Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le financement de projets structurants

La mission accompagne les projets communaux susceptibles de mobiliser des financements européens, nationaux, territoriaux ou internationaux, depuis le repérage des dispositifs jusqu’au suivi de l’exécution et à la clôture. Elle comprend la veille, l’aide à la décision, la structuration du projet, le montage des financements et l’appui aux échanges avec les financeurs.

• Repérage et décision : fiches d’opportunité présentant notamment les bénéficiaires, dépenses, taux, calendrier, critères et points de vigilance ; matrice de priorisation et calendrier annuel des dépôts. Analyse de l’éligibilité du porteur, du projet, des dépenses et du calendrier, ainsi que des règles de cumul, des aides d’État, de la commande publique et des conditions de démarrage. Note de décision GO / NO GO / GO sous conditions, avec pièces manquantes et plan d’action.
• Structuration et financement : formalisation du besoin, des objectifs, résultats, bénéficiaires, actions, gouvernance et calendrier ; appui à la définition du programme, du périmètre technique et des estimations, en interface avec les directions, AMO, maîtres d’œuvre, BET ou partenaires. Construction du cadre logique, des indicateurs et des risques. Établissement d’un budget détaillé ventilé par action et catégorie de dépense, analyse des recettes, cofinancements et besoins d’autofinancement, plan de trésorerie et phasage prévisionnel des dépenses et recettes.
• Demandes d’aide et partenariats : rédaction ou consolidation des formulaires, fiches actions, annexes et narratifs ; contrôle de cohérence entre objectifs, coûts, calendrier, indicateurs et justificatifs. Préparation des annexes relatives aux principes horizontaux, à l’environnement, à la commande publique, à la communication et à la gouvernance. Assistance au dépôt sur les plateformes des financeurs lorsque les droits d’accès sont fournis. Si le dispositif l’exige, identification de partenaires, préparation des réunions de consortium et appui aux accords de partenariat, rôles, budgets et calendriers. Échanges professionnels, adaptation de pièces et traduction fonctionnelle en anglais, hors traduction assermentée.
• Instruction, suivi et clôture : préparation des réponses aux demandes de compléments, révisions budgétaires et préparation des échanges avec les services instructeurs ; analyse des conventions attributives et de leurs obligations. Tableaux de bord physique, financier et calendaire, suivi des justificatifs et de la piste d’audit, appui à l’éligibilité des marchés, factures, dépenses de personnel et autres dépenses. Préparation des demandes d’acompte, bilans intermédiaires, rapports d’avancement, avenants ou demandes de modification, puis dossier de solde, bilan final, réponses aux contrôles sur pièces ou sur place et archivage structuré.

Organisation et livrables

Chaque marché subséquent prévoit le projet, les objectifs, livrables, calendrier, interlocuteurs, données disponibles et prix forfaitaire ; il peut mobiliser une ou plusieurs prestations de l’accord-cadre. La mission prévoit une réunion de lancement et une feuille de route, l’analyse préalable des documents, des points de situation adaptés au calendrier du financeur, le versionnage des livrables et le suivi des actions ouvertes ou fermées. Tout risque d’inéligibilité, de calendrier, de financement ou de procédure doit être signalé immédiatement ; la Commune valide tout engagement externe et tout dépôt définitif.

Les livrables types comprennent notamment les notes d’éligibilité, notes de cadrage, feuilles de route, fiches projet et cadres logiques, budgets et plans de financement sous Excel, rétroplannings, dossiers de demande et annexes, check-lists de conformité, tableaux de suivi, réponses aux instructeurs, rapports et dossiers d’archivage. Les documents doivent être structurés, sourcés, modifiables et adaptés au projet, au financeur et à son niveau de maturité ; les formats modifiables Word, Excel, PowerPoint ou équivalents sont remis en plus des PDF. Réunions et outils contribuent au transfert de méthode aux équipes communales.

L’accusé de prise en charge intervient sous 1 jour ouvré maximum ; disponibilité pour une réunion de cadrage sous 3 jours ouvrés sauf urgence motivée ; note d’éligibilité simple sous 3 à 5 jours ouvrés selon les pièces disponibles ; plan de travail sous 5 jours ouvrés après lancement. Le délai de réponse à une demande urgente du financeur est fixé par le marché subséquent.

Le français est la langue de travail et de production contractuelle. L’équipe dispose d’au moins un intervenant d’un niveau professionnel en anglais ; la maîtrise d’une autre langue européenne est valorisée lorsqu’elle est utile. Les études réglementaires, diagnostics spécialisés, missions de maîtrise d’œuvre, contrôle technique, SPS et études environnementales ou juridiques approfondies ne sont inclus que s’ils sont expressément commandés et couverts par les compétences requises. Le titulaire ne garantit pas l’obtention d’un financement et ne se substitue pas aux décisions des élus, du pouvoir adjudicateur, du comptable public ou des autorités de gestion.