Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le renouvellement d’une concession de restauration collective

La mission accompagne l’Université dans la définition du besoin, la préparation et la conduite de la procédure de renouvellement, puis le suivi du démarrage de la concession. Elle mobilise une expertise juridique, économique, technique et fonctionnelle. La nouvelle concession doit pouvoir démarrer le 01/01/2028.

Tranche ferme — préparation et passation

Diagnostic et définition du besoin. Analyse de l’organisation et des modalités d’exploitation actuelles, des prestations annexes, horaires, fréquentation, tarifs, conditions économiques, moyens humains et matériels, modalités de contrôle, avenants et enquêtes de satisfaction. L’analyse porte aussi sur les locaux et équipements mis à disposition, les contrats de maintenance et de sécurité, ainsi que le système informatique de gestion, notamment les catégories de personnels, tarifs et soldes des cartes de restauration. Livrables : rapport de diagnostic, risques et points de vigilance, préconisations, note de définition du besoin, organisation proposée du service et modèle économique et financier. La phase de définition intègre les évolutions immobilières envisagées, une période transitoire et l’estimation économique prévisionnelle de la concession. La validation du COPIL conditionne le lancement de la rédaction du dossier de consultation.

Dossier de consultation. Rédaction des pièces nécessaires à la consultation, du projet de contrat de concession et de ses annexes financières, des cadres de réponse et des critères de sélection et de jugement. Les documents sont finalisés avec les services de l’Université, transmis dans des formats modifiables et exploitables, sans logo du titulaire. Les livrables comprennent le dossier de consultation complet et les grilles d’analyse des candidatures et des offres.

Consultation et analyse. Préparation de projets de réponse aux questions des candidats, participation aux visites de locaux par les candidats, analyse de la complétude et des capacités des candidatures, repérage des irrégularités, analyse détaillée des offres selon les critères annoncés et évaluation de leur cohérence économique, technique et qualitative. La mission couvre également les demandes de précisions, les négociations ou auditions éventuelles, les rapports d’analyse, les supports pour les instances et la participation aux commissions. La méthode d’analyse doit être objective, transparente et traçable. Livrables : grilles et rapports d’analyse, tableau de synthèse et, le cas échéant, supports et comptes rendus d’auditions ou de négociation.

Finalisation et mise en place. Préparation des documents de notification, y compris les lettres de refus, organisation des réunions de lancement et de mise en place, suivi du calendrier des engagements du concessionnaire, rédaction d’un règlement intérieur des usagers et appui au contrôle des indicateurs de performance et de qualité. Le suivi du démarrage examine les obligations contractuelles, les investissements, les moyens d’exploitation, les engagements sociaux et environnementaux, la fréquentation, les recettes et charges, la satisfaction et les réclamations. Il inclut l’analyse des difficultés économiques ou opérationnelles, les alertes, les actions correctives et l’appui à l’inventaire du matériel et du mobilier. Les outils et tableaux de suivi doivent rester utilisables par l’Université au-delà du suivi initial. Un bilan final examine notamment le démarrage, la qualité, la satisfaction, les données économiques et le respect des engagements, avec recommandations opérationnelles.

Chaque phase de la tranche ferme donne lieu au minimum à une réunion de restitution en présentiel. Les livrables sont présentés au COPIL ou, pour l’analyse des offres, aux membres de la commission concernés.

Prestations optionnelles

• Suivi de l’exécution au-delà de la période initiale : contrôle des obligations, analyse économique et financière, suivi qualitatif, participation aux réunions et recommandations en cas de difficulté. Pour chaque période affermie, remise des comptes rendus, analyses et recommandations, avec bilan semestriel au COPIL.
• Accompagnement du transfert de l’activité vers un nouveau bâtiment, sous réserve de la soutenabilité budgétaire du projet : analyse des conséquences contractuelles, préparation du calendrier et des modalités opérationnelles, coordination avec les services et le concessionnaire, prévention des risques de rupture de service et appui à la mise en service. Le contenu est adapté à l’avancement du projet et les livrables sont présentés au COPIL.

Le titulaire agit en soutien des services prescripteurs, rend compte selon leurs modalités et fait valider par les services et la Direction des Achats tout acte déterminant.