Assistance pour diagnostic et optimisation des processus budgétaires et comptables

Phasage et périmètre

• Phases 1 à 3 (partie forfaitaire) : diagnostic, définition des procédures cibles, élaboration d'un plan d'action opérationnel.
• Phase 4 (partie unitaire) : déploiement opérationnel et accompagnement au changement, formation et suivi.

Détail des prestations par phase

• Phase 1 — Diagnostic et état des lieux

  • Réaliser un état des lieux exhaustif des processus comptables et financiers (engagement, liquidation, ordonnancement, paiement, recouvrement), cartographier les flux et processus.
  • Conduire au minimum une vingtaine d'entretiens avec directions/services et animer des ateliers de travail.
  • Identifier blocages, risques comptables, délais et contrôles internes.
  • Livrable principal : rapport de diagnostic avec cartographies, analyse des risques, SWOT, synthèse benchmark et premières préconisations.

• Phase 2 — Procédures cibles

  • Définir procédures cibles harmonisées intégrant les exigences du SFACT et des plateformes externes.
  • Proposer l'organisation cible (matrice RACI, rôles, responsabilités, interfaces SI).
  • Livrables : référentiel des procédures cibles, matrices de responsabilités et recommandations de mise en œuvre.

• Phase 3 — Plan d'action opérationnel

  • Construire feuille de route opérationnelle détaillée (calendrier, budget prévisionnel, indicateurs de pilotage, matrice des risques).
  • Définir modalités de déploiement, actions de formation et communication.
  • Livrables : plan d'action hiérarchisé, calendrier, budget, tableau de pilotage et matrice des risques.

• Phase 4 — Déploiement et accompagnement au changement

  • Mettre en œuvre les actions définies, animer formations et sensibilisation, assurer le suivi, ajustements et reporting.
  • Livrables : sessions de formation, enquêtes de satisfaction, bilans, tableaux de suivi et indicateurs, accompagnement à distance si nécessaire.

Contraintes techniques et exigences SI

• Assurer l'interopérabilité et l'intégration des flux avec le système financier existant (e‑GF) et les plateformes externes (DRFiP 13).
• Accélération vers des processus 100 % dématérialisés : factures électroniques, signatures numériques, archivage électronique, échanges PES Marché.
• Prise en compte du contrôle interne, des règles de validation et des exigences de sécurisation des données.

Données et documents attendus

• Exploitation des fiches procédures, organigrammes, audits internes, règlement budgétaire et financier, paramétrage du SI financier et autres documents fournis.

Gouvernance et suivi

• Participation aux instances de pilotage et réunions de suivi (COPIL, comité de lancement), coordination avec un chef de projet dédié et réunions régulières de pilotage.