Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la gestion des services de la petite enfance

La mission assiste la Communauté de Communes de Sélestat et Territoires dans l’analyse de la gestion des établissements d’accueil du jeune enfant, le choix entre concession de service public et reprise en régie, puis la préparation et la conduite du scénario retenu. Elle doit permettre la continuité du service entre la fin de la concession actuelle et le nouveau mode de gestion.

Le périmètre porte notamment sur quatre structures communautaires d’accueil représentant 179 berceaux : un multi-accueil à Sélestat de 96 places, dont une place AVIP, un multi-accueil à Châtenois de 61 places, dont une place AVIP, une micro-crèche à Ebersheim de 10 places et une micro-crèche à Baldenheim de 12 places en commissions. L’analyse tient également compte du relais petite enfance en régie, de ses deux antennes à Sélestat et Châtenois, ainsi que de l’offre complémentaire et partenariale du territoire.

La base forfaitaire comprend une étude de faisabilité technique, financière et juridique, une analyse d’opportunité et une analyse comparative des modes de gestion. À partir des documents de la collectivité, le titulaire analyse notamment :

• le contrat actuel, les rapports d’activité 2023, 2024 et 2025 et les annexes financières ;
• les coûts d’exploitation, le bilan d’exploitation prévisionnel et les paramètres financiers ;
• les relations avec les partenaires institutionnels, notamment la CAF et la PMI ;
• les opportunités financières, économiques et organisationnelles de chaque scénario ;
• les contraintes juridiques, le calendrier général et les points de vigilance.

Le titulaire établit un rapport d’aide à la décision puis, après validation en comité de pilotage, un projet de rapport de présentation destiné notamment à l’assemblée délibérante. Ce rapport expose les modes de gestion envisageables, les motifs du choix du scénario retenu, la nature et le périmètre de la concession le cas échéant, ou les éléments constitutifs de la régie.

Accompagnement à la concession de service public

La prestation unitaire 1 comprend la préparation et le suivi de la procédure de concession :

• établissement de la liste des pièces du dossier de consultation ;
• rédaction des pièces techniques, du CCTP et des pièces financières, les pièces administratives étant rédigées par la collectivité ;
• assistance à la rédaction de l’avis de publicité et définition des critères et renseignements nécessaires à l’examen des candidatures ;
• analyse technique, financière et juridique des candidatures, notamment des garanties professionnelles et financières, des fonds propres, de l’actionnariat, du chiffre d’affaires et de la capacité d’autofinancement ;
• assistance à la commission pour l’établissement de la liste des candidats admis et la rédaction des procès-verbaux ;
• préparation du document programme décrivant le fonctionnement du service, la continuité et l’égalité de traitement des usagers, la durée et les conditions financières de la concession, la tarification, le contrôle de l’exploitant, les sanctions et le cadre de remise des offres ;
• assistance à l’ouverture des plis et rédaction du procès-verbal correspondant ;
• analyse individuelle et comparative des offres au moyen d’une grille d’analyse, vérification de leur conformité et examen de la qualité technique, des contraintes d’exploitation, des coûts pour les usagers, des hypothèses économiques, des charges, des relations financières avec la collectivité, des risques, de l’entretien des locaux, de la rémunération et de la rentabilité du concessionnaire ;
• rédaction du rapport détaillé d’analyse comparative présenté en commission ;
• participation aux négociations et aux auditions des candidats ;
• rédaction et finalisation de la convention de concession, du cahier des charges, des clauses techniques, financières et juridiques et des annexes, dont le programme de travaux et le compte d’exploitation prévisionnel ;
• assistance à la rédaction du rapport de la commission, de la présentation des motifs du choix et de l’économie générale du contrat, de la délibération et des formalités de publicité ;
• accompagnement des opérations de fin de contrat avec le délégataire sortant et du transfert entre concessionnaires, incluant les points de vigilance, la collecte et la transmission des données et les réunions nécessaires.

Accompagnement à la reprise en régie

La prestation unitaire 2 comprend l’identification des étapes clés et points de vigilance d’une reprise en régie sur les plans financier, organisationnel, technique, de gouvernance et humain, avec prise en compte des relations avec la CAF, la PMI et les usagers.

L’état des lieux exhaustif porte sur les biens, équipements et matériels, les contrats de maintenance et d’approvisionnement, les équilibres financiers et les personnels affectés au service : organigramme, types de contrats, qualifications, fiches de poste, ancienneté et rémunération.

L’accompagnement comprend notamment :

• l’établissement des étapes décisionnelles et des délais associés, ainsi que l’aide à la rédaction des rapports, analyses et projets de délibération ;
• l’assistance aux déclarations de changement de gestionnaire et aux autorisations de fonctionnement auprès de la PMI ;
• l’assistance aux relations avec la CAF et aux nouveaux conventionnements ;
• l’appui à la rédaction du projet d’établissement, du règlement de fonctionnement et des protocoles ;
• la définition des modalités contractuelles de transfert du personnel du privé vers le public ;
• le contrôle des qualifications, le respect des taux d’encadrement légaux, la définition du cadre de reprise, la prise en compte du RIFSEEP et des avantages sociaux ;
• l’élaboration d’une grille de rémunération, d’un simulateur de reprise de la masse salariale, de contrats types et l’animation de réunions d’information pour les salariés transférés ;
• l’assistance à la modification du tableau des effectifs et à la création légale des emplois ;
• l’établissement du budget prévisionnel de la première année selon le plan comptable M57, d’une trajectoire financière pour les deux années suivantes et des points de vigilance ;
• l’inventaire, le transfert ou la résiliation des contrats et approvisionnements ;
• l’assistance aux négociations de fin de contrat, notamment sur le chiffrage des biens, la reprise des stocks et le règlement des comptes financiers, avec rédaction des comptes rendus et pièces afférentes ;
• la proposition d’indicateurs d’évaluation à court, moyen et long terme sur le service rendu aux familles, l’organisation de la collectivité et l’intégration des équipes transférées.

Les livrables sont des rapports précis et didactiques adaptés à leurs destinataires, des projets de délibérations et décisions juridiquement fiables, ainsi que des plannings et tableaux de bord de suivi opérationnel. Ils sont transmis sous format informatique et peuvent être réutilisés par la collectivité à des fins de communication. La mission mobilise des compétences en petite enfance, droit, finances, organisation et ressources humaines.