Approvisionnement en denrées et fournitures

La prestation combine la fourniture de denrées alimentaires et non alimentaires par un dispositif d’achat pour revente, la coordination des approvisionnements et leur livraison. La demande alimentaire correspond à une cuisine centrale préparant en moyenne 500 repas par jour, en un service le midi, 5 jours par semaine ; pendant les vacances scolaires, environ 150 repas sont également préparés pour l’association Aux Laudons et la crèche. Le montant des approvisionnements alimentaires est donné à titre indicatif et non contractuel à 150 000 € HT par an.

La gamme alimentaire couvre notamment produits frais, surgelés, appertisés, produits de 4e et 5e gamme, produits sous atmosphère contrôlée et produits biologiques. Elle comprend viandes et charcuteries, volailles, poissons, fruits et légumes, produits laitiers et œufs, épicerie, conserves, boissons, plats cuisinés et pâtisseries. Les fiches produits doivent préciser l’origine, la valeur nutritionnelle, la composition et les allergènes ; le titulaire fournit également un référencement détaillé des fournisseurs avec leurs adresses et numéros d’agrément sanitaire.

Parmi les prescriptions qui distinguent les fournitures :

• Produits surgelés maintenus à une température égale ou inférieure à −20 °C pendant le transport, avec véhicules réfrigérés équipés d’enregistreurs de température ; les enregistrements sont datés, conservés au moins un an et tenus à disposition des contrôleurs.
• Viandes fraîches réfrigérées conditionnées sous vide : délai maximal de 48 heures entre conditionnement et livraison, et au moins 120 heures entre conditionnement et DLC ; stockage des viandes fraîches entre 0 et +3 °C. Les steaks hachés de bœuf sont proposés en portions de 80 g, 100 g ou 120 g, avec au plus 15 % de matière grasse.
• Fruits et légumes frais de catégorie I ou extra. Les légumes de 4e gamme sont crus, lavés, épluchés et découpés, conservés sous atmosphère modifiée ou sous vide, avec une DLC au moins 5 jours après livraison. Les pommes de terre de 4e gamme sont conditionnées sous vide en sacs de 5 ou 10 kg ; celles de 5e gamme, cuites sous vide, en sacs de 5 ou 10 kg, avec une DLC totale d’au moins 10 jours et une conservation entre +2 et +4 °C. Pour les autres produits de 5e gamme, la DLC doit dépasser la date de livraison d’au moins 30 jours.
• Produits laitiers non congelés ni surgelés ; DLC résiduelle d’au moins 15 jours, ou d’un mois pour le lait et le beurre. Les livraisons de légumes frais sont organisées au plus près de la saisonnalité.

Le panier non alimentaire comprend des produits et accessoires d’entretien (notamment détergent en conditionnement de 5 litres, pastilles de Javel, lavettes, frange microfibre, balai, gaze rose et papier jumbo). Une offre catalogue ou mercuriale est également prévue. Les candidats peuvent proposer, comme prestations supplémentaires éventuelles facultatives, des couches jetables et produits d’hygiène pour la petite enfance, des couches lavables, et des billes de magnésium pour le lavage des couches.

Outil de commande et appui

Le titulaire met à disposition, sans coût supplémentaire pour les adhérents, une plateforme accessible sur internet, sécurisée et conforme au RGPD, compatible avec les principaux navigateurs et gérant plusieurs sites et utilisateurs. Elle permet l’accès au catalogue, la consultation des prix remisés, la commande en ligne, le suivi des commandes et livraisons, l’historique des achats ainsi que le téléchargement des devis et factures. Le catalogue numérique actualisé présente les références, caractéristiques, prix catalogue et remisés, délais de livraison et certifications environnementales. En cas d’indisponibilité, une solution de commande alternative est prévue.

Le titulaire assure la maintenance des bases de données et du progiciel de gestion des offres, commandes et coûts alimentaires, ainsi qu’une assistance technique à distance ou sur site. La réponse décrit les moyens et délais de réactivité, la formation préalable des gestionnaires et chefs de cuisine, les manuels d’utilisation, l’échéancier de déploiement et une assistance de type hotline pendant la phase de déploiement.

Livraison et contrôles

Les denrées alimentaires sont livrées à la cuisine centrale 1 à 3 fois par semaine, entre 7 h 30 et 14 h, et au multi-accueil 1 à 2 fois par semaine, entre 9 h 15 et 16 h. Les livraisons à la mairie se font à réception du bon de commande, sur rendez-vous. Pour les produits non alimentaires, les livraisons aux sites concernés sont souhaitées dès réception du bon de commande, sur rendez-vous. Le titulaire livre par ses propres moyens ou par l’intermédiaire de fournisseurs référencés.

Chaque livraison est accompagnée d’un bon en deux exemplaires. Les contrôles peuvent porter sur le poids, la qualité, la conformité à la commande, la température des denrées périssables, l’étiquetage, l’intégrité des emballages et la validité de l’agrément du véhicule. Les fournitures non conformes peuvent être refusées et doivent être remplacées ; les erreurs du prestataire ou de ses fournisseurs ne sont pas facturées et donnent lieu, le cas échéant, à un avoir. Le titulaire précise les mesures à prendre en cas d’alerte de gestion ou d’alerte sanitaire. Il respecte les règles d’hygiène et de sécurité alimentaire, les exigences de traçabilité et la chaîne du froid, et doit pouvoir démontrer la conformité des approvisionnements.