Assistance au choix d’un outil de prévention des risques

La mission accompagne la CGLLS dans la préparation d’un futur outil numérique pour gérer et analyser son dispositif de prévention des risques. Elle commence par l’examen du fonctionnement, des processus, des outils et des difficultés actuels, à partir d’entretiens avec les représentants concernés et des fichiers des campagnes précédentes.

Le dispositif s’appuie actuellement sur des tableurs consolidant des données de fédérations, de partenaires et de sources internes. La compilation type compte environ 670 lignes et 70 colonnes ; les sources ont des formats variés et nécessitent nettoyage, consolidation autour d’une clé SIREN et parfois saisie manuelle. Le rapport d’état des lieux définit les besoins fonctionnels et techniques. Un livrable distinct formule des prescriptions de formats et de transmission des données pour harmoniser les échanges avec les fédérations.

L’outil envisagé doit notamment permettre :

• de préparer les campagnes en réduisant les saisies et validations manuelles, et de consulter l’historique des campagnes, y compris les plus récentes antérieures à sa mise en place ;
• un archivage sécurisé assurant la confidentialité des données et leur protection au regard du RGPD ;
• des requêtes, tris et calculs statistiques, ainsi que des formules de scoring évolutives ;
• des agents d’IA capables de rechercher des signaux faibles, de déclencher des alertes et de produire des synthèses ou analyses thématiques ;
• des échanges par API avec les outils métiers concernés, notamment ceux des directions financière et comptable, des aides et des garanties, ainsi que des possibilités d’import et d’export à faire évoluer.

Étude des solutions et préparation du choix

À partir des besoins définis, le titulaire examine les solutions disponibles sur le marché et les possibilités de développement spécifique, leur adéquation fonctionnelle et technique, leur intégration aux outils existants, ainsi que la complexité technique et organisationnelle et les délais prévisionnels de déploiement. Les scénarios présentés explicitent leurs avantages, contraintes, risques et conditions de réalisation ; une réunion de présentation est prévue.

Le titulaire rédige ensuite le cahier des charges technique du futur marché de fourniture de l’outil. Il accompagne la préparation de la consultation, notamment pour définir les critères et la grille de notation, ses modalités et pondérations, et les clauses environnementales et/ou sociales. Il prépare les réponses aux questions des candidats, analyse techniquement les offres au regard du cahier des charges et accompagne, si nécessaire, la formalisation de demandes de précision. Il remet un dossier d’analyse technique accompagné d’une synthèse destinée à faciliter la décision.

Livrables et remise

Six livrables sont attendus : rapport d’état des lieux ; prescriptions de formats et de transmission ; scénarios et préconisations ; cahier des charges technique ; propositions relatives aux critères, à la grille de notation et aux réponses aux candidats ; dossier d’analyse des offres techniques et synthèse. Les fichiers doivent être dématérialisés, reproductibles et exploitables ; les modèles sont compatibles avec MS Word et la synthèse peut être un diaporama. Les documents sont remis dans des formats couramment exploitables, par des modalités sécurisées adaptées à leur confidentialité, et compressés autant que possible sans perte de qualité ni de lisibilité. Si un support papier est expressément demandé, le papier recyclé est privilégié, ou à défaut un papier écolabellisé ou certifié issu de forêts gérées durablement ; les impressions sont limitées au strict nécessaire et de préférence en noir et blanc et recto verso, sauf exigence de lisibilité.