Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le suivi et le renouvellement des contrats CVC

Mission d’AMO en exploitation et maintenance (qualification OPQIBI 0104), avec garantie d’indépendance vis-à-vis des sociétés de services énergétiques et d’efficacité énergétique. Elle accompagne le Département dans le suivi de deux contrats de génie climatique portant sur 37 bâtiments départementaux et 25 collèges, puis, selon activation des tranches optionnelles, dans leur renouvellement et le suivi des contrats successeurs.

Le suivi des installations comprend notamment :

• Des visites initiales de tous les sites, puis des visites périodiques avec comptes rendus illustrés : état général et calorifugeage, inventaire et caractéristiques des équipements, plans des chaufferies, compteurs d’énergie et d’eau chaude sanitaire, organes de combustion, hydraulique, régulation, comptage et filtration. Vérification du fonctionnement, de l’usure, des pannes signalées, des livrets de chaufferie, des rendements de combustion et des prestations prévues aux contrats.
• Le contrôle de la maintenance préventive et corrective P2, des plannings et fréquences de passage, des attestations, des registres et carnets d’entretien, des levées de réserves réglementaires et des travaux P3 et d’optimisation. Les travaux sont notamment vérifiés au regard des DTU et normes applicables.
• Le suivi énergétique à partir des données GTB/GMAO et des relevés de compteurs : réglages de régulation, températures de confort et réduites, horaires, températures de fumées et taux d’O2, températures ECS, consommations par rapport aux objectifs et propositions de correction.

Les éléments mensuels de suivi technique, énergétique et de performance sont transmis au plus tard le 10 du mois. Les données non disponibles mensuellement sont analysées dans les 15 jours suivant leur disponibilité. Les rapports de visite sont remis dans les 15 jours calendaires suivant chaque visite. Les visites initiales sont réalisées sous 3 mois après le compte rendu de démarrage; les visites annuelles interviennent au plus tard 3 mois après la date anniversaire. Les visites des deux contrats sont coordonnées par secteur géographique autant que possible.

Gestion contractuelle, financière et réunions

L’AMO contrôle les factures et acomptes P2/P3, les décomptes annuels, les factures des tranches optionnelles, l’intéressement, les devis P3/P5 au regard des BPU et des devis fournisseurs, les dépenses P3, les plans de renouvellement et les cibles énergétiques. Le contrôle des factures et devis est effectué sous 5 jours ouvrés; les demandes d’assistance administrative et financière sont traitées sous 10 jours ouvrés. La mission comprend également l’examen des avenants, la préparation de courriers, le calcul de pénalités, le contrôle des dossiers DC4 et des notes pédagogiques demandées par le Département.

Des réunions d’exploitation sont organisées par contrat chaque trimestre et chaque année, avec tableaux de bord et comptes rendus. Le rapport annuel est transmis 5 jours ouvrés avant la réunion; le compte rendu est remis sous 5 jours ouvrés après celle-ci. Un bilan annuel synthétique est produit au plus tard le 30 septembre, avec l’état de la maintenance, les dépenses, les indicateurs énergétiques, le suivi GER et des propositions d’amélioration. Des réunions ponctuelles et une assistance continue sont également prévues, notamment pour les devis, avenants, travaux, situations d’inconfort, pannes répétitives et dérives de consommation.

Préparation et renouvellement des marchés

La tranche optionnelle 1 prévoit l’état des lieux de fin de contrat et la mise à jour des inventaires, des préconisations sur les futurs contrats P1, P2, P3 et P4 et leur périmètre, un programme de travaux P3/P4, puis l’assistance à la consultation et à la passation avec les nouveaux exploitants.

Le dossier d’état des lieux comprend un inventaire Excel par site (matériel, marque, type, puissance, numéro de série, année de mise en service, localisation, vétusté, conformité et fin de vie prévisionnelle), les anomalies, un éventuel plan de travaux hiérarchisé, un plan de comptage et un bilan des consommations de gaz pour déterminer les consommations de référence. Il est remis sous 3 mois pour les bâtiments départementaux et 4 mois pour les collèges. L’étude comparative des modèles de contrats examine notamment les options P1–P4, l’intéressement, les périodicités de maintenance, les limites P2/P3, les garanties, les durées de contrats et les besoins de travaux; elle comprend une évaluation prévisionnelle des consommations sur cinq ans. Le programme de travaux et les préconisations sont présentés avec l’étape V.2, à valider à l’échéance prévue de 5,5 mois pour les bâtiments départementaux et 6,5 mois pour les collèges après le démarrage de la mission concernée.

L’assistance à la passation comprend la rédaction du DCE (CCTP, CCAP, RC, AE, cadre de réponse et annexes), la gestion des questions et modifications, l’analyse comparative des offres, l’assistance aux négociations et recours éventuels, la présentation du rapport d’analyse en CAO et l’aide à la mise au point et à la transition entre exploitants. La phase de passation est prévue sur 5 mois : rédaction du DCE, consultation, puis analyse des offres et mise au point.

Pour la tranche optionnelle 2, le suivi reprend les prestations de suivi décrites ci-dessus. Après les visites initiales de tous les sites, les visites annuelles portent sur un tiers des bâtiments départementaux et la moitié des collèges; les contrôles inopinés sont annoncés au prestataire 24 heures à l’avance.

Les livrables sont transmis sous format électronique sécurisé; ils comprennent notamment comptes rendus, tableaux de bord énergie/P2/P3, rapports et bilans annuels, notes demandées, comptes rendus de visite et visas des factures. Les documents sont fournis dans des formats numériques tels que DWG, PDF, Excel et Word.