Assistance à maîtrise d’ouvrage bâtiments et collèges départementaux

Le titulaire apporte appui, conseil et assistance au Département pour les collèges et l’ensemble des bâtiments départementaux : bâtiments administratifs, techniques, culturels, sociaux, annexes bâties ou techniques et bâtiments mis à disposition de tiers. Le périmètre peut évoluer selon les cessions, acquisitions, constructions ou démolitions. Les prestations d’AMO et études relatives au chauffage, à la ventilation et à la climatisation sont exclues lorsqu’elles relèvent des marchés d’exploitation-maintenance CVC du Département.

Les échanges, le suivi des projets, la consultation, la co-rédaction et le partage des données sont réalisés au moyen d’une plateforme web collaborative sécurisée mise à disposition par le Département. Une réunion de cadrage en présentiel permet de présenter l’organisation de l’équipe, ses profils, spécialités et temps passés hebdomadaires, ainsi que le référent Environnement.

Suivi de l’état d’entretien

Le suivi vise à connaître l’état du patrimoine, hiérarchiser les interventions, programmer les investissements et détecter les dysfonctionnements afin de déclencher les interventions conservatoires nécessaires à la sécurité des personnes et des biens.

• Visites techniques annuelles, une par site, avec les services du Département, selon un calendrier établi conjointement ; compte-rendu rédigé par le titulaire.
• Point semestriel fondé sur les comptes rendus de visites : suites données aux demandes, état d’avancement des opérations, dysfonctionnements, besoins nouveaux, préconisations, hiérarchisation et tableau récapitulatif avec estimation financière.
• Réunions spécifiques sur site ou dans tout autre lieu défini par le Département ; note de contexte au moins 3 jours ouvrés avant la réunion et compte-rendu écrit dans les 15 jours. À titre indicatif, environ 20 visites par an sont prévues à la demande du Département.
• Participation aux visites organisées par la Région Nouvelle-Aquitaine dans les quatre cités scolaires du département, à raison d’une réunion par an, ainsi qu’aux réunions d’autres institutions ; environ 10 visites par an à titre indicatif.
• Préparation et participation, selon les besoins, aux visites des commissions de sécurité et d’accessibilité, avec appui technique et juridique sur les rapports, plans d’évacuation, registres et autorisations ; compte-rendu écrit dans les 3 jours.
• Réponses sans délai aux demandes d’information liées notamment aux conseils d’administration des collèges, aux instances paritaires et aux sessions du Conseil départemental.

Études d’opportunité et de faisabilité

Dans le cadre de marchés subséquents, le titulaire réalise des études préalables aux projets et des études de faisabilité portant notamment sur la performance technique des bâtiments, l’énergie, la performance environnementale, la loi AGEC, la déconstruction et le réemploi au titre de la REP PMCB. Les missions peuvent également porter sur les stratégies d’investissement, la gestion patrimoniale, les subventions et les réseaux d’acteurs locaux.

Les études peuvent comprendre :

• État des lieux, diagnostics territoriaux et diagnostics adaptés aux besoins ; analyse des sites et reformulation stratégique des intentions du projet.
• Études de faisabilité juridique, financière, administrative, technique, spatiale et performancielle, y compris pour l’exploitation, la maintenance, la sobriété énergétique, la sobriété d’usage, la réduction de la consommation d’eau potable et l’économie circulaire.
• Définition des besoins, surfaces, caractéristiques et schémas fonctionnels ; développement de solutions innovantes et analyse comparative des variantes.
• Estimation des coûts et délais d’investissement, des budgets d’exploitation et de maintenance, analyse du coût de cycle de vie et modèles économiques de retour sur investissement.
• Analyse comparative des modes de réalisation et de gestion : procédure MOP, conception-réalisation, contrats globaux, contrats de partenariat et autres montages.
• Études programmatiques amont, études de capacité, pré-études de faisabilité technique, financière, juridique ou administrative, pré-programmes et programmes de restructuration.
• Analyse technique de travaux envisagés par les occupants, veille sur les dispositifs de financement et assistance à la constitution des dossiers de financement.

Chaque commande d’étude précise la référence, l’objet, le livrable attendu, le délai de réalisation et le prix forfaitaire. La sous-traitance est possible uniquement si le titulaire réalise par ses propres moyens au moins 50 % des prestations de l’étude concernée.

Dossiers de consultation et coordination

Lorsque le titulaire ne dispose pas des compétences, accréditations, certifications ou disponibilités nécessaires sans sous-traiter plus de 50 % de l’étude, il peut rédiger les dossiers de consultation d’études, comprenant les pièces administratives, techniques et financières. Le Département conduit la procédure ; le titulaire analyse les offres et contribue au choix de l’offre économiquement la plus avantageuse.

Le titulaire peut aussi assurer le suivi ou la coordination de marchés d’études passés par le Département : organisation du déroulement, réunions, comptes rendus, transmission des données, sollicitation des arbitrages, réunions de présentation et coordination des prestataires intervenant simultanément sur un même projet.

Aide à la programmation

Le titulaire élabore le pré-programme global des besoins et des travaux à réaliser pour la préparation budgétaire. Il s’appuie notamment sur les besoins exprimés par les occupants, les dialogues de gestion, les visites techniques, les études préalables et les rapports de contrôle.

Pour chaque opération, le pré-programme indique l’intitulé, la typologie, la nature et l’étendue des travaux, les coûts prévisionnels des études et travaux, le coût toutes dépenses confondues, la durée de l’opération, le calendrier et un ordre de priorité : priorité 1 sécurité, priorité 2 maintenance, priorité 3 amélioration des usages. Une réunion de synthèse permet ensuite de valider le projet de programmation et ses modalités de financement.

Transition écologique et livrables

Les préconisations intègrent la sobriété, les matériaux biosourcés, les produits labellisés, le réemploi, l’économie circulaire, le coût du cycle de vie, la réduction des consommations d’énergie et d’eau, ainsi que les solutions d’énergies renouvelables. Le titulaire étudie notamment les économies d’énergie en kWh, en euros et en temps de retour sur investissement, les économies d’eau en m³ ou en euros, les certificats d’économies d’énergie, les subventions, le retrait des chaudières au fioul, les bornes de recharge, les stations de lavage et la production d’énergies renouvelables. Il contribue à la collecte des données nécessaires au bilan des émissions de gaz à effet de serre du Département.

Les livrables sont transmis au mandant et peuvent comprendre des notes de contexte, comptes rendus, tableaux de hiérarchisation, diagnostics, rapports d’analyse, pré-programmes, programmes, notes économiques, dossiers de consultation et supports d’aide à la décision. Les documents texte sont remis en WORD, les tableaux en EXCEL, les présentations en POWERPOINT et les cartographies en JPG et Shapefile, dans le système de coordonnées RGF93 v1 / Lambert-93.