Gestion du patrimoine immobilier

Le titulaire assure la gestion d’un patrimoine immobilier d’environ 6 600 m², dans les limites des pouvoirs prévus au mandat. Le périmètre peut évoluer par ajout ou retrait de biens. L’Académie conserve les décisions stratégiques et patrimoniales, notamment le choix du locataire et les conditions essentielles des baux. Le titulaire prépare ces décisions et ne signe un bail qu’après validation et instruction expresse.

Reprise et gestion locative

La reprise porte notamment sur les baux, dossiers locataires, contrats, impayés, sinistres, données comptables, clés, badges et accès aux outils. Le titulaire prend contact avec l’administrateur sortant dans les trois jours ouvrés suivant la notification et remet un plan de reprise détaillé dans les quinze jours ouvrés. Il vérifie les éléments transmis, signale les lacunes et prépare la continuité de gestion.

Il analyse les baux et tient à jour les échéances, loyers, charges, garanties et obligations des parties. Il recherche des locataires, commercialise les locaux vacants et transmet une stratégie de relocation dans un délai maximal de dix jours ouvrés après l’annonce d’une vacance. Il suit les occupants, établit les états des lieux et gère les loyers, charges, dépôts de garantie et relances amiables. Les procédures de recouvrement forcé relèvent de l’agent comptable ; le titulaire prépare les éléments utiles et suit les démarches dans les limites du mandat.

Une visite de chaque immeuble est réalisée au moins une fois par trimestre ; les locaux vacants font, sauf disposition particulière, l’objet d’un contrôle au moins mensuel. Le titulaire tient également les relations avec les syndics, suit les sinistres, les assurances, les impôts et taxes, et assure la gestion administrative du personnel affecté aux biens selon la répartition des pouvoirs prévue au marché.

Gestion technique et travaux

Le titulaire suit l’entretien, la maintenance, la sécurité des biens, les contrôles réglementaires et les diagnostics, dont les DPE. Il coordonne les prestataires, suit l’exécution et les dépenses, et remet un plan pluriannuel de travaux sur quatre ans, actualisé au moins une fois par an. Le suivi des chantiers donne lieu à des comptes rendus périodiques illustrés ; l’Académie est invitée aux réceptions.

En cas d’urgence, les mesures strictement nécessaires à la sauvegarde des personnes et des biens peuvent être engagées, avec information immédiate de l’Académie et compte rendu sous vingt-quatre heures. Pour les travaux n’excédant pas 3 000 € HT, le titulaire intervient selon les modalités prévues au marché ; au-delà, une autorisation préalable est requise. Les consultations et mises en concurrence sont conduites selon les seuils et règles applicables.

Comptes, reporting et données

La comptabilité est individualisée par bien. Le titulaire remet les comptes rendus mensuels et les fichiers d’interface comptable requis avant le quinze du mois suivant. Il produit également des états périodiques locatifs, techniques et financiers, ainsi qu’un rapport annuel de gestion. Une réunion de suivi opérationnel est organisée au moins toutes les quatre semaines ; un rythme d’au moins quinze jours peut être demandé ou proposé pour les dossiers nécessitant un suivi renforcé.

Une base de données exhaustive, actualisée et accessible par extranet sécurisé rassemble les documents de gestion. Les données et documents doivent pouvoir être extraits dans des formats courants et librement exploitables ; ils sont restitués à la fin du marché.