Assistance à maîtrise d’ouvrage pour les marchés thermiques

La mission accompagne le Département dans la définition, la consultation et le démarrage d’un ou plusieurs marchés de fourniture d’énergie, exploitation et maintenance des installations thermiques. Elle couvre 31 bâtiments départementaux et 16 collèges, soit 47 sites, avec intégration des collèges à des échéances différentes. Le titulaire doit aider à comparer un marché global, éventuellement alloti ou organisé par groupes, avec plusieurs marchés distincts portant notamment sur la fourniture, la maintenance préventive et corrective, l’exploitation et les économies d’énergie.

Le périmètre technique reprend les cinq groupes du marché actuel : gaz, fioul, biomasse, réseau de chaleur et électricité. L’analyse porte notamment sur la vétusté, l’obsolescence, l’interopérabilité, le renouvellement des équipements, les coûts de fonctionnement, les besoins de maintenance et les possibilités d’économies d’énergie.

Préparation et diagnostic

• Organisation d’une réunion de cadrage avec le comité de pilotage et présentation de l’équipe, de l’organisation et des modalités d’intervention.
• Inventaire complet et vérifié des installations, avec liste des matériels et avis technique pour chaque installation étudiée.
• Production du compte rendu de lancement et des avis sur l’état, le renouvellement, l’interopérabilité et les incidences économiques des équipements.

Étude technique, financière et contractuelle

• Analyse critique du marché actuel de fourniture, exploitation et maintenance.
• Étude comparative des modes d’exploitation et de maintenance, avec ou sans séparation des achats d’énergie et de la maintenance, y compris investissement et intéressement.
• Proposition de scénarios alternatifs, de pistes d’amélioration et du schéma contractuel adapté.
• Remise d’une étude technique et financière, d’une comparaison avantages-inconvénients des consultations envisageables et du compte rendu de restitution.

Élaboration des consultations

Pour chaque marché à lancer, le titulaire prépare les pièces techniques nécessaires dans le respect du Code de la commande publique et travaille avec le Service de la Commande Publique, qui rédige les pièces administratives internes. Les productions comprennent notamment :

• critères et sous-critères de jugement avec leur pondération ;
• Cahier des Clauses Techniques Particulières et annexes techniques ;
• annexes financières DPGF, BPU et DQE ;
• grille d’analyse des offres ;
• autres documents nécessaires à la consultation et présentations de mise au point.

Passation et analyse des offres

Le titulaire prépare les réponses aux questions des entreprises, vérifie la conformité des candidatures et des offres, analyse leur pertinence technique et financière, repère les omissions, erreurs et contradictions, puis classe les offres selon les critères validés. Il analyse les variantes lorsqu’elles sont prévues par le règlement, accompagne les éventuelles négociations et présente les rapports à la Commission d’Appels d’Offres.

Les livrables comprennent les éléments de réponse aux candidats, un rapport comparatif pour chaque consultation et, le cas échéant, un rapport après négociation ainsi que les convocations, courriers et comptes rendus d’entretiens. Le rapport comparatif doit être transmis au moins 20 jours calendaires avant la décision d’attribution, en format .txt modifiable.

Démarrage et prise en charge

Le titulaire accompagne la transmission entre les prestataires sortant et entrants, vérifie la cohérence des informations et documents remis ainsi que la mise en place des moyens humains, techniques et organisationnels prévus. Il assiste le Département dans la vérification de la reprise et établit un procès-verbal contradictoire de prise en charge ou un document équivalent. Le suivi de l’exécution courante des marchés conclus est exclu.

Organisation documentaire et livrables

Les échanges sont principalement écrits et électroniques. Les documents doivent être rédigés en français, de manière claire et pédagogique, avec les schémas, tableaux et cartes nécessaires, en précisant les sources et les raisonnements pour permettre la compréhension et la reproductibilité des résultats. Chaque livrable est remis en PDF et dans un format modifiable Word ou Excel ; les présentations peuvent être fournies en PowerPoint et les images en JPEG ou PNG. Des présentations, comptes rendus, notes de synthèse, courriers, notifications et notes juridiques peuvent être demandés en complément.