Assistance à maîtrise d’ouvrage et audit de restauration collective

Le titulaire accompagne la Carsat Sud-Est dans la définition, la rédaction et la passation du futur marché de restauration collective, puis contrôle la conformité de son exécution. Il intervient en assistance : l’Organisme reste seul maître de ses décisions et seul signataire des actes.

Séquence 1 — Rédaction et passation

La mission comprend :

• le cadrage, la réunion de lancement, la collecte des données, l’analyse du marché en cours et l’audit du fonctionnement des quatre lignes de service : restaurant d’entreprise, restauration rapide, cafétéria et distribution automatique ;
• l’analyse de la fréquentation, des taux de prise, du coût du repas, de la tarification, de la participation de l’Organisme, des locaux, équipements, flux et moyens humains, avec prise en compte du restaurant réparti sur deux niveaux ;
• un benchmark des concepts, formats de service et innovations applicables à un restaurant d’entreprise comparable, ainsi qu’une analyse des évolutions réglementaires et sociétales et de leurs impacts économiques ;
• la définition de la stratégie d’achat : structure de prix, charges, investissements, tarification des convives, participation de l’Organisme, durée, allotissement éventuel des quatre lignes de service et révision des prix ;
• l’intégration du projet de reconstruction et du transfert du restaurant : continuité du service, fermeture et réouverture, adaptation des moyens et équipements, reprise du personnel, investissements non amortis, période de transition et modalités d’adaptation ou de résiliation ;
• la rédaction complète du dossier de consultation du futur restaurateur : règlement de la consultation, CCAP, CCTP, bordereau de prix, annexes, délimitation des prestations et charges, pénalités, reporting, cadres de réponse, critères, méthode de notation et grille d’analyse ;
• l’analyse de toutes les candidatures et offres, la vérification de leur recevabilité et régularité, l’analyse qualitative et économique critère par critère, le traitement des offres anormalement basses et le rapport de classement ;
• la préparation et la conduite de la négociation avec les trois candidats les mieux classés, les comptes rendus, le rapport d’analyse final, la présentation en commission des marchés et l’appui à la mise au point et au démarrage du marché.

Les livrables comprennent notamment le calendrier, la matrice de collecte, le diagnostic, le benchmark, les notes d’aide à la décision et de stratégie, le dossier de consultation complet, les annexes, les grilles de reporting et d’analyse, les rapports de négociation et d’attribution, la note de commission, le compte rendu de lancement et le tableau des actions de démarrage. Les relectures et corrections demandées par l’Organisme sont incluses.

Séquence 2 — Contrôle de la conformité de l’exécution

Le titulaire analyse chaque mois les reportings du restaurateur et remet une note couvrant la fréquentation, l’activité par ligne de service, la composition des plateaux et les taux de prise, les animations, l’hygiène et les analyses, la maintenance, les déchets et les biodéchets. Les tableaux, analyses et données sont remis dans un format tableur exploitable.

Il réalise sept audits semestriels sur 48 mois de référence, hors dernier semestre, sur les quatre lignes de service. Les audits, inopinés et réalisés sur site, contrôlent notamment les grammages, températures, structure et variété des offres, tarifs, moyens humains, fluidité de la distribution et de l’encaissement, qualité de service, hygiène, sécurité alimentaire, alimentation durable et lutte contre le gaspillage. Chaque rapport présente l’engagement, l’attendu objectivé, le constat, l’écart et la suite à donner, avec les pénalités mobilisables le cas échéant.

La mission comprend également trois réunions de suivi par année contractuelle, la préparation des ordres du jour et la remise des comptes rendus sous cinq jours ouvrés. Le titulaire alerte sur les écarts, assiste l’Organisme pour les pénalités, mises en demeure, avenants, révisions de prix et bilans annuels, et analyse les conséquences économiques et opérationnelles des événements affectant le restaurant.

En cas de difficulté d’exécution, il établit les constats contradictoires, chiffre les pénalités, propose les suites coercitives et contribue à la continuité du service ou à la remise en concurrence. En fin de marché, il vérifie le solde des obligations, les locaux, équipements et dotations, les pénalités restantes, les données d’exploitation et les éléments de reprise du personnel, notamment effectifs, ancienneté, qualifications, coefficients, temps de travail, salariés transférables et masse salariale.

Des journées d’expertise peuvent être mobilisées ponctuellement sur commande écrite préalable de l’Organisme. Le titulaire désigne un responsable unique, garantit le remplacement d’un intervenant sous cinq jours ouvrés par une personne de qualification au moins équivalente, coopère avec les autres prestataires uniquement dans le cadre fixé par l’Organisme et remet les livrables et données dans des formats exploitables indépendants de tout outil propriétaire.