.

Conduite du changement et formats de données

Appui aux équipes des Archives et aux correspondants archives des directions, avec sensibilisation aux outils, aux méthodes de versement et à la recherche dans la plateforme. Les fonds concernés peuvent provenir d’applications métier, de GED/GEC, d’arborescences bureautiques, de boîtes mail, d’archives audiovisuelles ou photographiques. Le démarrage prévoit l’appropriation du contexte de production numérique, des premiers versements, de la documentation de Vitam et de celle du SIAF.

Les quantités ci-dessous sont indicatives pour les 24 mois de durée ferme, d’après le DQE ; elles ne constituent pas des quantités contractuelles :

• Anomalies de versement : 22 heures ; montée de version de VaS : 2 demi-journées.
• Préparation de SIP : 4 journées pour les données audiovisuelles et 2 journées pour les exports d’applications.
• Expertise : 3 demi-journées pour les instruments de recherche, 5 pour l’accès/communication, 3 pour les procédures de versement et matrices RACI, 2 pour la pérennisation, 2 pour l’archivage intermédiaire et 4 pour l’analyse de décommissionnement.
• Conduite du changement : 1 journée pour le fonctionnement de VaS et la formation des présidents de salle, 1 journée pour la préparation de SIP avec test de versements destiné à des acteurs externes aux ADP, et 1 journée sur des outils de traitement tels que DROID ou Archifiltre.

Restitutions et exigences de réalisation

Les livrables sont des synthèses écrites documentées transmises électroniquement : supports de sessions d’accompagnement au changement ou de réunions de pilotage, modélisations de processus, éléments de résolution de bugs et réponses aux questions. Les documents sont produits aux formats de la suite Microsoft Office ; les modélisations respectent la notation BPMN. Le dimensionnement et les délais sont définis avec le prestataire. Les délais prévus comprennent notamment 3 jours ouvrés pour une synthèse de moins de 2 pages après consultation à distance, 10 jours ouvrés pour relire ou corriger un document de moins de 10 pages, et 15 jours ouvrés pour fournir le support et le compte-rendu d’un atelier spécifique. Le comité de pilotage se réunit au minimum tous les 6 mois. L’admission des livrables vaut attestation de service fait. Les intervenants doivent justifier de compétences en archives publiques et archivage numérique, stratégies documentaires, cycle de vie des documents, archivage pérenne, Vitam/VaS et processus de dématérialisation ; tout remplacement d’intervenant est soumis à validation. Les échanges et données de la Ville sont soumis à confidentialité.