Assistance à maîtrise d’ouvrage pour projets européens

Le titulaire accompagne la Cellule Europe, les services municipaux et les partenaires sans se substituer à l’autorité décisionnaire, aux ordonnateurs ni aux partenaires habilités. La mission couvre la sécurisation des projets conventionnés, la recherche de financements, le montage de candidatures, le pilotage opérationnel et financier, ainsi que le transfert progressif de compétences.

Diagnostic, stratégie et programmation

Les interventions comprennent notamment :

• état des lieux des conventions, obligations, jalons, budgets, indicateurs, marchés liés, partenaires et risques ;
• cartographie des financements européens et des cofinancements mobilisables ;
• feuille de route priorisée selon l’opportunité, la maturité, l’effort interne, le calendrier, le taux de financement et les risques ;
• fiches projets standardisées et arbitrages documentés de type go/no-go ;
• articulation avec les politiques communales, les QPV de Soula et Tonate et les publics prioritaires.

Pilotage des projets en cours

Le titulaire installe ou consolide les outils de gouvernance : comités de pilotage et comités techniques, comités projet, matrice RACI, tableaux de bord et registres de décisions. Il suit les calendriers, livrables, conventions, partenaires, risques, indicateurs et plans correctifs.

Il prépare les rapports intermédiaires et finaux, les demandes de paiement, les modifications et les réponses aux demandes de compléments. Il contrôle la cohérence entre réalisation physique, budget, justificatifs, communication et commande publique, et appuie les relations avec les autorités de gestion, agences nationales, secrétariats européens et auditeurs.

Le portefeuille comprend notamment Erasmus+ Adultes et scolaire, URBACT SHIFT-R, FSE+ PAJEM pour 120 NEET, le FabLab et la lutte contre l’illettrisme et l’illectronisme, ainsi que des projets relevant notamment de FEDER, FSE+, Interreg, EUI, CERV, LIFE, Horizon Europe, Erasmus+ Jeunesse/EFP et Europe créative. Cette liste est indicative et évolutive.

Veille et candidatures

La veille qualifiée identifie les opportunités, leurs conditions d’éligibilité, calendriers, cofinancements, consortiums et charges internes, avec recommandation. Le montage couvre le diagnostic, les besoins, objectifs, publics, logique d’intervention, résultats, indicateurs, activités, calendrier, gouvernance, partenaires, risques, durabilité, budget, plan de financement, annexes, lettres d’engagement, conformité et dépôt.

La sécurisation comprend la revue croisée, la liste de contrôle, la traçabilité des versions et l’archivage du dossier final. Aucune rémunération ne peut être conditionnée exclusivement à l’obtention du financement et aucune garantie de sélection n’est prévue.

En cas de non-sélection, d’irrecevabilité ou d’abandon, une note de substitution doit proposer un appel à projets, dispositif ou programme similaire exploitable. Elle précise l’autorité gestionnaire, les objectifs, l’éligibilité, la date limite, le financement, les adaptations, la charge de préparation, les risques et une recommandation motivée ; à défaut de financement équivalent, elle documente les solutions examinées et propose un scénario alternatif.

Ingénierie et accompagnement

Les prestations couvrent les études d’opportunité, de pré-faisabilité et de faisabilité, les scénarios et feuilles de route, cadres logiques, théories du changement, indicateurs SMART, méthodes de collecte et plans d’évaluation. Elles intègrent budgets, plans de financement, coûts simplifiés, éligibilité, affectation des ressources, trésorerie et soutenabilité après subvention.

Le titulaire apporte également une ingénierie d’audit et de contrôle interne : classement numérique, prévention des doubles financements et conflits d’intérêts, prise en compte des aides d’État, recettes, TVA, commande publique, RGPD, accessibilité, égalité, non-discrimination et communication européenne. Il alerte les conseils compétents lorsque l’analyse relève d’un conseil juridique réservé.

L’accompagnement prévoit une permanence mensuelle, des ateliers pratiques, du coaching sur dossiers réels, des relectures commentées et un binômage avec les agents. Le kit opérationnel comprend des modèles de fiches projets, budgets, plannings, registres de risques, comptes rendus, conventions partenaires, contrôles qualité et archivage, avec bilan semestriel des compétences et plan de progrès.

Partenariats et New European Bauhaus

La mission comprend la cartographie et la mobilisation d’associations, bailleurs, entreprises, établissements, organismes de formation, acteurs sociaux, universitaires et villes européennes, ainsi que la constitution de consortiums, la préparation des mandats, rôles, contributions et lettres d’engagement.

Le titulaire anime l’ULG URBACT et les démarches participatives avec jeunes, seniors, agents, familles et habitants, prépare les réunions transnationales et produit les supports en français et en anglais, comptes rendus et suivis d’engagements.

Pour le New European Bauhaus, il traduit les valeurs de durabilité, inclusion et qualité esthétique ou expérientielle en projets territoriaux, au moyen de diagnostics sensibles et fonctionnels, d’ateliers de co-conception et de scénarios concernant notamment Soula, la Métacité intergénérationnelle, les 12 maisons vacantes, le FabLab, les espaces publics et les équipements de proximité. Il recherche les guichets et cofinancements, construit une matrice d’évaluation, des indicateurs d’impact et une stratégie de réplication.

Livrables, organisation et qualité

Les livrables comprennent notamment la note de démarrage, le diagnostic et le plan de travail, le tableau de bord consolidé, les notes de veille, fiches go/no-go, dossiers de candidature, comptes rendus, registres des risques, actions et décisions, ateliers de transfert, bilans d’activité, dossiers de clôture et d’archivage, ainsi que les notes de substitution.

Le dispositif prévoit un chef de projet et un suppléant, un accusé de réception sous 1 jour ouvré, une première réponse qualifiée sous 3 jours ouvrés sauf urgence motivée, et des réunions principalement à distance. Toute intervention sur site ou dépense de déplacement nécessite un accord préalable écrit.

Les livrables sont fournis dans des formats modifiables, notamment DOCX, XLSX ou PPTX, avec version PDF si demandée. Ils respectent le nommage, le versionnage, la traçabilité des sources, l’arborescence communale, les chartes graphiques, les obligations de publicité des financements et l’accessibilité numérique. La réversibilité comprend le transfert des fichiers, méthodes, contacts, échéanciers et historiques.

Chaque livrable est soumis à validation ; les observations de la commune sont intégrées dans une version corrigée. Les résultats sont cédés à la commune selon les stipulations contractuelles. La réception peut donner lieu à admission, ajournement, réfaction ou rejet ; le délai de garantie contractuel est de 12 mois à compter de l’admission.