Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la restauration collective

La mission accompagne le groupement depuis la définition de son besoin jusqu’à l’analyse des offres et, si les tranches de suivi sont affermies, au contrôle de l’exécution du marché de restauration.

Préparation du marché

• Analyser et expertiser les besoins, conduire des entretiens et groupes de travail avec les représentants concernés, puis consolider les besoins financiers, techniques et environnementaux.
• Réaliser un benchmark et un sourçage comparant les modèles économiques, la qualité et le fonctionnement d’autres établissements. Formuler des préconisations sur le modèle économique, notamment le droit d’entrée et le contenu du prix des denrées, ainsi que sur son éventuelle évolution.
• Rédiger le CCTP et l’ensemble de ses annexes, à rédiger ou mettre à jour : l’inventaire du matériel et la liste du personnel à reprendre sont cités à titre d’exemples non exhaustifs. Préparer également les annexes financières et, si nécessaire, la liste des pièces techniques demandées aux candidats.
• Définir les critères de jugement et leur pondération, ainsi que les éléments techniques à intégrer au CCAP : forme et révision des prix, suivi et reporting, contrôles, dispositifs liés à la loi « climat et résilience », évaluation annuelle du titulaire et pénalités. Préparer les supports de présentation et présenter le projet aux membres du groupement.

Publication et analyse des offres

Pendant la consultation du futur marché de restauration, accompagner la visite de site avec les candidats selon les modalités prévues par le règlement de cette consultation, répondre à leurs questions et établir les supports d’analyse financière, tels qu’un DQE.

Analyser les offres initiales et finales selon les critères établis. Préparer les documents d’analyse nécessaires ; le coordonnateur prépare le modèle de tableau d’analyse. Un premier rendu d’analyse est transmis à la fin de l’analyse de la première offre afin d’en vérifier la qualité. Préparer les questions aux candidats et l’ordre du jour des négociations, participer aux négociations sur site et en établir le compte rendu, puis participer à la commission des marchés.

La phase de mise en place comprend la coordination avec le titulaire de restauration pour la reprise du personnel, une présence sur site pendant la préparation à l’ouverture et le premier jour d’ouverture, ainsi que la présentation du nouveau marché aux membres et aux instances concernées.

Suivi de l’exécution, si les tranches optionnelles sont affermies

• Une fois par trimestre : vérifications in situ donnant lieu à un rapport écrit et à sa présentation en commission restauration. Elles portent sur l’application des prix, la qualité, la quantité et la provenance des plats, l’application de la loi EGALIM et des règles d’hygiène et de sécurité, la mise à jour de l’inventaire et l’utilisation conforme du matériel. La commission se réunit au moins une fois par an.
• Une fois par an, au printemps : enquête de satisfaction auprès des convives, synthèse et présentation des résultats en commission restauration.
• À chaque date anniversaire du marché de restauration : évaluation annuelle de son titulaire selon les éléments définis dans son cahier des charges.
• Si nécessaire : vérification des justificatifs d’une demande de révision des prix, avis et suivi d’une demande de mise en œuvre d’une clause de réexamen, et proposition d’application des pénalités prévues au marché de restauration.