Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la transformation de l’administration municipale

Mission d’AMO destinée à produire une feuille de route opérationnelle pour la transformation de la Ville de Saint-Louis, du CCAS et de la Caisse des écoles sur le mandat 2026-2032. La tranche ferme est une étude flash comprenant la collecte de la mémoire institutionnelle, le diagnostic organisationnel et une feuille de route v1 ; la tranche optionnelle accompagne sa mise en œuvre.

La mission couvre l’ensemble des pôles, directions et services de la Ville ainsi que les deux établissements associés. Elle articule quatre axes : projet de mandature et projet d’administration, RH et GPEEC, montée en compétences, puis procédures et conduite du changement.

Phase initiale et diagnostic

• Entretiens avec les personnes sortantes, cadres et directions ; collecte des décisions, documents stratégiques et chantiers en cours.
• Tableau de bord de prise de poste du DGS à J+30 : photographie des effectifs et postes vacants, contentieux, cinq décisions urgentes à 90 jours, relations Ville/CCAS/CDE et échéances structurantes.
• Diagnostic de l’organisation actuelle, des circuits de décision, des doublons, angles morts, missions non couvertes et de l’organisation territoriale de Saint-Louis, La Rivière, Les Makes et Les Hauts.
• Proposition d’un organigramme cible, avec scénario indicatif de simplification de 5 à 4 pôles, fonctions d’encadrement et répartition des compétences entre les trois entités.
• Instruction des scénarios statu quo, rattachement renforcé, fusion CCAS/Caisse des écoles et absorption, avec analyse juridique et organisationnelle ; les hypothèses et besoins de chiffrage sont transmis au lot 2.

RH, emplois et directions prioritaires

• GPEEC sur 6 ans, projection des départs par direction, grade et catégorie, politique de recrutement, référentiels de compétences, fiches de poste, transmission des savoirs et annexe CCAS.
• Accompagnement de la DRH sur les LDG 2026-2032, le contrôle du temps de travail, les conventions CCAS/CDE et le SIRH.
• Analyse de la Police municipale, de la tranquillité publique, du CLSPD, du CSU, de la médiation et du gardiennage : périmètres, habilitations, cycles, régime indemnitaire et gouvernance.
• Diagnostic du pôle Proximité, des MCP, ambassadeurs, animation de quartier et Direction de l’Éducation/Caisse des écoles, notamment des 532 agents de l’Éducation, des 510 agents de la gestion quotidienne des écoles, des 111 CDD et 56 contrats PEC du service.
• Pour la DGST : analyse de 487 agents répartis entre quatre directions et une régie bâtiment multi-corps d’état ; cartographie des statuts, encadrement, cycles, astreintes, heures supplémentaires, usure, reclassement, habilitations et formations.
• Arbitrage régie/externalisation par corps d’état, examen des scénarios d’internalisation, externalisation, mutualisation ou redéfinition du service, avec conditions de réversibilité et hypothèses d’ETP pour le lot 2.
• Diagnostic de la conduite d’opérations, de la commande publique technique, des outils de maintenance et du SIG, des procédures d’intervention, ainsi que de la capacité à gérer une programmation d’investissement d’environ 47 M€ au BP 2026.

Compétences, procédures et changement

• Programme managérial, renforcement de l’encadrement intermédiaire, mobilité interne et formations techniques ou certifiantes : CACES, habilitations électriques, travaux en hauteur, autorisations de conduite, produits phytopharmaceutiques, hygiène et sécurité.
• Cartographie et formalisation des procédures prioritaires, système de gestion documentaire, sécurisation au regard du CGFP, des recrutements, fins de contrat, pratiques de CDD et du RGPD.
• Concertation avec les agents et le CST, entretiens anonymisés, ateliers participatifs, communication interne, quick wins, qualité de vie au travail et risques psychosociaux.
• Tableau de bord de transformation, indicateurs de résultat, alertes, actualisation annuelle et mesure de la satisfaction des agents et usagers.

Livrables et interfaces

Rapport de cadrage à J+15, diagnostic organisationnel et scénarios de transition à M3, projet d’administration et feuille de route v1 avec fiches action à M4, puis, en tranche optionnelle, GPEEC et plans directionnels à M9, plan de compétences et procédures à M12 et feuille de route consolidée à M18. Les livrables sont remis en .docx et PDF, avec présentation PowerPoint ; les versions provisoires sont soumises à un délai de réaction de 15 jours ouvrés. Un point de coordination mensuel avec le lot 2 est obligatoire.