Assistance au montage et à la gestion de projets européens

Le titulaire accompagne le CEA de l’idéation au dépôt de la candidature, en structurant la proposition et en apportant un appui au coordinateur. Les tâches et livrables de chaque marché subséquent sont précisés selon le projet et soumis à l’acceptation formelle du CEA.

Pour le montage, les interventions peuvent couvrir :

• l’évaluation préliminaire de la maturité du projet, la feuille de route, le rétroplanning et l’animation de réunions ou d’ateliers de travail ;
• la recherche de partenaires potentiels, la préparation de notes de synthèse et de lettres de soutien, et l’accompagnement des échanges de confidentialité (MoU/NDA) ;
• la mise en place et l’administration d’une plateforme collaborative, de ses accès et de sa base documentaire ;
• la consolidation de la proposition et la rédaction ou l’amélioration des sections « Excellence », « Impact » et « Implémentation », dont les Work Packages, les livrables, les risques, les moyens et les coûts. Les productions peuvent comprendre des schémas, tableaux, diagrammes de Gantt/PERT, comptes rendus et versions finales des sections.

L’appui administratif et budgétaire comprend la collecte et la consolidation des données des partenaires, la rédaction de l’abstract et des mots-clés, les informations relatives à l’éthique et à la sécurité, ainsi que la complétion des formulaires sur le portail du participant. Le titulaire aide à construire et consolider les budgets, à négocier les contributions et à vérifier l’éligibilité des coûts et les méthodes de calcul.

Après une évaluation positive et une invitation à contractualiser, le titulaire peut centraliser les informations destinées au portail du financeur, aider à évaluer les modifications de la proposition et soutenir la signature de l’accord de consortium. Il peut également identifier des cofinancements, notamment nationaux, et appuyer la préparation des dossiers correspondants. La facturation des partenaires s’effectue selon les modalités définies avec le CEA, à parts égales ou au prorata du budget du projet.

Gestion et suivi des projets financés

L’assistance à la gestion couvre les volets technique, financier et juridique, la coordination des acteurs du projet et les relations avec le financeur. Elle peut inclure des tableaux de bord d’avancement, de livrables, de risques et de consommation budgétaire par partenaire, un rétroplanning, un plan qualité, le suivi d’actions correctives, la coordination d’avenants et la mise à jour des données sur le portail du financeur.

Le titulaire organise et anime, en présentiel ou à distance selon les besoins, les réunions de lancement, assemblées générales, réunions de pilotage ou par Work Package et ateliers ponctuels. Il prépare les invitations et supports, rédige les comptes rendus et tient à jour les listes d’actions et la documentation.

Les tâches de communication et de diffusion peuvent comprendre la création de profils sur les réseaux sociaux, un plan de communication, la conception graphique et la rédaction de supports, ainsi que l’organisation de conférences, séminaires et événements nationaux ou internationaux portés par le projet.

Pour les rapports périodiques et finaux, le titulaire collecte, vérifie et consolide les données techniques et financières des partenaires, dont les déclarations financières et certificats d’audit, prépare les éléments de rapport et aide à répondre aux questions du financeur.

Organisation des interventions

Quatre profils sont prévus : intervenant junior (2 à 5 ans d’expérience), confirmé (5 à 10 ans), senior (plus de 10 ans ; dix années minimum en tant que fonctionnaire européen, consultant ou expert auprès de la Commission européenne) et assistant administratif. Les profils mobilisables sont indiqués pour chaque consultation spécifique.

Le titulaire met à disposition des outils numériques de partage, rédaction collaborative, validation et archivage des documents. Il respecte les tâches relevant du seul coordinateur prévues par les conventions de subvention ; en dehors de ses obligations légales et contractuelles, il n’intervient pas directement auprès des partenaires ni dans les actes de décision impliquant le CEA vis-à-vis de tiers.