Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le renouvellement de l’exploitation de Villasport

La prestation vise à préparer le renouvellement de l’exploitation du complexe sportif Villasport, qui comprend une activité commerciale principalement liée à la piscine et une activité non commerciale destinée aux associations sportives. La méthodologie doit intégrer l’évolution des textes législatifs et réglementaires applicables.

Tranche ferme

Audit du contrat existant et préparation de sa fin

L’audit porte sur le contrat en vigueur et ses avenants sous les angles juridique, financier et technique. Il doit vérifier la bonne exécution des engagements, analyser l’économie générale du contrat et préparer le futur mode d’exploitation.

Les travaux comprennent notamment :

• vérification des clauses et engagements, analyse critique du contrat et des avenants, étude des obligations de renouvellement et des conditions de retour ou de reprise des biens ;
• examen des conventions conclues par la collectivité et le délégataire, notamment la convention de fourniture d’électricité ;
• analyse des charges de renouvellement, d’investissement et de fonctionnement, de la marge d’exploitation et des contrats de sous-traitance, avec recherche de doublons et de leviers d’optimisation ;
• analyse de la décomposition et de la marge des prix d’accès, évaluation des gains potentiels avant et après négociation ;
• contrôle des comptes-rendus financiers et techniques, des charges et de la rémunération du délégataire ;
• analyse du niveau de performance du service pour la collectivité et les usagers, de l’investissement réalisé et de l’état des infrastructures ;
• comparaison avec des délégations de service public similaires et avec les moyennes nationales de services comparables ;
• examen des besoins de renouvellement exprimés dans les rapports du délégataire.

L’analyse de la fin de contrat doit également identifier les dispositions irrégulières ou obsolètes, les incidences liées aux biens, conventions et contrats, ainsi que le sort des matériels, appareils et stocks. Elle comprend le suivi et le solde des renouvellements engagés, l’expertise éventuelle de la valeur des stocks, le chiffrage des remises en état, des provisions non dépensées et de la valeur des biens de reprise et de retour. Le titulaire assiste la collectivité lors des négociations de sortie et rédige une note de recommandations avec assistance technique et juridique.

Étude du mode de gestion

L’étude donne lieu à deux rapports soumis à l’assemblée délibérante : l’un sur le choix du mode de gestion, l’autre sur l’étendue des prestations nécessaires à l’exploitation du complexe. Elle compare les modes de gestion envisageables en examinant, pour chacun, les aspects juridiques, financiers, techniques, organisationnels et commerciaux.

Tranche optionnelle 1 — Délégation de service public

Si la DSP est retenue, le titulaire accompagne la collectivité sur les plans administratif, technique et juridique :

• préparation des rapports permettant au conseil communautaire de statuer sur le principe de la délégation et les caractéristiques des prestations ;
• rédaction du projet d’appel à candidatures, examen des candidatures et aide au choix des candidats admis à présenter une offre ;
• rédaction du projet de contrat, de ses annexes, du cahier des charges et du dossier de consultation ;
• réponses aux questions juridiques et techniques des entreprises pendant la préparation des offres ;
• analyse juridique, technique, économique et financière des offres, notamment des hypothèses, comptes d’exploitation prévisionnels, programmes de renouvellement et variantes éventuelles ;
• préparation d’une stratégie de négociation individualisée, participation aux réunions et comparaison des marges de manœuvre ;
• préparation des rapports sur le choix du délégataire pour présentation au conseil communautaire ;
• mise au point des pièces définitives, transmission en préfecture, assistance au contrôle de légalité et vérification de la motivation du choix retenu.

Tranche optionnelle 2 — Reprise en régie

Si la régie est retenue, l’accompagnement vise une continuité de service, le maintien de la sécurité des usagers, la reprise ou le recrutement du personnel, la viabilité économique et le maintien ou l’amélioration de la qualité du service.

Diagnostic et audit

• audit technique des bâtiments, bassins, systèmes de filtration et équipements de chauffage, avec examen de l’état des infrastructures, de la conformité aux normes de sécurité, d’accessibilité et de réglementation sanitaire, ainsi que des maintenances préventives et curatives ;
• audit organisationnel des effectifs, compétences, statuts et contrats, analyse des conséquences de la reprise du personnel et évaluation des recrutements nécessaires ;
• audit financier des coûts, tarifs d’équipements comparables, leviers d’optimisation, biens de retour, charges et produits constatés d’avance ;
• audit juridique des contrats en cours, assurances, sous-traitances, partenariats et obligations légales.

Projet de régie et transition
Le titulaire définit la qualification juridique du service, la nature de la régie et son organisation interne. Il établit un plan de transition avec calendrier, responsables, échéances, gestion des risques, gouvernance, rôles et responsabilités, comité de pilotage et indicateurs de suivi. Il rédige les documents administratifs nécessaires, conseille la collectivité sur la transition, élabore le budget prévisionnel de fonctionnement, définit la tarification, met en place les outils de suivi financier et rédige le protocole de fin de contrat.

Ressources humaines et mise en œuvre
Les contrats de travail sont examinés individuellement afin d’étudier l’intégration des salariés dans le respect du droit du travail et du droit de la fonction publique. Le titulaire rédige les contrats adaptés, accompagne si nécessaire les procédures de licenciement et assiste la collectivité dans la saisine du CST, la création des postes et l’élaboration du tableau des effectifs.

La mise en œuvre opérationnelle comprend la passation des contrats de fluides, d’entretien, de maintenance, de contrôle technique et réglementaire et d’assurances ; le choix et le déploiement des outils de réservation et de billetterie ; l’intégration avec les systèmes comptables et RH ; la mise en place des procédures de sécurité, registres et consignes ; les procédures d’accueil et de gestion des usagers ; ainsi que le lancement d’un plan de communication.

Le suivi post-transition porte sur les 6 premiers mois d’exploitation en régie : évaluation du fonctionnement, propositions d’ajustements organisationnels ou techniques, analyse des coûts des 6 premiers mois d’activité et recherche de pistes d’efficience.

Le titulaire est soumis à une obligation de résultat, doit respecter les calendriers, livrables et délais arrêtés avec le pouvoir adjudicateur, et désigner un responsable technique unique chargé notamment des plannings, de la qualité, de l’organisation, du suivi du contrat et du respect des consignes par le personnel intervenant. Les études font l’objet d’un contrôle intégral quantitatif et qualitatif par le pouvoir adjudicateur.