Approvisionnement et préparation de médicaments pour EHPAD

Dispensation et gestion pharmaceutique

• Analyse réglementaire et pharmaco‑thérapeutique des ordonnances, tenue du dossier pharmaceutique et transmissions d'informations via logiciel (enregistrement des observations liées aux traitements).
• Tenue d'un bon de délivrance signé pour chaque livraison et conservation d'un support informatique récapitulant les délivrances et observations.

Logistique, matériel et condition de préparation

• Mise à disposition par l'officine du matériel et consommables nécessaires (logiciel, équipements informatiques, plateaux de préparation, piluliers détachables journaliers, étiquettes, containers de transport). Si solution de distribution incompatible avec le matériel existant, fourniture/achat du matériel nécessaire à la charge de l'officine.
• Local de préparation calfeutré, nettoyable, dédié, avec conditions d'éclairage/température/humidité/ventilation adéquates et procédures de nettoyage tracées.

Étiquetage et informations sur pilulier

• Étiquetage lisible et indélébile comportant : identification du résident, localisation (n° chambre), dénomination et dosage du médicament, n° de lot, date de péremption, description physique (forme, couleur), date et moment de prise (matin/midi/soir/coucher), code couleur pour mentions particulières, identification de l'officine, pharmacien validant et préparateur.

Personnel et gouvernance pharmaceutique

• Fonction de pharmacien référent (pharmacien d'officine) avec coordination médicale.
• Référent opérationnel (pharmacien ou préparateur qualifié) avec continuité de service en cas d'absence et notification des changements.
• Participation aux réunions de coordination (3 à 4 fois par an), formation du personnel soignant et production de bilans d'activité annuels et bilans individualisés de suivi pharmaco‑thérapeutique.

Livraison et continuité d'approvisionnement

• Livraison des piluliers et médicaments selon délais définis : livraison au plus tard la journée précédant la fin d'un traitement continu ; livraisons en J si ordonnance reçue avant 12h (lun‑ven), J+1 si après 12h ; livraisons urgentes en pilulier dans la journée ou sous 4 heures en cas d'urgence (lun‑sam).
• Stupéfiants livrés exclusivement en main propre, vérification immédiate et stockage séparé et fermé à clé.
• Médicaments « si besoin » et hors pilulier livrés non déconditionnés et rangés en casiers nominatifs.
• Gestion des fermetures/congés : information écrite 15 jours à l'avance et organisation, aux frais du titulaire si nécessaire, d'une continuité de service agréée.

Gestion des stocks et qualité

• Gestion annuelle des stocks par établissement, reprise des médicaments périmés/non utilisés/retirés par l'officine.
• Substitution automatique par génériques sauf opposition du prescripteur ; information en cas de changement de présentation.
• Suivi des alertes sanitaires, retraits de lots, procédures de retours et destruction, confidentialité et secret professionnel.