Assistance à maîtrise d’ouvrage SAP

L’accord-cadre porte sur des études fonctionnelles et un accompagnement AMOA sur le paysage SAP du CNES, dans le contexte d’une transformation Brownfield vers S/4HANA et BW/4HANA. Le paysage existant comprend SAP ECC EHP8 sur HANA et SAP BW 7.5 sur HANA, utilisé notamment avec Analysis for Office. Les travaux techniques de mise en œuvre relèvent de la maîtrise d’œuvre SAP et du contrat de tierce maintenance applicative ; ils sont exclus de la prestation.

Le titulaire recueille et analyse les besoins, prépare et anime les ateliers, étudie les impacts fonctionnels et ceux sur les interfaces et applications externes, puis restitue des scénarios, des alternatives et des recommandations argumentées, notamment au regard du retour au standard. Selon chaque chantier, il rédige des expressions de besoin et des spécifications fonctionnelles générales et détaillées à destination de la MOE. Des travaux de recette, de formation des utilisateurs et d’accompagnement au déploiement peuvent également être demandés.

Études fonctionnelles hors migration

Les chantiers identifiés portent sur :

• l’adaptation de la gestion des agences comptables en lien avec la suppression annoncée des domaines d’activité, avec analyse des flux, solution fonctionnelle alternative, scénario et plan de bascule et, si nécessaire, plan de recette ;
• les impacts sur le plan de comptes général, les natures comptables primaires et secondaires et le reporting FI/CO lié à ACDOCA ;
• la substitution des ordres internes utilisés comme axes statistiques de suivi et d’analyse des coûts ;
• la simplification de la gestion de la TVA rémanente, de ses dérivations budgétaires et de son suivi analytique, en tenant compte des travaux déjà menés et des contraintes comptables et fiscales.

Ces études doivent, selon le sujet, aboutir à des recommandations fonctionnelles, un scénario de mise en œuvre, un plan de bascule et un plan de recette.

Chantiers S/4HANA et BW/4HANA

L’analyse des simplifications items couvre les écarts entre processus existants et fonctionnalités cibles, les adaptations ou solutions nouvelles à envisager et les possibilités d’optimisation. Le Readiness Check version 2023 SP2 recensait 76 items « applicables » et 17 « à analyser » ; un nouveau rapport fondé sur la version cible doit être demandé à la MOE au lancement du chantier.

Les autres chantiers comprennent :

• Business Partners (BP) : formation amont des équipes MOA, analyse d’impact, accompagnement des créations, modifications et suppressions de clients, fournisseurs et agents, cadrage de l’existant et de la cible, recommandations, plan d’actions, recette et tests de non-régression, mise en qualité des données et accompagnement à la mise en production, avec une phase d’hypercare d’un mois. Le cas pratique s’appuie sur 25 000 fournisseurs répartis en 8 groupes de comptes (dont environ 10 000 agents), 6 600 clients répartis en 5 groupes (dont environ 4 600 agents) et 19 000 agents actifs. Certaines organisations et personnes sont à la fois clients et fournisseurs ; les zones SIRET et SIREN de la base tiers ont été inversées.
• Nouvelle comptabilité des immobilisations (NCI) : impacts des changements de structure de données, transactions et programmes, évolutions des processus de clôture, changement d’exercice, report de solde et production interne immobilisée, tableaux d’évaluation et autorisations ; comparaison des stratégies de mise en production en clôture ou en cours d’exercice ; recette, qualité des données et formation.
• Reporting et décisionnel : optimisation du reporting embarqué, exploitation du virtual data model et des vues CDS, étude de SAP Analytics Cloud (reporting, analyse prédictive et planification), et accompagnement des équipes. L’étude considère notamment BW 7.5 via Analysis for Office, SMARTDATA et les rapports Power BI alimentés par des exports SAP.
• Préparation à BW/4HANA : formation des équipes, spécifications technico-fonctionnelles, impacts sur Analysis for Office et les classeurs existants, analyse et nettoyage des objets obsolètes, adaptation des composites et des objets de type ADSO, plan d’actions et calendrier intégré aux autres chantiers. Aucun Readiness Check ou POC BW/4HANA n’avait été réalisé ; un rapport fondé sur la version cible doit être demandé à la MOE au lancement.
• RH et portails : compatibilité des fonctionnalités RH avec la version cible, impacts des simplifications items, analyse de Connect RH et des interfaces webDynpro, refonte éventuelle des interfaces et règles de gestion, autorisations, processus BP liés aux agents, feuille de route Fiori, formation et accompagnement au changement.
• Marchés publics : étude de la solution SAP « Sourcing and Procurement for Public Sector » à partir de S/4HANA 2025, du retour au standard, des processus de demandes d’achat et de commandes, des workflows et d’un éventuel cockpit de suivi des marchés.

Le cas pratique Fiori sur le flux achats porte notamment sur 3 types de demandes d’achat et 12 types de commandes, leurs workflows d’approbation multi-étapes, les variantes spécifiques de gestion des commandes ZMEXXN, la hiérarchie de contrats du spécifique marchés, le service fait en une étape avec zones de préréception, ainsi que les champs spécifiques des demandes et commandes. Il demande également une approche d’architecture fonctionnelle, d’intégration, de rôles et autorisations, de recette et de déploiement. Le cas pratique décisionnel comprend le recensement des usages BW et Power BI, l’audit des InfoObjets, ADSO et cubes, et l’analyse des impacts de S/4HANA sur SMARTDATA comme ETL.

Chantiers complémentaires et gouvernance

Selon les priorités et les ressources, des demandes peuvent concerner l’ouverture du service Infinoe et ses flux, y compris la séquence précédente et les impacts de S/4HANA sur ACDOCA ; la transformation Fiori, hors transformation obligatoire du portail Self-Service ; ou l’étude d’opportunités S/4HANA telles que Punch-Out et workflows flexibles. Le titulaire est également attendu en conseil au-delà des chantiers déjà recensés.

Les prestations donnent lieu à des ordres du jour et supports d’ateliers, comptes rendus avec décisions, règles de gestion, points ouverts et actions, dossiers de restitution, expressions de besoin, dossiers de conception et livrables de recette (stratégie, plan de tests et, le cas échéant, bilan). Peuvent s’y ajouter des supports de formation. Un reporting hebdomadaire suit l’avancement, les actions et les risques ; la réception comporte des relectures communes et apprécie notamment la qualité des scénarios, des analyses et des recommandations sur les risques, coûts, délais et maintenabilité.

La gouvernance prévoit un comité de pilotage mensuel et une cellule de coordination hebdomadaire, suspendables en l’absence de chantiers ou d’un commun accord. Les profils mobilisés doivent couvrir les modules SAP concernés, la comptabilité publique, S/4HANA, BW/4HANA, SAC et Fiori, ainsi que l’analyse AMOA, les spécifications et les tests. Le titulaire doit prévoir des intervenants pérennes et acheter des PC dédiés compatibles, masterisés par le CNES pour accéder aux environnements de recette et à la documentation. Le travail à distance est possible ; des réunions peuvent se tenir sur site. Les déplacements et hébergements sont à inclure dans les propositions des prestations.