AMOA pour la préparation de l’implémentation d’un ERP

La mission prolonge les travaux déjà réalisés sur l’existant jusqu’au niveau de conception nécessaire pour préparer et sécuriser l’implémentation. Elle accompagne la revue des procédures afin de simplifier, automatiser, standardiser et sécuriser les opérations, en tenant compte des standards d’organisations comparables et des fonctionnalités usuelles des ERP.

Tranche ferme — processus, données et habilitations

Les processus cibles couvrent la comptabilité et la fiscalité, les achats et marchés, le cycle fournisseur, les ventes, les encaissements et la trésorerie, le contrôle de gestion, le budget et la compensation CRE, les immobilisations, les actifs et la concession, les stocks, la production, la logistique ainsi que les notes de frais.

La mission décrit les objets de gestion et leur cycle de vie — notamment expressions de besoin, commandes, bons de livraison et de sortie de stock, factures fournisseurs, règlements, immobilisations, devis, marchés, travaux, affaires et articles — et cartographie leurs liens. Elle recense les workflows cibles, notamment ceux des référentiels, des achats, des immobilisations, de la comptabilité et du budget, des stocks et des notes de frais. La revue inclut les opérations récurrentes ou exceptionnelles, l’intégration des données, la vérification des résultats et la production du reporting.

Les livrables comprennent :

• les processus cibles, formalisés pour pouvoir alimenter directement les spécifications fonctionnelles détaillées de l’implémentation, y compris les workflows à modifier ou ajouter, l’automatisation des tâches manuelles et l’intégration des opérations gérées hors outil ;
• les référentiels (notamment articles, fournisseurs, clients, plans comptable et analytique, affaires et chantiers, organisationnel et immobilisations), leur cible et leur contenu, ainsi que les règles de création, modification, contrôle et suppression et les rôles associés ;
• la description des objets de gestion, de leur cycle de vie, et la matrice cible des rôles, profils et droits d’accès ;
• la synthèse des besoins contractuels et réglementaires liés à la CRE et à la concession.

Tranche optionnelle — reprise des données, interfaces et pilotage

La stratégie de reprise distingue, pour chaque référentiel et type de données, les données à reprendre, modifier, historiser ou effacer. Elle précise les données historiques, la profondeur d’historique attendue et les possibilités de stockage et de consultation.

Le volet définit l’architecture cible et les interfaces existantes ou à créer dans l’écosystème applicatif : contraintes, formats, flux et fréquences, ainsi que les informations entrantes et sortantes. Il recense et décrit les indicateurs opérationnels par domaine, les indicateurs réglementaires et de concession — dont le reporting CRE — et les restitutions financières et budgétaires attendues, notamment par les organes de décision et les administrations. Les outils cibles de restitution peuvent être l’ERP ou des outils existants.

Organisation des travaux

Le titulaire organise des ateliers avec les référents métiers et informatiques et rend compte de l’avancement en comités de pilotage, selon une périodicité définie au démarrage. L’organisation doit tenir compte de la disponibilité des équipes, notamment pendant les périodes d’arrêté des comptes. Le nombre et l’organisation des ateliers ainsi que les déplacements prévus sont proposés dans l’offre.