Assistance à maîtrise d’ouvrage pour moderniser l’accueil, la réservation et le contrôle d’accès

La mission accompagne l’Office dans la définition et la préparation d’un marché distinct de réalisation. Elle n’inclut ni l’achat de logiciels ou d’équipements, ni leur installation, développement, paramétrage, exploitation ou maintenance. Elle ne comprend pas non plus la maîtrise d’œuvre des travaux, le contrôle technique ni la coordination SPS ou SSI.

Diagnostic de l’existant

Deux séquences d’observation sur site sont prévues, dont au moins une en ouverture au public et pendant une pointe observable. L’analyse porte sur les parcours des différents publics, les files et temps d’attente, les refus de lecture et passages multiples, ainsi que sur les équipements, réseaux, alimentations et contraintes des accès. L’ordre de grandeur d’environ 140 000 visiteurs annuels est à qualifier et ne constitue pas une garantie de volume.

L’inventaire part des points d’accès identifiés et de cinq postes de caisse, dont deux caisses principales, un poste central sans caisse monnaie, deux caisses saisonnières au chalet du parc, le poste de la régisseuse et l’équipement de sa suppléante. Il documente notamment état, fonction, versions, interfaces, possibilités de réemploi et fin de support. Quatre ateliers couvrent les flux et l’accueil, les activités et soins, la régie et les finances, puis l’informatique, les données et les aspects techniques.

Le diagnostic cartographie la chaîne allant de l’achat à la comptabilité, y compris les droits, paiements, titres, passages, régie et interfaces avec Berger-Levrault. Il qualifie la disponibilité, la granularité et les limites des données, et fournit notamment un inventaire technique sur plans, les cartographies de flux et parcours, les mesures, une matrice des rôles et contrôles, un registre documentaire et une hiérarchisation des risques.

Scénarios et programme

Trois scénarios sont comparés à même niveau : évolution du système actuel, conservation sélective de matériels avec modernisation partielle, et remplacement global. Le sourçage est conduit auprès d’au moins trois opérateurs si l’offre le permet, avec justification en cas d’impossibilité.

L’estimation compare le coût complet sur cinq puis sept ans, en distinguant notamment acquisition, abonnements et licences, hébergement, paiements et commissions, interfaces, sécurité, migration, formation, assistance, maintenance, consommables, travaux induits, remplacements, réversibilité et temps interne. Elle sépare les dépenses certaines, estimations, options et aléas. Le programme associe à chaque exigence une priorité, une règle métier, une preuve, un test, un responsable de validation et les conséquences d’un échec ; il propose après diagnostic des cibles chiffrées de débit, d’attente, de disponibilité, de restauration et de performance.

La solution à préparer doit couvrir :

• La vente et les droits sur place et en ligne, l’accès direct par QR code, les parcours sans smartphone, les bracelets ou badges, les tarifs, abonnements et titres combinés ; les cartes horaires partagées doivent préserver l’individualisation et la traçabilité des consommations.
• La réservation unifiée des activités et soins, la prévention des doubles ventes, les capacités, créneaux et ressources, ainsi que les règles de priorité, annulation, attente et remboursement validées par l’Office.
• La régie, les paiements et les interfaces comptables : comptes nominatifs, habilitations, séparation des rôles, piste d’audit, clôtures, rapprochements, rejets et reprises sans doublon. La conformité des fonctions de caisse et les obligations de facturation applicables sont à analyser et à spécifier.
• Les accès physiques, les flux et la sécurité des personnes, avec analyse des dispositifs par point d’accès, de l’accessibilité PMR, du comptage par zone et des comportements en cas d’alarme, coupure électrique ou panne réseau. Aucun solde impayé ni défaut de badge ne doit bloquer une issue nécessaire à l’évacuation.
• L’architecture et les interfaces, la transférabilité des données, la sécurité informatique, les sauvegardes et essais de restauration, les modes dégradés, la maintenance et les délais de prise en charge, contournement et rétablissement.
• La protection des données et l’accessibilité numérique et physique, avec finalités, habilitations, conservation, sous-traitants, données de test et preuves de conformité à définir avec les interlocuteurs compétents.

Consultation, déploiement et vérification

La phase de consultation produit un DCE de réalisation complet — pièces contractuelles, cadres de prix, matrice de conformité, protocoles de démonstration et de recette, et annexes relatives notamment aux données, interfaces, migration, formation, maintenance et réversibilité — ainsi qu’une note de stratégie d’achat. L’assistance couvre l’analyse des candidatures et offres, les précisions et négociations prévues, jusqu’à la mise au point des pièces et l’aide au choix. Le forfait comprend la préparation et l’analyse d’au maximum quatre démonstrations.

Si la tranche optionnelle est affermie, l’AMO prépare le déploiement, contrôle une migration à blanc, suit les interfaces et prérequis, et assiste aux essais, à la recette et au démarrage. Le périmètre comprend cinq à huit réunions de coordination, deux journées de recette et deux journées de démarrage sur site, puis des bilans à un et trois mois. Les défauts de sécurité des personnes, de conservation des droits, de fiabilité des paiements ou de contrôle critique sont bloquants pour la mise en service. Les livrables comprennent les plans de migration et contrôles, fiches d’essais, avis, registres d’anomalies et réserves, procédures et dossier final.

Le protocole de réalisation intègre les 18 cas minimaux de vérification : QR et droits, carte horaire partagée, passages entre zones, réservation simultanée, soins, régie et remboursements, exports comptables, paiement et rejets, perte de réseau, coupure ou alarme, migration, accessibilité, restauration de sauvegarde et indisponibilité d’un lecteur. Les fiches consignent version, configuration, données, participants, résultats, preuves, criticité et décision proposée. Les essais de sécurité, de coupure et d’évacuation nécessitent un cadre autorisé et sécurisé. Les livrables sont remis en PDF et formats natifs ouverts ou courants, avec calculs vérifiables et fichiers sources.