Assistance à maîtrise d’ouvrage pour médiathèque-ludothèque

La mission accompagne la Ville de Capbreton dans la définition et la préparation d’un projet de nouvelle médiathèque-ludothèque, depuis l’actualisation du diagnostic culturel jusqu’à l’assistance à la passation du marché de maîtrise d’œuvre. Le projet prévoit notamment l’intégration de la Maison des Jeunes, d’environ 200 m², ainsi que l’étude des interactions avec les tribunes, vestiaires et équipements sportifs existants.

Diagnostic et projet culturel

L’actualisation du diagnostic initial doit intégrer les évolutions du territoire, du site envisagé et du projet communal. Elle comprend notamment :

• La mise à jour de l’analyse des besoins, des publics, des usages, des partenariats et de l’offre culturelle et ludique
• La définition des axes stratégiques et la rédaction du Projet culturel, scientifique, éducatif et social (PCSES)
• La consultation des élus, services municipaux, professionnels, partenaires, usagers et non-usagers
• La conduite d’ateliers participatifs d’écriture avec les agents, élus, services communaux, partenaires, habitants et usagers

Le PCSES doit présenter le diagnostic culturel, scientifique, éducatif et social du territoire, le projet d’établissement, les enjeux, objectifs opérationnels, fiches actions, moyens humains et financiers, modalités de fonctionnement, calendrier et outils de communication. Il est présenté aux comités de pilotage et technique.

Faisabilité et préprogramme

L’étude de faisabilité analyse la réalisation, le financement et la cohérence du projet. Elle porte notamment sur :

• Le contexte urbain, les accès en véhicules, transports collectifs, vélos et cheminements piétons, les stationnements et les réseaux
• Les documents d’urbanisme, servitudes, périmètre des monuments historiques, PLUi et PPRL
• L’organisation du site, les contraintes de mobilité, d’accessibilité, de flux et de stationnement
• Le recensement des locaux et de leurs surfaces, présenté par plans, schémas et tableaux
• L’intégration de la Maison des Jeunes sur une superficie d’environ 200 m²

Trois scénarios d’implantation doivent être étudiés sur le parking du parc des sports ou ses abords :

• Implantation sur les tribunes de football, avec démolition des tribunes existantes, intégration d’une tribune de 250 à 300 places, 4 vestiaires avec sanitaires et douches, vestiaires arbitres et toilettes publiques ; l’état des tribunes de plus de 40 ans et leurs besoins futurs de réhabilitation doivent être pris en compte
• Implantation sans intervention sur les tribunes de football, avec un impact plus important sur le parking du parc des sports
• Implantation sur le terrain de jeux entre l’école de cirque et la salle Nelson Paillou, avec création d’un parking et d’un accès sécurisé depuis le boulevard des Cigales

Ces hypothèses font l’objet d’une analyse comparative coût-avantages-inconvénients-calendrier et d’une analyse des incidences fonctionnelles, spatiales, techniques et financières. Trois scénarios de calibrage et de dimensionnement doivent également être proposés, correspondant à plusieurs niveaux de service et d’ambition. Les solutions sont représentées par des schémas d’affectation des espaces, en tenant compte des circulations, de l’évolution du site, des espaces extérieurs et de l’optimisation des coûts de travaux et de fonctionnement.

Le titulaire prépare les demandes de devis et cahiers des charges nécessaires aux bureaux d’études géotechnique, pédologique et structure, au diagnostic environnemental et au repérage des réseaux, ces études restant à la charge de la maîtrise d’ouvrage. Il remet une estimation financière détaillée par ratios, un planning administratif et technique, des schémas d’organisation interne, des tableaux de surfaces et des estimations des coûts de travaux. Après arbitrage de la maîtrise d’ouvrage, le scénario retenu est traduit en préprogramme.

Le préprogramme détaille les fonctionnalités du bâtiment, le schéma fonctionnel des espaces, les surfaces utiles, usages, règles d’accessibilité et de sécurité, équipements, parcours des usagers et professionnels, circuits des documents, médiations et expositions. Il intègre les financements publics mobilisables, les moyens de fonctionnement nécessaires, notamment les collections, ressources humaines et outils informatiques, ainsi qu’un calendrier prévisionnel de la conception à la réalisation.

Programme fonctionnel et technique

Le programme de consultation formalise le scénario retenu et les objectifs qualitatifs de l’opération. Il comprend notamment :

• La présentation du contexte, des enjeux, de la genèse du projet, des options arbitrées, des contraintes réglementaires, de l’enveloppe financière et du calendrier prévisionnel
• Le dossier de site : foncier, caractéristiques générales, contraintes urbaines et réglementaires, équipements existants, réseaux et accès
• Le bilan quantitatif et surfacique des locaux, avec surfaces unitaires et totales
• Les schémas de fonctionnement, de flux, de relations entre unités fonctionnelles et avec l’extérieur
• Les listes, dimensionnements et caractéristiques techniques des principaux équipements
• Les prescriptions de flexibilité, entretien, maintenance, confort, ergonomie, sûreté et protection des personnes et des biens
• Les principes de chauffage, CTA, installations électriques, courants forts et faibles, réseaux téléphoniques et informatiques, traitement d’air, éclairage, acoustique, protection solaire et dispositions anti-intrusion
• Les caractéristiques architecturales et techniques des locaux : surfaces, hauteurs, ambiances, accès, relations avec l’extérieur, murs, sols, plafonds, éclairage, sonorisation et revêtements

Le dossier précise également les objectifs d’optimisation énergétique, de développement durable, de durabilité et de haute qualité environnementale lorsqu’ils sont retenus par la maîtrise d’ouvrage. L’estimation prévisionnelle de l’opération prend en compte les travaux, honoraires de maîtrise d’œuvre et autres intervenants, études complémentaires, variations de prix, aléas et imprévus.

Le programme fonctionnel et technique détaillé décline les unités fonctionnelles, leurs surfaces approchées et localisations préférentielles, leurs équipements spécifiques et les performances attendues. Les fiches de locaux indiquent les fonctions, surfaces et exigences techniques et réglementaires.

Assistance à la passation du marché de maîtrise d’œuvre

Le titulaire établit le dossier de consultation des maîtres d’œuvre et assiste la maîtrise d’ouvrage pour :

• La définition de la composition et des compétences de l’équipe de maîtrise d’œuvre, des critères de sélection et du montant des primes
• La constitution du jury et de la commission technique
• La rédaction de l’avis de concours, du CCAP, du règlement de consultation, de l’acte d’engagement et des pièces techniques
• La définition du calendrier des étapes de l’opération
• L’analyse des candidatures et la comparaison des équipes selon leur conformité administrative, références, moyens, composition, expertise environnementale et chiffre d’affaires
• La présentation des analyses à la commission technique et au jury
• La préparation de la visite du projet aux candidats retenus et des réponses collectives aux questions
• L’analyse des offres au regard du programme, des surfaces, de la qualité des solutions, de la compatibilité urbanistique, des règles administratives, des solutions techniques et de l’enveloppe budgétaire
• La rédaction des rapports de synthèse et de l’annexe au procès-verbal
• La préparation et le suivi des échanges de négociation, du relevé de conclusions et de la note d’analyse finale
• La préparation des pièces nécessaires à la signature du marché de maîtrise d’œuvre

Concertation, réunions et livrables

La mission mobilise un comité de pilotage réunissant le maire et les élus concernés, un comité technique composé de représentants de l’administration et un comité de pilotage externe associant les partenaires territoriaux et institutionnels financeurs. Les supports de réunion sont transmis au minimum 72 heures à l’avance, en jours ouvrés. Chaque réunion donne lieu à un compte rendu et à un relevé de décisions.

Les livrables intermédiaires et rapports finaux approuvés sont présentés et discutés avec les instances concernées. Ils sont remis en formats Word, Excel, PowerPoint et PDF selon les besoins, ainsi qu’en format papier reproductible en 2 exemplaires. Le titulaire anime les présentations auprès des élus, comités, partenaires institutionnels et services concernés.