Assistance à la coordination administrative, financière et réglementaire des projets structurants

A. Conseil et sécurisation de la gestion

• Vérification de la conformité des conventions de financement, accords de consortium et conventions de reversement.
• Conseil pour la définition et la mise en œuvre de la stratégie administrative et financière des projets.
• Analyse et application des règles d’éligibilité des dépenses et de la réglementation propre à chaque dispositif de financement.
• Support sur l’application des règles de la commande publique et des procédures internes.
• Réponses ponctuelles aux partenaires sur l’interprétation des règles de gestion et d’éligibilité.

B. Pilotage administratif et financier

• Consolidation et mise à jour de maquettes financières en cohérence avec l’avancement opérationnel.
• Mise en place et actualisation d’outils de pilotage (tableaux de bord, plannings, états récapitulatifs, fiches de temps).
• Suivi d’exécution budgétaire, analyse des écarts et proposition d’actions correctives ou d’avenants.
• Appui au dialogue avec financeurs et partenaires pour assurer cohérence administrative/financière/ opérationnelle.

C. Gestion des demandes de financement et contrôle

• Élaboration et suivi du calendrier des dépenses.
• Préparation et vérification des dossiers de dépenses, demandes de paiement intermédiaires et demandes de solde.
• Vérification des justificatifs, marchés, recettes, livrables et pièces produites.
• Préparation des rapports administratifs et financiers requis par les financeurs.

D. Instances, contrôles et archivage

• Préparation des éléments financiers pour comités et instances de gouvernance.
• Assistance lors des contrôles par les financeurs et constitution des réponses aux observations.
• Organisation et archivage numérique des pièces administratives et financières selon exigences des financeurs.

Livrables principaux

• Maquettes financières consolidées et mises à jour, tableaux de bord, plannings et outils de pilotage.
• Conventions administratives et financières (accords de consortium, conventions de reversement, etc.).
• États d’avancement administratif, financier et opérationnel.
• Dossiers de demandes de paiement, justificatifs et rapports annuels consolidés.
• Dossiers préparés pour contrôles/audits et archivage numérique des pièces justificatives.

Engagements de service

• Désignation d’un interlocuteur principal et d’un référent de mission senior.
• Garantie de continuité de service.
• Délai de prise en charge : 5 jours ouvrés ; délai de réponse aux demandes urgentes : 48 heures.
• Respect des délais et information rapide en cas de difficultés.

Exigences opérationnelles et compétences attendues

• Maîtrise des règles de gestion des subventions publiques nationales et européennes.
• Références avérées en gestion administrative et financière de projets multipartenariaux.
• Capacité d’organisation et pilotage, connaissance des outils numériques de gestion et aptitude à communiquer en anglais.

Sécurité et confidentialité

• Protection et confidentialité des données et documents, traçabilité des actions et contrôles d’accès aux informations.