Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la préparation et le suivi des marchés de maintenance CVC

Le titulaire assiste le Département dans la préparation d’un nouveau contrat d’exploitation des installations de chauffage, ventilation et climatisation, puis dans son suivi. Il intervient en conseil : le maître d’ouvrage conserve le pouvoir de décision. Le futur contrat doit couvrir la maintenance préventive, corrective et curative, avec continuité de service, maîtrise des consommations et suivi des travaux de renouvellement et d’amélioration.

Diagnostic et définition du futur contrat

L’AMO rassemble et vérifie les données disponibles, complète l’inventaire des équipements CVC et apprécie leur état, l’urgence de leur remplacement et l’intérêt d’une amélioration de leur performance. Pour chaque établissement, il produit un état des lieux et un schéma de principe du comptage précisant les flux, usages et bâtiments concernés. Il examine la complétude et la fiabilité des données, relève les anomalies et propose les corrections nécessaires.

L’analyse sert à proposer, avec leurs avantages et inconvénients, les formes d’exploitation et les exigences du futur contrat. Elle prend notamment en compte les performances énergétiques, les incidences économiques, la vétusté, la réglementation, le niveau de service attendu, l’organisation du maître d’ouvrage et les échéances du décret tertiaire de 2030 et 2040. L’AMO évalue le coût global et par établissement. Les niveaux envisagés comprennent P2 + P3, ou P2 + P3 avec intéressement et Fonds Travaux d’Amélioration (FTA).

Les collèges ne sont pas inclus dans la démarche, à deux exceptions près pour les visites de chaufferies bois : celles des collèges Gaël Taburet à Guipry-Messac et Mathurin Méheut à Melesse. Le futur marché sera structuré pour permettre l’intégration ultérieure d’établissements intéressés et de nouveaux bâtiments.

Préparation et analyse du futur marché

L’AMO rédige le CCTP et ses annexes, notamment les données de consommation, l’inventaire des équipements, la DPGF, la liste des sites et les références des points de livraison. Il explicite les limites de prestations et les obligations de résultats, et propose des critères d’analyse des offres clairs et vérifiables. Le maître d’ouvrage rédige les pièces administratives en concertation avec l’AMO et assure la publicité.

Pendant la consultation, l’AMO prépare les éléments de réponse aux questions, contrôle les candidatures et les offres, vérifie la cohérence technique et financière ainsi que les calculs de coûts et de consommations, puis établit une grille comparative et un rapport d’analyse. Il peut être sollicité pour présenter ce rapport à la commission d’appel d’offres. Il n’a pas de pouvoir de décision.

Lancement et suivi d’exploitation

La tranche de lancement porte sur la préparation de la sortie de l’ancien exploitant et de la prise en charge par le nouvel exploitant : collecte des rapports réglementaires et de l’inventaire, suivi des travaux de sortie, récupération des moyens d’accès, relevé des compteurs et procès-verbal d’état des lieux. L’AMO vérifie aussi la préparation de l’exploitant entrant, recueille ses coordonnées et moyens, puis analyse les documents de prise en charge. Le rapport de prise en charge par site est obligatoire et conditionne la validation de cette phase.

Pour le suivi, l’AMO analyse les comptes P3 et les calculs d’intéressement, contrôle les travaux de gros entretien et de renouvellement jusqu’à leur réalisation, et suit les soldes annuels et de fin de contrat. Pour le FTA, il propose chaque année des travaux avec descriptif succinct, objectif, gain de performance attendu et coût estimatif, puis assiste le maître d’ouvrage dans leur définition et leur planification. Il examine également les plans d’amélioration, suit la mise à jour des équipements et conseille sur les avenants, pénalités et mesures correctives. La facturation est suivie par le maître d’ouvrage, sauf les factures liées à l’intéressement.

Chaque année, le titulaire produit un bilan d’exploitation portant notamment sur les faits marquants, les indicateurs de résultat, les dérives, les actions correctives et préventives, les améliorations, les consommations, l’intéressement, les charges de chauffage, les travaux, le bilan financier et les obligations réglementaires. Il présente ce bilan lors d’une réunion avec le maître d’ouvrage et l’exploitant. Le suivi comprend aussi des contrôles techniques sur site : 10 % des bâtiments concernés par le suivi des performances énergétiques chaque année, et des visites périodiques portant sur 10 % des bâtiments sous intéressement par année. Ces contrôles examinent notamment les engagements de l’exploitant, le planning d’entretien, le cahier de chaufferie, l’état des matériels et les paramètres d’exploitation.

Prestations ponctuelles et livrables

Des missions complémentaires mobilisables au BPU comprennent les diagnostics de chaufferie et de réseau de chauffage, de ventilation (CTA et/ou VMC) et d’ECS après présence de légionelles, des réunions supplémentaires, ainsi que des analyses de devis ou de rapports. Les missions ponctuelles peuvent aussi porter sur une étude de faisabilité, un audit énergétique, un raccordement à un réseau de chaleur, l’accompagnement en conception d’un projet neuf ou de réhabilitation et la pré-réception d’installations. Le BPU prévoit des interventions à la demi-journée par profil cadre/ingénieur ou technicien, avec ou sans déplacement, et un taux horaire pour les analyses.

Chaque phase donne lieu au minimum à un rapport détaillé (Word ou PDF), des tableaux d’analyse (Excel) et des supports de présentation (PowerPoint), directement exploitables par le maître d’ouvrage. Les corrections, adaptations et compléments demandés sont apportés sans coût supplémentaire jusqu’à validation expresse des livrables.