Assistance administrative et technique à la présidence de l’AFUL

Le titulaire organise les assemblées générales et réunions du syndicat, en assure la logistique et prépare convocations, ordres du jour et feuilles de présence indiquant les membres et leurs voix; il prépare aussi les modalités de vote à bulletin secret, le cas échéant. Le calendrier comprend 2 assemblées générales ordinaires par an, en juin et décembre, et 4 réunions du syndicat par an, une par trimestre, celles de juin et décembre étant couplées aux assemblées générales. Il notifie par recommandé avec accusé de réception les décisions aux membres absents ou non représentés et fournit les délibérations sur demande.

Commande publique et contrats

Pour les consultations de l’AFUL, le titulaire prépare les pièces administratives (acte d’engagement, CCAP et autres pièces nécessaires), le règlement de consultation, les pièces techniques et la publicité légale. Il définit les critères de candidature et d’offre, leurs sous-critères et pondérations, ainsi que les pièces à remettre. Il réceptionne et recense les plis, tient le registre chronologique des dépôts, analyse les candidatures et offres selon les critères annoncés et présente ses analyses à la commission des marchés. Il organise et assure le secrétariat des réunions de commission, consigne le déroulement et les propositions d’attribution dans des procès-verbaux et archive ces procès-verbaux et analyses. Après attribution par le Président, il informe les candidats non retenus ou non conformes, notifie le marché à l’attributaire et publie un avis d’attribution le cas échéant. Il conserve les originaux des marchés et les remet à l’AFUL à l’échéance de son marché.

Il rédige, met à jour et suit les contrats d’entretien et les autres contrats nécessaires au fonctionnement de l’AFUL, et veille à la bonne application des prestations prévues. Il prépare les statuts modifiés et leurs annexes sur demande du Président, puis assure leur publication légale après délibération.

Comptabilité et trésorerie

La mission comprend la tenue comptable, les déclarations fiscales, l’arrêté des comptes et l’assistance à l’Assemblée générale. Le titulaire établit les lettres de commande à partir des devis validés et les fait signer par le Président ou son représentant, ou les signe selon son mandat. Il enregistre les factures visées et procède au virement bancaire au prestataire. Trimestriellement, il établit les montants des appels de fonds aux membres et prépare les courriers à la signature du Président ou de son représentant. Il tient le compte bancaire, réalise des placements sans risque et dépose les chèques reçus au nom de l’AFUL. Il n’a pas capacité à représenter l’AFUL en justice.