Assistance à la gestion des contrats d’assurance

L’AMO accompagne la Ville et le C.C.A.S. dans le renouvellement de leurs marchés d’assurance, puis dans la mise en place des contrats retenus. La mission porte sur les dommages aux biens, la flotte automobile et les auto-missions, la responsabilité civile et la protection juridique.

Préparation et définition des besoins

En lien avec les acheteurs, l’AMO identifie la forme des marchés, leur allotissement et le calendrier de consultation. Il recense les besoins documentaires : contrats en cours, sinistralité, inventaire du patrimoine, flotte automobile et activités de la Ville et du C.C.A.S. Il étudie notamment les sinistres, capitaux, franchises, textes de garantie, exclusions et clauses de gestion, afin de repérer les doublons ou insuffisances de couverture et de prendre en compte l’évolution prévisible des risques.

Consultation et analyse des offres

L’AMO rédige le dossier de consultation, avec les pièces techniques et administratives, un règlement commun aux lots, un acte d’engagement par lot, des conditions particulières adaptées aux niveaux de garanties et de franchises, ainsi que des conventions spéciales et une convention de gestion. Il transmet le dossier, le présente en réunion de travail et intègre les modifications demandées. Il formalise les réponses techniques aux questions des candidats dès leur communication.

Il analyse les offres régulières et remet, pour chaque lot, un rapport comparatif par rapport au cahier des charges, consignant et évaluant réserves et améliorations. Il présente cette analyse en réunion, le cas échéant. Après attribution, il contrôle la mise en place des contrats, notamment les notes de couverture, et transmet une fiche synthétique pour chaque marché notifié. En l’absence d’offres ou en présence d’offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées, la consultation est relancée sans frais.

Suivi des contrats

La mission de suivi couvre les dommages aux biens, la flotte automobile et les auto-missions, la responsabilité civile et la protection juridique. Une expertise est également apportée sur les dommages-ouvrage, les tous risques chantier et l’assurance du personnel des collectivités territoriales.

L’AMO répond par écrit aux questions de la Ville et du C.C.A.S., les conseille sur les risques et sinistres, les accompagne dans leurs relations et négociations avec les assureurs et réalise des analyses comparatives de devis. Il indique les éléments nécessaires aux avenants liés aux mouvements d’assiette de prime ou aux modifications des garanties et polices, et propose l’actualisation des contrats selon l’évolution des risques, des garanties et du marché de l’assurance. Il tient à jour un tableau synthétique des garanties, capitaux, franchises, primes et clauses particulières, validé par les assureurs, et communique les évolutions législatives, réglementaires, jurisprudentielles ou d’usage susceptibles d’affecter les garanties ou les risques. Il peut assister aux expertises à la demande du client.

Les échanges de suivi se font essentiellement par courriel ou téléphone, avec un délai de réponse de deux jours ouvrés. Les réunions du volet de renouvellement peuvent se tenir en présentiel ou à distance, au choix de la Ville et du C.C.A.S., sans rémunération supplémentaire.