Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le suivi-animation d’une copropriété dégradée

La mission consiste à accompagner concrètement le redressement de la copropriété en mettant en œuvre la feuille de route retenue. Elle coordonne les instances et les actions, et soutient le syndicat et les copropriétaires dans la préparation puis la réalisation du programme de travaux. Elle couvre également les volets administratifs, financiers, sociaux et de gestion urbaine de proximité.

Programme de travaux et financements

L’assistance porte sur la construction d’un programme global de travaux, hiérarchisé et cohérent avec les capacités contributives des copropriétaires, le diagnostic architectural et les exigences des financeurs. Elle comprend notamment :

• la mobilisation des sources de financement et l’aide à la préparation des décisions et assemblées générales, avec concertation et communication en amont ;
• l’accompagnement de la préparation et du suivi des travaux, y compris les travaux urgents, les plannings, le suivi financier de l’opération et des situations individuelles, ainsi que l’information des copropriétaires ;
• la vigilance sur l’engagement des études de maîtrise d’œuvre et des expertises complémentaires selon le calendrier de redressement ;
• l’appui au syndic pour constituer les dossiers collectifs d’aides, prêts et préfinancements jusqu’au paiement du solde des subventions, et l’accompagnement des demandes d’aides individuelles.

Gouvernance et gestion de la copropriété

Le titulaire accompagne le syndic et le conseil syndical, consolide les instances de gestion et favorise leur autonomie par la structuration, la formation et la transmission d’outils et de méthodes. Il peut aider à adapter le règlement de copropriété. Le suivi des difficultés de gestion inclut la mise en place de commissions impayés, la prévention et le traitement des impayés, le suivi personnalisé des copropriétaires débiteurs et l’appui à la maîtrise des charges et à la recherche d’économies. Sont également prévus le suivi de la sinistralité et l’appui à des outils de gestion patrimoniale, tels qu’un plan patrimonial, un carnet d’entretien ou une avance de trésorerie permanente.

Accompagnement social, foncier et vie de la copropriété

La mission comprend l’identification et l’accompagnement des ménages en difficulté, la recherche de solutions de solvabilisation et l’information sur les droits et devoirs des copropriétaires, notamment des bailleurs. Si nécessaire, le titulaire contribue à envisager des solutions alternatives au maintien dans les lieux, à l’appui au relogement et à la coordination avec les bailleurs sociaux et les services compétents. Le suivi peut inclure une commission dédiée au portage de lots, le suivi des acquisitions et relogements, le suivi de la propriété immobilière, l’analyse du marché et l’information des nouveaux acquéreurs.

Le titulaire établit un plan de communication pour les copropriétaires, occupants et nouveaux acquéreurs et produit des supports d’information. Il contribue aux actions de « vivre ensemble », à l’accueil des nouveaux arrivants et, le cas échéant, à la coordination de la gestion urbaine de proximité et à la mise en place d’une commission cadre de vie. Le suivi-évaluation comprend la saisie des données de la copropriété dans la plateforme « coach copro » et le suivi des indicateurs de redressement.

Pilotage et livrables

Le titulaire assure le suivi du pilotage, l’animation et le secrétariat des instances, participe aux réunions de chantier pendant les travaux et rédige les comptes rendus des réunions relevant de la mission. Sa présence est obligatoire aux comités de pilotage, réunis au moins une fois par an et lors du bilan final, et aux comités techniques, réunis au minimum 10 fois par an. L’équipe projet se réunit au minimum 10 fois par an ; d’autres réunions techniques peuvent s’ajouter et sont comprises dans la mission. Les comptes rendus des COTECH sont transmis au plus tard une semaine après la réunion ; ceux des réunions techniques sont transmis au chef de projet sous une semaine.

Les livrables comprennent un reporting détaillé mensuel par thématique, un tableau mensuel de suivi financier des aides et des situations individuelles, un bilan annuel et un bilan final assorti d’une note de synthèse. Les documents sont remis en deux exemplaires, dont un reproductible non relié, ainsi qu’en fichier informatique lisible par l’acheteur. Le chef de projet proposé ne peut être remplacé sans l’accord de Toulouse Métropole ; la méthodologie offerte peut être adaptée si elle s’avère inappropriée ou peu pertinente au cours de l’exécution.