Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le suivi de la maintenance SSI

L’AMO assure, en conseil et contrôle externe, le suivi technique, administratif, documentaire et réglementaire du marché de maintenance des systèmes de sécurité incendie. Elle accompagne le maître d’ouvrage dans le pilotage du contrat, contrôle la conformité et la qualité des prestations du mainteneur et formule des recommandations. Elle ne réalise ni les opérations de maintenance ni les vérifications périodiques réservées aux organismes agréés.

Périmètre et audits

Le suivi porte notamment sur les BAES et BAAS, extincteurs portatifs et sur roues, désenfumage naturel et mécanique, colonnes sèches et humides, portes coupe-feu, clapets de désenfumage, SSI de catégories A à E, alarmes incendie, plans et signalétique réglementaires, ainsi que ventilation, détection et asservissements des parkings.

Chaque audit comprend une préparation documentaire, une visite avec vérification d’un échantillon d’équipements, une restitution orale immédiate au responsable du site et un rapport écrit. Celui-ci consigne les points vérifiés, les non-conformités, leur gravité, les actions correctives proposées et le suivi de leur levée. Les audits peuvent aussi porter sur les registres de sécurité et les documents contractuels. Les écarts sont suivis jusqu’à leur levée, notamment au moyen de ré-audits.

L’EPFU indique les quantités estimatives suivantes par an : 15 audits de terrain avec rapport et 10 visites de recontrôle. Il prévoit également une réunion de lancement, un plan d’audit annuel, 4 comités de suivi, 4 tableaux de bord KPI, un rapport annuel, 4 notes de veille réglementaire et 4 opérations de structuration/intégration des données GMAO.

Suivi contractuel, réglementaire et reporting

L’AMO analyse les rapports mensuels, semestriels ou annuels du mainteneur, suit les délais contractuels, tient à jour la liste des sites et équipements, centralise les documents de conformité et de traçabilité et examine les devis et commandes, notamment leur cohérence technique, les doublons éventuels et leur conformité au marché. Elle vérifie la présence, la validité et la conformité des rapports de vérifications périodiques et des registres de sécurité, puis propose les mesures correctives nécessaires en cas de carence documentaire.

Les rapports d’audit sont remis au plus tard 15 jours ouvrés après chaque intervention ; le registre partagé des écarts est actualisé dans les 15 jours suivant chaque audit ou ré-audit. Un rapport annuel consolidé présente les écarts, les KPI, les tendances et un plan d’actions priorisé. Les KPI suivent notamment les délais de maintenance, la qualité des rapports, la réactivité du prestataire, la levée des anomalies et la satisfaction du maître d’ouvrage. Les tableaux de bord trimestriels et autres notes ou analyses complémentaires peuvent être demandés. Les livrables sont remis en formats bureautiques standards ou compatibles avec la GMAO ; le format pivot d’échange est le CSV UTF-8, séparateur « ; ».

Toute non-conformité susceptible d’affecter la sécurité des personnes ou des biens doit être signalée sous 48 heures, avec une fiche d’alerte circonstanciée. Toute observation du maître d’ouvrage peut entraîner une demande de correction à traiter dans les 10 jours ouvrés. L’AMO établit, en cas de dérive ou de manquement, un plan d’actions correctives avec causes, mesures, responsable et date de clôture prévue, suivi en comité de pilotage.

Veille, formation et organisation

La veille réglementaire et normative est formalisée ; ses évolutions pertinentes sont diffusées et synthétisées annuellement, avec leurs éventuels impacts sur le patrimoine. Une session annuelle de formation ou sensibilisation est destinée au personnel du maître d’ouvrage : deux demi-journées de 3 à 4 heures par an, pour un groupe de 10 personnes maximum, en présentiel ou visioconférence au choix du maître d’ouvrage. Elle traite notamment des obligations réglementaires, des retours d’audit, des registres de sécurité et de la levée des anomalies. Programme, liste signée des participants, support et certificat de réalisation sont remis. Une formation complémentaire peut être demandée.

L’équipe proposée comprend au minimum un chef de mission ayant au moins 3 ans d’expérience pertinente, un référent technique SSI, un intervenant de terrain et un chargé de suivi documentaire ou PMO. SSIAP 3, formations CNPP/APSAD, sensibilisation amiante SS4 et habilitation électrique BR/BS sont recommandés mais non obligatoires ; une expérience équivalente est recevable. Les rapports, fichiers, bases et données sont restitués en fin de mission, avec certificat de suppression ou d’anonymisation. Les modèles de KPI, rapport d’audit, registre des écarts, plan d’audit et dictionnaire de données sont à joindre à l’offre.