Assistance en assurance

Le titulaire accompagne le SDIS dans la préparation et la passation de ses marchés d’assurance, puis dans le suivi des contrats, des sinistres et des agents chargés de ces dossiers. Les prestations sont réalisées en lien avec les services du SDIS.

Diagnostic et passation

La mission commence par l’analyse des contrats existants, des risques couverts ou non couverts, de la sinistralité et des clauses contractuelles. Le diagnostic prend en compte les risques liés à l’activité du SDIS, le contexte assurantiel des SDIS et les menaces émergentes, notamment le changement climatique et les cyberattaques. Il comprend un plan de révision des besoins et une sensibilisation des chefs de groupement à la couverture assurantielle et à la remontée d’informations.

Un livrable présente l’analyse de l’existant, une proposition de politique d’assurance et une estimation financière des marchés. Les propositions doivent rester cohérentes quelle que soit la répartition des lots d’assurance. Le périmètre concerne les huit contrats mentionnés dans le dossier : dommages aux biens, tous risques matériels, responsabilité civile et risques annexes, flotte automobile et risques annexes, protection sociale des sapeurs-pompiers volontaires, risques statutaires des personnels, embarcations et protection fonctionnelle.

Le titulaire prépare les pièces administratives et techniques du DCE et les cahiers des charges des lots, et propose les critères de sélection des offres. Il analyse les candidatures et les offres, vérifie les capacités à candidater, compare les offres, formalise les demandes de précisions et repère les offres anormalement basses. Il assiste aux négociations éventuelles sous forme d’audition lorsque la procédure le permet, établit le rapport d’analyse avec notes, appréciations et tableau de synthèse, et peut présenter les résultats à la commission d’appel d’offres et/ou au Bureau du conseil d’administration.

Il participe également au suivi de la consultation avec le service de la commande publique, notamment aux réponses aux questions des opérateurs et à la relance si la procédure est déclarée sans suite. Sont aussi comprises l’assistance en cas de demande d’explication d’un candidat évincé et l’assistance si la procédure est contestée par un opérateur ou le contrôle de légalité. Des réunions régulières de mise au point de l’avancement sont prévues. Le titulaire met au point les contrats avec les assureurs retenus et contrôle les notes de couverture et contrats avant signature.

Suivi des contrats, sinistres et agents

Le titulaire conseille le SDIS en cas de difficulté avec un assureur, notamment sur le calcul des cotisations ou les majorations tarifaires, et propose l’adaptation des garanties lorsque les risques ou les règles législatives, réglementaires ou jurisprudentielles évoluent. Il répond aux demandes de conseil et d’assistance sur les dossiers de sinistre ouverts ou à ouvrir, propose des améliorations aux procédures de gestion des contrats et sinistres, et informe les agents concernés des évolutions susceptibles d’affecter les contrats.

Un bilan annuel porte sur le suivi des contrats et l’état du marché, ainsi que sur les sinistres et les difficultés rencontrées. Ces bilans sont organisés en présentiel ou en visioconférence. Le cadre de réponse demande de préciser les modalités de saisine et les délais de réactivité : maximum attendu d’un jour ouvré pour une demande urgente, de 3 jours ouvrés pour une demande ordinaire et de 5 jours ouvrés pour une demande approfondie.

Équipe et livrables numériques

Le titulaire désigne un responsable de projet, notamment chargé de présenter les bilans annuels, et identifie l’équipe affectée à chaque prestation. Tout changement de membre de l’équipe doit être signalé un mois à l’avance ; le SDIS valide le nouveau profil sur présentation de son CV.

Les documents destinés à la publication sont intégrés de manière sécurisée sur la plateforme Arnia. Le titulaire vérifie au préalable leur compatibilité avec les fichiers dématérisables. Les formats recommandés sont Word, Excel et ZIP ; pour les images, JPG ou BMP. Les noms de fichiers doivent être courts, sans accent ni caractère spécial.