Assistance à maîtrise d'ouvrage pour pilotage et optimisation des maintenances des laboratoires pédagogiques alimentaires

Objectif général

• Auditer, piloter, contrôler et optimiser les dispositifs de maintenance des équipements des laboratoires pédagogiques alimentaires.
• Apporter un appui technique, réglementaire et contractuel pour la préparation, la passation et le suivi du renouvellement des marchés de maintenance.

Phases et prestations détaillées

• Phase 1 – Audit et suivi du marché en cours

  • Relevé et inventaire détaillé des équipements (caractéristiques techniques, état général).
  • Analyse documentaire des contrats existants : bordereaux de prix, avenants, bons de commande, rapports d'intervention.
  • Vérification de la conformité réglementaire (tenue de registre de conformité, contrôles périodiques obligatoires) et identification des risques.
  • Contrôle opérationnel de l'exécution des interventions : traçabilité, respect des délais, conformité des prestations.
  • Analyse des devis et assistance à la décision pour demandes de travaux.

• Phase 2 – Préparation et passation du nouveau dossier de consultation

  • Définition de la stratégie contractuelle : découpage en lots éventuels, niveaux de service, mécanismes de pénalités, indicateurs de performance.
  • Rédaction complète des pièces techniques et annexes : CCTP technique, inventaires, bordereaux, quantitatifs, modalités de suivi et de transmission des données de maintenance.
  • Élaboration des outils d'évaluation (grilles, critères techniques) et animation de l'analyse des offres, auditions et négociations.

• Phase 3 (optionnelle) – Accompagnement post-attribution

  • Organisation de la transition entre anciens et nouveaux prestataires : transfert d'inventaires, historiques d'intervention, rapports réglementaires.
  • Vérification de l'exhaustivité des inventaires et des moyens présentés par le titulaire.
  • Mise en place et suivi des indicateurs et tableaux de bord, suivi budgétaire, mise à jour du plan pluriannuel de renouvellement.
  • Réunions de pilotage, comptes rendus et plans d'action.

Livrables principaux

• Rapport d'audit initial et rapports d'analyse (technique et contractuelle).
• Matrice de conformité réglementaire et registre de conformité.
• Inventaires détaillés, bordereaux et quantitatifs.
• Dossier technique et financier complet pour consultation des entreprises.
• Tableaux de bord opérationnels et indicateurs de performance.
• Rapports de transition et comptes rendus post-attribution (si tranche activée).

Contraintes et aspects organisationnels

• Décomposition en phases, avec tranche(s) optionnelle(s).
• Nécessité de déplacements sur plusieurs sites pour relevés et audits.
• Respect des cadres contractuels applicables (clauses de sous-traitance, confidentialité, gestion des données).