Assistance à maîtrise d’ouvrage

L’AMO accompagne l’UT2J depuis l’analyse de l’organisation existante jusqu’au lancement opérationnel de la solution retenue. Il conseille et assiste à la décision sans se substituer à l’acheteur : les validations, le choix de la solution et l’attribution du futur marché restent du ressort de l’UT2J. L’AMO n’a pas vocation à fournir cette solution et ne peut participer à sa future consultation dans des conditions portant atteinte à l’égalité de traitement, à la concurrence ou à la confidentialité.

Cadrage, besoins et exigences

L’état des lieux examine les processus, acteurs et rôles, circuits de réservation et de validation, outils, circuits administratifs et financiers, suivi et reporting, contraintes et difficultés, ainsi que les interfaces avec les systèmes existants, en particulier SIFAC+. Le recueil des besoins peut s’appuyer sur des entretiens, ateliers, questionnaires, analyse documentaire et réunions à distance. Il distingue besoins communs ou spécifiques, indispensables ou complémentaires, et en précise les priorités.

L’AMO formalise les fonctionnalités attendues et les parcours utilisateurs : demandes et réservations de transport et d’hébergement, validations, modifications et annulations, information des voyageurs, suivi, reporting, administration et assistance. Il couvre aussi la sécurité, la protection des données, les interfaces, le déploiement et l’accompagnement au changement. Il hiérarchise les exigences, justifie les qualifications proposées et produit une matrice reliant besoins, exigences, niveaux, écarts et critères d’évaluation. Les exigences doivent être précises, objectives, proportionnées et formulées sans référence à une marque, un fournisseur ou une solution déterminée, sauf justification particulière.

Consultation et analyse des offres

L’AMO contribue à définir le périmètre et les prestations du futur marché, rédige les éléments techniques du dossier de consultation, notamment le CCTP, et prépare les modalités de présentation, de démonstration et d’audition ainsi que les outils d’analyse. Il vérifie la cohérence et la complétude des éléments techniques avant publication, aide à traiter les questions et clarifications des candidats, et accompagne l’acheteur pendant la consultation. Les réponses officielles et actes relevant de l’acheteur sont validés ou émis par l’UT2J.

L’analyse des offres porte notamment sur l’adéquation fonctionnelle et technique, les fonctionnalités, l’interopérabilité, les écarts aux exigences, les options, le déploiement, l’accompagnement et le support. Les productions peuvent comprendre des grilles renseignées, tableaux comparatifs, synthèses, comptes rendus d’auditions ou de démonstrations et éléments d’aide à la décision.

Mise en œuvre, tests et lancement

Après la notification du futur marché de solution, l’AMO accompagne la réunion de lancement, la consolidation du planning de déploiement, l’identification des prérequis, la répartition des actions de l’UT2J, la coordination des intervenants et la préparation des utilisateurs et référents.

Les tests et simulations couvrent notamment la création d’une demande, son circuit de validation, la recherche et la réservation de transport et d’hébergement, les modifications et annulations, les informations voyageurs, le suivi administratif, le reporting et les échanges avec SIFAC+. L’AMO prépare les scénarios et campagnes de recette, qualifie les anomalies, suit les corrections et accompagne la vérification de conformité. Il contribue aussi à la préparation et à la réalisation des formations des utilisateurs, responsables, valideurs, référents et administrateurs, puis accompagne le démarrage et réalise un premier bilan de fonctionnement.

Pilotage et livrables

L’AMO établit un planning détaillé et organise réunions, ateliers, suivi des actions et des risques, validations et coordination. Il alerte sur les difficultés, incohérences, risques ou écarts et peut proposer des adaptations ou solutions alternatives. Les livrables sont remis progressivement dans des formats exploitables et, lorsque pertinent, modifiables et réutilisables par l’UT2J. Ils comprennent notamment le rapport de cadrage, la synthèse des besoins, l’expression de besoin et les exigences fonctionnelles et techniques, les éléments techniques du DCE, les grilles et tableaux d’analyse, le plan de déploiement, les scénarios et résultats de tests et simulations, le suivi des anomalies, les supports de recette et de formation, la documentation utilisateurs et le bilan initial.