Assistance à maîtrise d’ouvrage pour pilotage des travaux

Le titulaire accompagne la maîtrise d’ouvrage dans le pilotage des acteurs de la construction et des acteurs institutionnels, sans transfert de maîtrise d’ouvrage, de délégation de signature, d’enveloppe financière ou d’autonomie de décision. Il défend les intérêts du maître d’ouvrage, anticipe les besoins, évalue les écarts et propose des actions correctives sur le programme, l’enveloppe financière et le calendrier. Il ne se substitue ni à l’ATMO, ni au conducteur d’opérations, ni au maître d’œuvre, et n’assure pas de mission d’études techniques.

La mission peut porter sur des opérations neuves ou de réhabilitation et couvrir les domaines administratif, juridique, comptable, financier, technique et pénitentiaire. Le titulaire assure notamment la relation avec les chefs d’établissement pour intégrer les contraintes de sûreté, les interventions en milieu carcéral ainsi que les mesures conservatoires et transitoires.

Assistance administrative, technique et financière

Le titulaire rédige les documents administratifs, techniques et comptables nécessaires à la conduite des opérations, en volume potentiellement important. Les documents sont mis à disposition sur le réseau de la DISP chaque semaine, selon les modèles de formulaires, courriers et décisions internes, avec utilisation des plateformes mises à disposition par la DISP.

Les missions comprennent notamment :

• préparation et suivi des actes administratifs, marchés et pièces comptables ;
• production de certains états d’acomptes ou d’avances ;
• définition de l’enveloppe financière prévisionnelle avec l’appui des études de faisabilité et de programmation ;
• assistance et conseil spécialisé dans les domaines relevant de chaque opération ;
• constitution et remise des archives classées de chaque opération.

Phases d’assistance à maîtrise d’ouvrage

L’intervention peut commencer dès le montage d’une opération ou être engagée sur une phase intermédiaire selon le marché subséquent. Elle couvre :

1. montage de l’opération ;
2. élaboration et suivi du programme ;
3. conception ;
4. travaux ;
5. réception, incluant la préparation en amont des opérations préalables à la réception et de la mise en service ;
6. exploitation, clôture, retour d’expérience et rédaction-présentation d’une fiche analytique de l’opération.

Suivi, réunions et livrables

Le titulaire organise les réunions nécessaires à la prise de décision avec les interlocuteurs concernés. Une réunion de suivi est organisée chaque mois avec le maître d’ouvrage. Un guide de réunion est transmis à tous les participants au plus tard 7 jours ouvrables avant la réunion, puis un compte rendu synthétique est remis au plus tard 7 jours ouvrables après celle-ci.

Ces documents doivent présenter :

• le delta programme ;
• le delta financier ;
• le delta délais ;
• la synthèse des relations avec le chef d’établissement ;
• l’échéancier financier de l’opération ;
• le planning actualisé des actions réalisées et anticipées jusqu’à la fin de l’opération ;
• le point des intentions de marchés sur l’année glissante.

Les marchés subséquents précisent les caractéristiques et modalités non fixées par l’accord-cadre. Ils peuvent être exécutés au moyen de bons de commande. Les offres de chaque marché subséquent comprennent notamment une note méthodologique de 2 pages maximum, un scénario financier complété et, selon les cas, le marché subséquent signé. Les études sont vérifiées selon les règles applicables aux prestations intellectuelles ; le pouvoir adjudicateur peut prononcer la réception, l’ajournement ou le rejet. La non-remise ou la remise incomplète du DOE ou du DIUO constitue une non-conformité susceptible d’entraîner le rejet.

Organisation et moyens

L’équipe dédiée comprend au minimum un consultant et un assistant. Le consultant assure le pilotage-contrôle ; l’assistant prend en charge les tâches administratives et comptables. Les personnes désignées dans l’offre participent personnellement aux prestations. Tout remplacement d’une personne indisponible pendant plus de 15 jours doit être soumis selon la procédure contractuelle et porter sur une personne présentant des qualifications équivalentes.

La DISP met à disposition les accès au réseau interne et aux plateformes CHORUS Formulaires, CHORUS Pro, EDIFLEX, PLACE, APPACH, KROQI, MARCOWEB ou équivalentes. Ces outils sont utilisés exclusivement pour les tâches confiées.

Sécurité et confidentialité

Le titulaire est tenu au secret absolu sur les prestations et informations recueillies. Le réseau interne de la DISP n’étant pas accessible depuis l’extérieur, les intervenants doivent se rendre régulièrement à la direction interrégionale pour y accéder. Toute perte ou tout vol de données doit être signalé rapidement au chef de département.

Les transmissions de plans sont soumises à un engagement de confidentialité et à une demande expresse selon la procédure de la DISP. Pour les opérations qu’il pilote, le titulaire ne peut pas se porter candidat aux consultations correspondantes.