Accompagnement en transformation managériale et projet d’administration

La mission accompagne la Ville d’Hendaye et le CCAS dans l’évolution de leur organisation administrative, de leurs pratiques d’encadrement et de leurs modes de coopération. Elle vise à améliorer les circuits de décision, les procédures internes, la communication entre services, les conditions de travail et la qualité du service rendu à la population.

La prestation comprend deux tranches :

• Une tranche ferme consacrée au diagnostic organisationnel et fonctionnel de la Ville.
• Une tranche optionnelle consacrée à l’élaboration du futur projet d’administration de la Ville et du CCAS, à partir d’un diagnostic partagé associant agents, directions et élus.

Diagnostic organisationnel et fonctionnel

Le titulaire analyse notamment :

• L’organigramme, le dimensionnement, l’organisation et les compétences des services au regard des missions à conduire.
• Les modalités de fonctionnement, les interactions entre services, le pilotage des fonctions et missions, ainsi que la place des services supports : ressources humaines, affaires juridiques et commande publique, systèmes d’information, finances et communication.
• Les relations fonctionnelles, les modalités d’encadrement, les circuits de validation et de contrôle, les postes de responsabilité et l’adéquation des profils aux fonctions.
• Les procédures, méthodes de gestion, processus décisionnels, circulation de l’information, coordination et coopération internes.

Le diagnostic doit identifier les écarts entre pratiques observées et pratiques cibles, les facteurs de dysfonctionnement, de tension ou de frein collectif, ainsi que les leviers d’amélioration. Il est conduit dans une approche globale, non individualisée, centrée sur les organisations, les processus et les pratiques, avec une posture objective et une restitution opérationnelle.

Le périmètre couvre notamment la gouvernance interne, les rôles et niveaux de décision, les pratiques d’encadrement, le pilotage et l’animation des équipes, la transversalité, le climat interne, les dynamiques collectives, les réunions, le suivi, le pilotage et les dispositifs RH tels que les lignes directrices de gestion, le règlement du temps de travail, les outils d’harmonisation RH et les instances QVCT.

Méthodes et accompagnement des encadrants

La démarche repose a minima sur des entretiens individuels avec les élus, la direction, les encadrants et les agents, des ateliers collectifs, une analyse documentaire et, si pertinent, des questionnaires internes. Les données doivent faire l’objet d’une analyse croisée.

Les livrables et actions attendus comprennent notamment :

• Des rapports d’étape, comptes rendus de réunions, synthèses d’ateliers et d’entretiens individuels.
• Des supports d’animation et de restitution, une synthèse opérationnelle et des restitutions orales pour le COPIL, l’encadrement et les agents.
• Une proposition d’évolution de l’organisation avec une vision prospective à moyen terme.
• Un système d’encadrement adapté pour améliorer l’efficacité, l’efficience et le confort de travail.
• Des outils d’harmonisation et de modernisation des pratiques RH en lien avec la QVCT.

La tranche ferme est structurée autour de quatre phases : rapport de diagnostic détaillé, définition d’un référentiel d’encadrement partagé, accompagnement des encadrants par ateliers, formations, séminaires et appui à la montée en compétences, puis mise à disposition d’outils de pilotage organisationnel et RH et recommandations de pérennisation en lien avec le projet d’administration.

Projet d’administration

Le projet d’administration doit traduire les enjeux du diagnostic en orientations structurantes, définir une vision cible de l’organisation et des modes de fonctionnement, construire un cadre cohérent d’évolution et produire un plan d’actions réaliste, priorisé et pilotable.

Il porte notamment sur :

• La structuration de la gouvernance politique et administrative.
• La mobilisation des équipes et l’articulation entre élus, cabinet du maire, direction générale des services et administration.
• La lisibilité des circuits de décision, la robustesse des arbitrages, la coordination interservices et le pilotage des projets, en intégrant Hendaye Tourisme Commerce.
• Le management par objectifs centré sur les attentes des usagers, l’adéquation entre ambitions et moyens mobilisables, ainsi que la mise en œuvre du projet de territoire.

Les fiches-actions précisent la description de l’action, ses objectifs, les impacts attendus et indicateurs de mesure, le calendrier projeté, le coût et le financement. Les livrables comprennent les rapports d’étape, comptes rendus, synthèses d’ateliers ou séminaires élus-administration, supports d’animation et fiches-actions.

La démarche doit être participative, progressive et adaptée à la collectivité, en s’appuyant sur l’écoute, la co-construction et la facilitation. Le suivi est assuré par un COTECH associant RH, élue référente RH, DGS et directeur de cabinet, ainsi que par un COPIL regroupant élus, direction générale et directeurs ; des points d’étape réguliers sont prévus, avec des rencontres en présentiel dans la mesure du possible.