Assistance, conseil juridique et représentation

• Réponses écrites aux questions posées
• Assistance aux réunions et négociations
• Rédaction intégrale des écritures et mémoires à partir des éléments transmis, ou examen et commentaire des projets rédigés par l’administration
• Actes de représentation, plaidoiries et suivi téléphonique

Suivi procédural et livrables

Le titulaire assure les liaisons avec les greffes et informe l’administration des dépôts de conclusions, requêtes en mesures conservatoires, audiences, reports et décisions rendues. Il fournit, lorsque demandé, des commentaires écrits étayant les décisions de justice.

Pour les affaires en demande, les diligences incluent notamment l’ouverture du dossier, la gestion de la procédure, les demandes de délais, les incidents de procédure, la présence aux audiences de mise en état, la délivrance des assignations, le dépôt et la signification des conclusions, ainsi que l’envoi des décisions et expéditions exécutoires.

Pour les affaires en défense, elles comprennent l’ouverture du dossier, la constitution en défense, la gestion des délais et incidents, le suivi des audiences de mise en état, la transmission des conclusions adverses, le dépôt et la signification des conclusions de l’administration, puis l’envoi des décisions et expéditions exécutoires.

Des diligences ponctuelles peuvent être commandées : envoi de conclusions en réplique ou en défense avec appel incident, suivi des désistements, retrait du rôle, plaidoiries, consultations, conseils et échanges téléphoniques. En matière de QPC, le mémoire adverse doit être transmis dans la journée de sa réception et l’administration doit être informée immédiatement par téléphone.

Délais, coordination et continuité

Les délais procéduraux applicables au contentieux doivent être respectés ; ils sont strictement encadrés et leur non-respect peut entraîner le retrait du rôle ou la forclusion de l’appel. Le titulaire adresse au début de chaque mois la liste des dates auxquelles les conclusions de l’administration doivent impérativement être déposées.

Les affaires sont confiées par écrit, notamment par courriel, ou oralement avec confirmation par courriel, en précisant la prestation, les conditions d’exécution et le niveau de priorité. Elles doivent être prises en charge sans délai, y compris dans l’urgence, avec des informations régulières et un avis motivé sur les arguments juridiques, les orientations envisagées et l’opportunité d’un recours.

Le titulaire doit accepter la transmission dématérialisée des dossiers. Les échanges sont principalement numériques et la rematérialisation interne éventuelle ne peut pas être facturée. À la fin du marché, la réversibilité prévoit notamment le transfert sous trois mois des dossiers sans audience au nouveau titulaire, lorsque celui-ci est différent.

Postulation et droit local

Lorsque le titulaire ne peut pas assurer la postulation devant le tribunal judiciaire concerné, il recourt à un avocat inscrit à un barreau du ressort de la cour d’appel du lieu d’exécution. Pour une instance devant la cour d’appel de Colmar, il doit recourir à un avocat inscrit au barreau de Colmar et habilité à y représenter et postuler. Le titulaire reste responsable du bon déroulement des procédures sous-traitées et des instructions données au postulant.

Confidentialité, données et sécurité

Les dossiers sont conservés dans les locaux du titulaire, protégés contre les sinistres, les rongeurs et l’humidité, avec un accès sécurisé. Toute disparition ou tout incident susceptible d’entraîner une violation du secret doit être signalé sans délai.

Le secret professionnel, la discrétion et la confidentialité s’étendent au personnel, aux collaborateurs, associés et sous-traitants, y compris après la fin du marché. Le traitement des données personnelles doit respecter le RGPD et garantir leur intégrité, confidentialité et disponibilité. Lorsque les données ne sont plus utiles, elles sont transmises à l’administration sans conservation d’archives ; le reliquat est également transmis au terme du marché.