Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le déploiement du SIRH

Assistance à maîtrise d’ouvrage pour accompagner la mise en œuvre d’un progiciel SIRH couvrant la gestion administrative, la paie, la gestion des temps et activités (GTA) et le reporting. Le marché porte sur l’accompagnement du déploiement du logiciel déjà choisi : le choix du progiciel et la passation de son marché relèvent d’une mission antérieure. La paie reste internalisée.

Le socle concerne in’li, in’li Property Management, l’association APES, in’li AURA et in’li Grand Est. Il doit tenir compte de leur organisation multi-entités, de règles de gestion distinctes et de deux conventions collectives : immobilier (IDCC 1527) et gardiens, concierges et employés d’immeubles (IDCC 1043).

Cinq tranches optionnelles complètent le socle :

• TO1 : accompagnement du module de gestion des notes de frais.
• TO2 : accompagnement du module de pilotage des effectifs, de la masse salariale et du budget.
• TO3 : accompagnement du module de gestion des activités, distinct de la GTA du socle.
• TO4 et TO5 : extension de l’accompagnement du socle à in’li PACA & Corse et à in’li Sud-Ouest. Ces extensions ne comprennent pas le déploiement des modules TO1 à TO3 dans ces entités.

Missions d’accompagnement

L’AMOA prépare et suit les travaux, conseille et formule des avis ; les décisions, arbitrages, validations métier et dépôts de paie/DSN restent du ressort d’in’li ou des personnes qu’elle habilite. L’intégrateur et l’éditeur conservent leurs responsabilités propres.

La mission comprend notamment :

• la préparation et la participation aux ateliers de conception, l’appui à la formalisation des règles de gestion, la relecture des spécifications et l’analyse des impacts métier ;
• le cadrage de la reprise des données, le mapping et les transcodifications, la préparation des fichiers et les tests de validation ;
• la préparation et le pilotage de la recette fonctionnelle : stratégie, cahiers de recette, jeux de données, suivi des anomalies et indicateurs ;
• l’appui aux tests fonctionnels des interfaces et des habilitations, en coordination avec les tests techniques de la DSI et de l’intégrateur ;
• la conduite du changement, la préparation de supports utilisateurs et la coanimation des formations, estimée autour d’une trentaine d’heures ;
• la préparation du plan de bascule, l’assistance au démarrage et l’accompagnement des deux premières paies ainsi que de leur cycle DSN complet. La mission comprend les contrôles, l’analyse des accusés et retours métier, le suivi des anomalies et corrections, un bilan de stabilisation et le transfert des livrables. in’li ou son déclarant habilité effectue les dépôts DSN.

Pour chaque tranche optionnelle, le périmètre comprend, selon son objet, le cadrage, la conception, les données et interfaces, la recette, les habilitations, le changement, la formation, la bascule et l’appui au démarrage.

Pilotage et livrables

Le titulaire contribue à la préparation des instances, suit le planning et les jalons, et tient un registre des actions, risques, arbitrages et engagements financiers. Les livrables prévus comprennent notamment les supports et comptes rendus d’ateliers, les analyses d’impacts, les stratégies de reprise et d’interfaces, les fichiers de mapping et transcodification, les rapports de tests, les cahiers et indicateurs de recette, les supports de changement et de formation, le plan de bascule, le suivi des risques et le bilan de stabilisation. Les validations et décisions correspondantes restent à in’li.