Assistance à maîtrise d’ouvrage pour une restructuration d’EHPAD

La mission couvre l’accompagnement administratif, technique et financier de l’opération, de la programmation à la réception et à la mise en œuvre des garanties. Elle comprend la gestion du calendrier, le suivi des objectifs techniques, fonctionnels et de performance, ainsi que l’animation des acteurs du projet. L’opération prévoit une extension de 56 lits avec locaux techniques et logistiques, la démolition d’une partie de bâtiments existants et la restructuration partielle des bâtiments Fondation et Résidence.

Cadrage, programmation et montages

• Remettre une note de cadrage synthétisant les attentes et objectifs du maître d’ouvrage et proposant une méthode de travail, dans les deux semaines suivant le début de la mission.
• Contrôler et consolider l’étude de faisabilité : besoins, contraintes, analyse du site et scénarios. Élaborer le programme technique et fonctionnel détaillé avec contexte et règles applicables, tableaux de surfaces et locaux, organisation spatiale, circuits, spécifications et fiches d’espaces précisant notamment prestations, performances, réseaux, fluides, acoustique, protections solaires et éclairage. Le programme doit aussi traiter les objectifs environnementaux et les prescriptions liées au classement ERP et à la sécurité incendie.
• Établir une enveloppe prévisionnelle de l’opération couvrant notamment honoraires et frais, foncier, travaux, équipements et mobiliers, provisions pour aléas et révisions, ainsi que les adaptations au site.
• Présenter dans une note juridique circonstanciée les montages opérationnels envisageables (dont loi MOP et marchés globaux), leurs risques, effets sur les coûts et les calendriers et les modalités de consultation. Le plan de financement est établi par le maître d’ouvrage ; l’AMO l’assiste notamment pour les dossiers CNSA et FEDER et, sur demande, pour des démarches d’emprunt ou fiscales. Il prépare et suit également les échanges avec les autorités de tutelle.

Consultations et études

L’AMO prépare la consultation de maîtrise d’œuvre, envisagée sous forme de concours restreint avec prestations graphiques de niveau esquisse. Le chiffrage de cette mission repose sur une base envisagée d’environ 100 candidatures et de 3 projets en phase restreinte ; deux réunions de jury sont prévues et aucune réunion de commission technique n’est prévue à ce stade. Les prestations comprennent la préparation des pièces et de la publicité, l’analyse des candidatures et des projets, les rapports et procès-verbaux, l’assistance au choix du ou des lauréats, à la négociation et à la mise au point du marché.

Pour les phases d’études du maître d’œuvre, l’AMO fournit les éléments nécessaires, suit le respect du programme et des délais, organise la prise en compte des avis des intervenants et remet un rapport détaillé et une fiche de décision à chaque phase APS, APD, PRO et DCE. Une période minimale de trois semaines est prévue pour réaliser le rapport à chaque phase. La mission comprend aussi la préparation et l’analyse des consultations des prestataires intellectuels (notamment contrôle technique, coordination SPS, études de sols, géomètre et assurances), puis l’assistance à la consultation des entreprises, à la négociation et à la constitution des marchés de travaux.

Réalisation, suivi financier et réception

Pendant les travaux, l’AMO organise une réunion mensuelle de maîtrise d’ouvrage et participe aux réunions hebdomadaires de chantier. Il diffuse les informations et décisions, rédige les comptes rendus, suit le calendrier, signale les anomalies affectant qualité, coût ou délais et conseille le maître d’ouvrage. Il assiste également au suivi des contrats, des sous-traitants, des assurances et des avis du bureau de contrôle. Cette mission ne constitue pas une direction de l’exécution des travaux, qui relève du maître d’œuvre.

Le suivi financier inclut le contrôle du service fait sur les factures et situations, la tenue d’un tableau de bord mensuel des engagements et factures, le suivi du budget et l’alerte en cas de dépassement. L’AMO vérifie les décomptes, contribue à la gestion des contrats des prestataires intellectuels et établit le prix de revient définitif au plus tard au moment de son quitus.

À la réception, il s’assure de la réalisation des essais, épreuves et contrôles, suit les mesures correctives et la levée des réserves, collecte les DOE et DIUO et assiste le maître d’ouvrage dans les opérations de réception. Pendant la garantie de parfait achèvement, il réalise au minimum trois visites périodiques annuelles sur site, assorties de rapports d’observations ; les visites complémentaires donnent lieu à un ajustement contractuel.

Concertation et limites de mission

Le titulaire participe aux actions de communication externe et prévoit au minimum cinq réunions publiques d’échange et de concertation. Les comptes rendus des réunions de projet sont diffusés aux acteurs et au maître d’ouvrage dans les 48 heures.

Le maître d’ouvrage conserve ses décisions, ses responsabilités, la désignation des titulaires, la signature des marchés et l’ordonnancement des dépenses. L’AMO ne peut agir en son nom et pour son compte ; sa mission est une obligation de moyens. Elle n’inclut ni la conception technique relevant du maître d’œuvre, ni l’exécution des travaux, ni la représentation contentieuse relevant d’un avocat.