Mission AMO et AMU pour le projet H3D

Diagnostic et stratégie

La mission A comprend l’analyse des études existantes, du schéma directeur immobilier, des modes et taux d’occupation, des besoins actuels et futurs des directions, des interactions entre services et des contraintes réglementaires, techniques, patrimoniales, environnementales et de sécurité. Elle comprend également la vérification de la capacité d’accueil et du macro-zoning, l’identification des blocages, la proposition d’optimisations et de scénarios alternatifs, la préconisation de diagnostics complémentaires et la production d’un diagnostic consolidé.

Livrables : rapport de diagnostic, macro-zoning consolidé, scénarios comparés, note d’orientations stratégiques, document de synthèse et réunions de présentation et de validation.

Concertation, gouvernance et conduite du changement

Les missions B1, B2 et B3 assurent une démarche AMU continue et synchronisée avec les phases de programmation, conception, réalisation, réception et garantie de parfait achèvement. Elles comprennent :

• cartographie des parties prenantes et stratégie de concertation ;
• réunions, ateliers participatifs et groupes de travail avec directions, agents, managers, représentants du personnel et autres parties prenantes ;
• recueil, analyse et restitution des attentes, points de vigilance et suites données ;
• définition des instances de pilotage, modalités de validation, arbitrages et outils de reporting ;
• analyse des impacts organisationnels et humains, plan de conduite du changement et communication interne ;
• accompagnement des managers, des utilisateurs, des transferts, déménagements et prises de possession ;
• indicateurs de suivi de l’appropriation des nouveaux espaces et supports de communication adaptés aux différents canaux.

Les livrables comprennent les rapports AMU intégrés aux rendus des missions A, C et D, puis aux phases DIAG-ESQ, APS, APD, PRO-DCE, réalisation, OPR-réception et GPA, ainsi que les rapports de coordination AMO/AMU et les documents de synthèse.

Schéma directeur, scénarios et programmation

La mission C décline plusieurs scénarios d’implantation, de plans d’usages, d’ambitions techniques et environnementales, de phasage, de budget, de planning et de procédures. Elle traite notamment des capacités d’accueil, proximités et synergies, organisations cibles, mutualisation des espaces, circulations, confort thermique et aéraulique, numérique, mobilier, réemploi, continuité de service, transferts, relogements temporaires, risques opérationnels, coûts globaux, financements et jalons de validation.

Elle produit un schéma directeur, des plans d’usages, une stratégie de phasage, un planning directeur, un budget consolidé de référence et une analyse comparée avantages/inconvénients aboutissant à un scénario préconisé.

La mission D formalise le programme fonctionnel, technique et environnemental de référence pour la maîtrise d’œuvre : surfaces, capacités, organisations cibles, besoins par direction, espaces partagés, collaboratifs, conviviaux, salles de réunion, accueil du public, logistique, archivage, stockage, accessibilité, sécurité incendie, sûreté, numérique, acoustique, qualité de l’air intérieur, esthétique, mobilier, objectifs énergétiques, qualité de vie au travail, conduite du changement et contraintes de phasage. Elle comprend le programme général, le programme technique détaillé et le dossier de consultation de la maîtrise d’œuvre.

Consultation et suivi de la maîtrise d’œuvre

La mission E comprend la préparation des réponses aux candidats, la participation aux visites et réunions de présentation, l’analyse des candidatures et des offres, l’examen de la compréhension du programme et des méthodologies, l’organisation des auditions éventuelles, le rapport d’analyse, l’assistance au choix de la maîtrise d’œuvre, la participation à la CAO et la mise au point du marché.

La mission F vérifie l’adéquation programme-projet aux phases DIAG-ESQ, APS, APD et PRO-DCE. Elle contrôle notamment la complétude des diagnostics, la répartition des études, la conformité au programme et au macro-zoning, les capacités d’accueil, surfaces, attentes des utilisateurs, qualité d’usage, objectifs fonctionnels, budget, planning, concertation et conduite du changement. Elle produit à chaque phase un rapport d’analyse, un tableau des écarts avec préconisations et un avis de conformité lorsque prévu.

Réalisation, réception et garantie de parfait achèvement

La mission G accompagne la maîtrise d’ouvrage pendant les travaux et jusqu’à la fin de la GPA. Elle comprend le contrôle du programme, des délais, des budgets et des performances environnementales et fonctionnelles, la vérification de la mise en œuvre tous corps d’état, de la qualité des réalisations et des exigences réglementaires, ainsi que le suivi des missions annexes obligatoires telles que CT, SPS et PEMD.

Elle inclut la participation aux OPR, la vérification des tests et essais, l’examen des DOE, le suivi des réserves et de la GPA, l’assistance sur les volets administratifs et financiers, notamment sous-traitance, modifications, CAO, factures, travaux supplémentaires et décompte général définitif, ainsi que la préparation des éléments de financement ne relevant pas de la maîtrise d’œuvre.

Chaque phase donne lieu à des livrables et réunions de présentation et de validation. Les comptes rendus de réunions sont produits et diffusés avec les supports utilisés. Les livrables sont transmis électroniquement, en PDF et dans le format adapté : Word pour rapports et pièces de marché, Excel non protégé pour tableaux, DWG pour plans et détails d’architecture, PPT pour présentations. Une nomenclature validée par le maître d’ouvrage, un indice de document et une liste des fichiers sont exigés.

L’équipe doit être pluridisciplinaire et comprendre au minimum un chef de projet AMO/programmation, un spécialiste de la stratégie immobilière et des espaces tertiaires, un spécialiste de la conduite du changement, un spécialiste de la concertation participative, un économiste ou expert financier et un expert thermique, fluides et énergies.