Assistance à maîtrise d’ouvrage en exploitation-maintenance

La mission accompagne le CNFPT dans la gestion de l'exploitation-maintenance de ses bâtiments à Vannes : renouvellement du contrat de maintenance, suivi de son exécution, appui patrimonial et articulation avec la réhabilitation du bâtiment de formation. La maîtrise d’œuvre et la conduite d’opération de cette réhabilitation sont exclues de la mission.

Prise en main et renouvellement du marché de maintenance

Le site comprend un bâtiment administratif de 1 805 m² SHON et un bâtiment de formation de 1 579 m² SHON. Le périmètre de maintenance existant couvre les deux bâtiments et recense 209 lignes d’équipements (96 pour le bâtiment administratif, 113 pour le bâtiment de formation). Les installations comprennent notamment chauffage, ventilation et climatisation, plomberie et eau chaude sanitaire, équipements électriques et SSI, GTB, ascenseurs, portes automatiques, équipements de toiture et réseaux extérieurs.

Le titulaire examine les dossiers, historiques et données de GMAO, réalise un état des lieux et actualise l’inventaire en traçant les écarts par identifiant d’équipement. Il reprend les points ouverts de l’AMO sortant, suit la fin du marché de maintenance en cours et recommande une stratégie de renouvellement : contrat multitechnique unique ou marchés par macro-lots. Les prestations forfaitaires restent dues quelle que soit cette stratégie et le nombre de marchés retenus.

Il prépare le DCE du marché de maintenance : CCTP, critères de jugement, cadres de prix (CDPGF, BPU et, le cas échéant, DQE), cadre de réponse technique, estimation et paramètres d’exécution, ainsi que le rétroplanning de consultation. Le futur contrat de maintenance est prévu pour quatre ans. Le DCE doit notamment préciser le périmètre préventif et correctif, l’astreinte, les indicateurs, le plan de maintenance, les inclusions au forfait et le traitement des équipements durant les travaux. Le titulaire assiste ensuite le CNFPT pendant la consultation et organise la prise en charge par le nouveau mainteneur.

Suivi d’exploitation et appui patrimonial

Le titulaire contrôle l’exécution des opérations préventives et correctives, les comptes rendus et bons de travaux, les incidents, les devis hors forfait et les indicateurs contractuels. Il suit les observations réglementaires relevant du mainteneur, sans se substituer au CNFPT pour les vérifications périodiques elles-mêmes. Il suit également l’inventaire et conseille le CNFPT sur l’utilisation de sa GMAO PLANON et son interface avec les outils du mainteneur.

Le suivi comprend une visite trimestrielle sur site avec revue de contrat et visite des installations, ainsi qu’une réunion mensuelle en visioconférence les autres mois. Le rapport mensuel d’exploitation du mainteneur est transmis au plus tard cinq jours ouvrés avant la réunion ; le titulaire diffuse le relevé de décisions sous cinq jours ouvrés. Il suit mensuellement les consommations d’énergie et de fluides à partir des factures, relevés et données GTB, les corrige des degrés-jours unifiés (DJU), établit une analyse annuelle et remet au plus tard le 31 juillet les données nécessaires à la déclaration OPERAT de l’année précédente.

Il établit un plan pluriannuel de gros entretien et renouvellement (GER), d’abord pour le bâtiment administratif et les seuls équipements du bâtiment de formation conservés par l’opération, puis en consolidant les données après réception. Le plan indique notamment les durées de vie, valeurs de remplacement, années prévisionnelles de renouvellement et repères de coûts d’exploitation et de maintenance. Le titulaire assure aussi un devoir de conseil, notamment sur les évolutions réglementaires, les réceptions de travaux hors opération et les litiges éventuels avec le mainteneur.

Interface avec la réhabilitation

Les livrables d’interface couvrent le retour d’expérience d’exploitation, l’analyse de maintenabilité et d’exploitabilité de l’APD, les exigences d’exploitation-maintenance à intégrer au PRO et au DCE travaux, le protocole d’interface chantier-maintenance, puis la réception, l’intégration des équipements et le suivi de la garantie de parfait achèvement (GPA). L’analyse de l’APD porte notamment sur la résistance à la corrosion en environnement marin, les fluides frigorigènes à faible PRG compatibles avec le règlement F-Gaz, l’harmonisation des systèmes SSI et de contrôle d’accès, la conformité fonctionnelle de la GTB au décret BACS et le plan de comptage, avec compteurs certifiés MID lorsque cette certification s’applique.

Le protocole de chantier définit les installations maintenues en service, les coupures et consignations, les accès, la continuité d’exploitation du bâtiment administratif occupé et la neutralisation du bâtiment de formation. À la réception, le titulaire contrôle les DOE et le DIUO, établit un inventaire exploitable par la GMAO, prépare le dossier de réexamen du contrat de maintenance et rédige un manuel utilisateur synthétique par lot technique. Il assure une séance de formation d’une demi-journée sur site pour l’agent technique et les référents du site.

Pendant la GPA, il qualifie les signalements sous cinq jours ouvrés, suit les réserves, désordres et garanties, organise quatre réunions de synthèse durant les deux premiers mois après réception et réalise au minimum une visite dédiée par trimestre. Il suit aussi la mise au point énergétique pendant la première saison de chauffe et établit une consommation de référence ajustée selon le climat et l’usage, sans mécanisme d’intéressement ni de pénalité.

Les prestations complémentaires peuvent être commandées sur devis : demi-journées supplémentaires sur site, réunions de chantier ou études et analyses ponctuelles par profil. Les livrables sont remis en français, sous formats numériques modifiables (Word, Excel) et PDF. Les livrables d’interface avec la réhabilitation ne sont exécutés et rémunérés que si la phase correspondante intervient avant le terme du marché. Si l’inventaire technique après réception varie de plus de 15 % à la hausse ou à la baisse par rapport à l’inventaire de référence, le CNFPT peut résilier tout ou partie du marché sans indemnité, avec un préavis de trois mois.