Appui à la concertation publique des PPRI

Le prestataire définit et met en œuvre l’organisation de la concertation pour les deux communes. Il délimite 6 secteurs en lien avec les mairies : le secteur de Castelnau-le-Lez et 5 secteurs correspondant à un découpage cohérent des quartiers de Montpellier.

Pour chaque secteur, il identifie :

• un bureau communal où sont disponibles le dossier de PPRI, les documents d’information et un cahier d’observations ;
• une salle pouvant accueillir l’exposition itinérante ;
• une salle pouvant accueillir l’une des 6 réunions publiques.

P2 — Supports d’information et d’expression

Le prestataire conçoit et met en œuvre les supports matériels et dématérialisés nécessaires, à l’exception de la reprographie et, le cas échéant, de la diffusion des supports matériels. Il conserve les preuves de mise à disposition des médias, notamment des photographies ou des exports internet horodatés, et évalue la participation du public.

Pendant toute la concertation, il assure notamment :

• la gestion matérielle des dossiers papier dans les 6 bureaux communaux ;
• leur mise à jour au minimum tous les 2 mois avec les pièces du PPRI ;
• le suivi, le scan et le traitement des observations déposées dans les 6 cahiers ;
• la conception éventuelle de plaquettes, flyers, affiches, articles, diaporamas en ligne ou site internet complémentaire.

En phase 1, il élabore un webinaire interactif correspondant à 3 réunions dématérialisées ouvertes au public. Le dispositif comprend au minimum un support de présentation et un échange semi-directif avec modération continue, de type chat, sondage ou QCM. La plateforme doit être robuste et sécurisée, supporter un nombre potentiellement important de connexions, permettre l’enregistrement pour une éventuelle rediffusion et capitaliser les observations dématérialisées.

En phase 2, il conçoit :

• une exposition itinérante d’au moins un mois, organisée dans les 6 salles identifiées, simultanément dans 2 salles, composée de 4 ou 5 kakemonos reproduits en 2 exemplaires ;
• 2 plaquettes pédagogiques de 4 pages sur le règlement du PPRI, élaborées à partir des propositions techniques de la DDTM et des personnes publiques associées ;
• un diaporama ou une animation pré-enregistrée pour les 6 réunions publiques, adaptable aux 6 secteurs et présentant la démarche de révision, les aléas, les enjeux, le zonage et le règlement.

La DDTM prend en charge la reprographie et la diffusion éventuelle des supports matériels. Le titulaire prend en charge les coûts et démarches nécessaires aux médias dématérialisés, notamment les webinaires et, s’ils sont retenus, une plateforme internet, un film, une animation, les réseaux sociaux ou une annonce radio.

P3 — Webinaires et réunions publiques

Le prestataire organise et co-anime 3 webinaires consacrés principalement à la démarche de révision des PPRI ainsi qu’aux résultats des études d’aléas et d’enjeux. Les grands principes du zonage et du règlement y sont également présentés.

Il organise et co-anime 6 réunions publiques principalement consacrées au zonage et au règlement, avec un rappel de la procédure et des études techniques. Les mairies et Montpellier Méditerranée Métropole participent autant que possible à l’animation, notamment pour les questions relevant de leurs compétences.

Le prestataire rédige les projets de comptes rendus des webinaires et des réunions publiques, en intégrant les observations recueillies et les réponses apportées. Il présente le bilan synthétique des deux phases aux personnes publiques associées.

P4 — Bilan de la concertation

Le prestataire complète le bilan tout au long de la procédure. Il archive sur un serveur partagé avec la DDTM les observations reçues par courriel, courrier, cahiers d’observations, webinaires, réunions publiques ou tout autre outil d’expression. Une structure et un nommage communs des fichiers sont définis pour éviter les doublons et les saisines sans suite.

Il saisit les observations dans le tableau de synthèse de la DDTM en identifiant leur mode de saisine, les sujets soulevés — aléas, enjeux, zonage, règlement ou questions hors champ — et les réponses types. Pour chaque observation, il propose un projet de réponse, identifie les questions nécessitant l’intervention de la DDTM et peut proposer de nouvelles réponses types.

Le bilan restitue les moyens mis en œuvre, la participation du public, les principales questions et les réponses apportées. Les comptes rendus des échanges y sont annexés et les observations individuelles sont dénombrées et synthétisées sous forme de questions-réponses types.

Formats et interfaces

Les documents doivent être compatibles avec LibreOffice et remis, sauf autorisation expresse, aux formats .odt, .ods et .odp. Les formats .docx, .xlsx, .pptx et les formats natifs nécessitant une licence non détenue par le maître d’ouvrage sont proscrits. Chaque document comporte sa date d’élaboration. Les échanges et remises s’effectuent par voie électronique ou via une plateforme de transfert de fichiers.