Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le suivi des installations collectives de chauffage et d’ECS

La mission couvre 30 installations collectives de production de chauffage et/ou d’eau chaude sanitaire. Elle vise le suivi de l’exploitation, la maîtrise des consommations et des charges, la pérennité et la modernisation des équipements.

Renouvellement du marché d’exploitation

La mission comprend le diagnostic des installations, l’élaboration du dossier de consultation et l’assistance au choix des entreprises.

• Visite de diagnostic des chaufferies avec relevé exhaustif des équipements, état des installations, obligations de l’exploitant en place, besoins de remise en état ou de modernisation et programmation P3 chiffrée et planifiée.
• Élaboration du CCAP, du CCTP et de leurs annexes, de la DPGF, du BPU, de l’estimation prévisionnelle et de propositions de critères d’analyse, sous format informatique.
• Réponses techniques aux candidats, participation aux commissions d’ouverture des plis et d’attribution, analyse de conformité des offres et contrôle de cohérence des bordereaux.
• Rapport détaillé d’analyse des offres avec tableau comparatif ; assistance en cas de consultation infructueuse, de nouvel appel à la concurrence, de négociation ou d’audition.

Facturation et consommations d’énergie

Le titulaire contrôle l’exactitude et la correspondance avec les sites des documents transmis par les exploitants. Il valide les facturations P1, P2 et P3 ainsi que le calcul de l’intéressement, avec visa des factures.

Le suivi des consommations de chauffage et d’ECS est réalisé semestriellement pour chaque installation. Il comprend la collecte et l’analyse des données, le signalement à la SFHE et à l’exploitant de tout dérapage significatif, ainsi qu’une fiche par site comprenant les consommations mensuelles, des courbes d’évolution et des indicateurs tels que Wh/DJU/m² et m³/jour/logement. Une synthèse Excel, une analyse rédigée et des préconisations sont communiquées à chaque réunion.

Assistance technique et contrôles sur site

L’assistance technique et administrative est assurée par téléphone et par courrier pour le suivi et la réception des travaux de modernisation, la sécurité des installations, les problèmes d’exploitation, les réclamations des locataires, les températures d’ECS insuffisantes, les dépannages, les améliorations, les devis, les choix technologiques, la réglementation et les avenants.

Sur demande de la SFHE, les installations sont contrôlées au regard des obligations de l’exploitant. Chaque contrôle porte notamment sur :

• l’état et le fonctionnement des équipements, l’absence de fuites, les pompes, vannes, canalisations, installations électriques, calorifuge et appareils de mesure ;
• la régulation des réseaux de chauffage et d’ECS, l’état général et le cahier de chaufferie ;
• la concordance entre le suivi énergétique et l’état ou l’entretien des installations ;
• les travaux de remplacement P3 réalisés ou à engager et les améliorations à proposer.

Chaque intervention donne lieu à une fiche par chaufferie ou par visite au format PDF, avec photographies actualisées lors des rénovations et préconisations d’intervention.

Réunions et rapport d’exploitation

Le titulaire organise et anime deux réunions annuelles, en fin et en mi-saison, avec chaque exploitant et la SFHE. Elles portent sur les problèmes d’exploitation, les consommations, les objectifs énergétiques, les améliorations, l’avancement des travaux, les comptes P3, les factures fournisseurs, les coefficients, les travaux et un projet de pénalités. Un compte rendu est diffusé aux participants.

Sur demande de la SFHE, un rapport annuel d’exploitation comprend le bilan énergétique par site, le bilan financier et les charges récupérables ou non récupérables, les comptes rendus de visites, les bilans administratif et technique, les travaux, les améliorations à prévoir, les comptes P3 et les dépenses P5, avec annexes PDF et tableau de synthèse Excel.

Le BPU-DQE prévoit également des réunions complémentaires en visioconférence, des expertises ou études complémentaires et des déplacements exceptionnels. Les quantités du DQE sont indicatives et servent à la comparaison des offres ; les prestations sont commandées selon les besoins et rémunérées selon les prix unitaires du BPU.