Assistance et conseil pour une convention de participation santé

La mission couvre l’assistance technique, actuarielle, juridique et financière nécessaire à l’étude de mise en concurrence, à la conclusion puis au pilotage initial d’une convention de participation santé pour les agents du Département du Gers. Le titulaire doit disposer notamment de compétences d’actuaire et de juriste, rester totalement indépendant du secteur de la prévoyance et des mutuelles, et assurer un rôle d’alerte sur les évolutions réglementaires, financières et stratégiques.

Phase 1 — Réunion de lancement

Une réunion avec la DRH et la Direction des actions juridiques et institutionnelles — Service achat et commande publique permet de préciser les attentes du Département et d’identifier les documents et informations nécessaires. Elle peut se tenir en visioconférence.

Phase 2 — Analyse, diagnostic et préconisations

Le titulaire analyse les données existantes, recherche les données manquantes, étudie les besoins réels et le marché fournisseurs, puis réalise un diagnostic assorti de simulations de participation financière. Il présente les options possibles, leurs avantages et inconvénients, et formule une aide à la décision tenant compte :

• des garanties proposées aux agents, de leur étendue et de leur durée ;
• du coût pour les agents ;
• des incidences financières directes et indirectes pour le Département à court, moyen et long terme ;
• des contraintes de gestion, des moyens humains et de l’expertise disponibles ;
• de la formation du taux de cotisation, du périmètre des bénéficiaires et des garanties ;
• des modalités de rémunération de l’organisme, ainsi que des conditions et délais d’adhésion.

Les livrables comprennent un rapport documenté présentant les données recueillies, des comparaisons nationales, le diagnostic, les scénarios et les préconisations, ainsi qu’une note d’aide à la décision claire et argumentée. L’analyse est présentée à la direction générale, à la DRH, au service compétent de la DAJI, aux instances décisionnaires et aux représentants du personnel, puis ajustée pour validation finale.

Phase 3 — Passation et mise en place

Le titulaire établit le calendrier de travail et de déploiement, en visant une couverture large des bénéficiaires et une prise d’effet de la convention au 01/01/2028. Il rédige les pièces administratives, techniques et financières du dossier de consultation, les critères de jugement et la grille d’analyse. Des garanties complémentaires peuvent être proposées, sous réserve de validation par le Département. Les pièces sont remises sous format Word dans le respect de la charte graphique et validées par la DAJI et la DRH.

Pendant la publicité, le titulaire répond aux questions des candidats et met à jour le dossier si nécessaire. Il analyse toutes les candidatures et offres, quel que soit leur nombre, prépare les axes de négociation, participe aux négociations et remet :

• une analyse détaillée et argumentée des candidatures et des offres ;
• une synthèse avant négociation au regard des critères, sous-critères et éléments d’appréciation ;
• les axes de négociation, notamment sur le taux de cotisation et les garanties ;
• un compte rendu synthétique des négociations ;
• l’analyse finale et sa contribution au rapport final.

L’analyse finale des offres est réalisée dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la fin des négociations ou de la transmission des offres finales. Le titulaire présente les résultats aux services du Département et aux organisations syndicales, contrôle la convention remise par l’attributaire dans les 5 jours ouvrés suivant sa transmission et accompagne une nouvelle consultation si la première mise en concurrence est infructueuse.

Pour la mise en place, il contribue au plan de communication destiné aux agents au cours du dernier trimestre précédant la prise d’effet, participe à au moins une réunion de travail et remet une synthèse de recommandations ainsi que des réponses écrites aux demandes du Département. Il reste disponible jusqu’aux derniers jours de validité du marché pour répondre aux questions et intervenir auprès du prestataire de la convention si nécessaire.

Phase 4 — Mise en œuvre et pilotage

Pendant la première année de la convention, le titulaire assure une veille réglementaire, une analyse financière, actuarielle, juridique et sociale, une assistance aux services et un conseil actualisé. Il peut participer au dialogue de gestion avec les représentants du personnel et aux négociations liées à une évolution tarifaire ou réglementaire. L’analyse de la première année doit être remise au plus tard le 30 septembre 2028.

Le titulaire désigne un chef de projet. En cas d’indisponibilité, il informe la DRH sans délai et propose un remplaçant de compétences au moins équivalentes ; la collectivité dispose de 30 jours pour l’accepter ou le récuser. Des points d’étape peuvent être organisés et le titulaire peut être amené à se rendre dans les locaux départementaux situés à Auch. Les échanges et livrables sont principalement transmis par voie électronique.