Assistance à maîtrise d'ouvrage pour sommet économique

Conception de l’expérience évènementielle

• Conception du parcours visiteur et organisation fonctionnelle des espaces (showroom, Immersive Room, démonstrations VR, espaces dégustation, networking).
• Définition des besoins logistiques, scénographiques et audiovisuels par espace et proposition d’aménagements.
• Production de plans fonctionnels, fiches descriptives d’espaces et d’une présentation visuelle d’intention scénographique.

Logistique, technique et audiovisuel

• Élaboration du plan logistique global (mobilier, signalétique, restauration, sécurité, nettoyage, transport, hébergement).
• Plans d’implantation et plannings de montage/exploitation/démontage.
• Définition des besoins audiovisuels par espace, proposition d’équipements (sonorisation, éclairage, projection, captation) et coordination des essais techniques.
• Organisation de la captation et diffusion en direct et enregistrement/replay.

Gestion des personnes (intervenants, délégations, bénévoles, invités)

• Consolidation et suivi des listes, gestion des inscriptions et confirmations, conventions et invitations.
• Préparation des fiches d’accueil, dispositifs d’accompagnement des délégations officielles et planning d’accueil VIP.
• Définition des missions et planning des bénévoles; préparation des supports de briefing.
• Mise en place d’outils de suivi (tableaux, fiches logistiques).

Direction de production et régie jour J

• Mise en place d’une régie générale et coordination des équipes techniques/logistiques/audiovisuelles.
• Pilotage des conducteurs, gestion des transitions, des prises de parole et des flux entre espaces.
• Reporting opérationnel et comptes‑rendus quotidiens de production si nécessaire.

Bilans et gestion de projet transverse

• Rédaction d’un rapport de bilan post‑événement avec recommandations pour éditions futures.
• Suivi global du projet : plan projet synthétique, plan qualité, tableau de bord, animation de réunions et comptes‑rendus, alerte sur risques affectant calendrier/budget/qualité.

Livrables attendus (exemples synthétiques)

• Programmes (consolidé, VIP), conducteurs (général et détaillés), fiches intervenants/MC.
• Plans fonctionnels, parcours visiteurs, fiches d’espaces, intention scénographique, planning d’exploitation.
• Plan logistique général, plans d’implantation, planning montage/exploitation/démontage, plan technique et audiovisuel, note technique.
• Tableaux de suivi intervenants/bénévoles/invités, fiches logistiques, plan de mobilisation des bénévoles.
• Planning opérationnel jour J, conducteur de régie, comptes rendus; rapport et synthèse de bilan.