Approvisionnement en carburant et gestion de cartes

Le titulaire fournit des carburants en station, met à disposition des cartes accréditives et un outil de gestion des cartes et de suivi des consommations. Le besoin annuel moyen indicatif est de 850 000 litres, sans engagement de la collectivité.

Les carburants concernés sont le sans-plomb 98, le sans-plomb 95, le SP95-E10, le gazole, le GPL et le bioéthanol E85. Les fiches techniques et fiches de données de sécurité de chaque produit proposé sont à fournir. Les retraits s’effectuent par carte et code confidentiel, lequel identifie le chauffeur, le véhicule ou les deux ; pour certains besoins, un code unique peut être choisi par la collectivité. Le nombre de cartes peut évoluer avec la flotte.

La couverture exigée est d’au moins 400 stations au niveau national. Le CCTP indique aussi un minimum de 13 stations dans le département, puis des minima sectoriels :

| Secteur | Minimum de stations |
|---|---:|
| La Rochelle | 2 |
| Île de Ré | 1 |
| Pays d’Aunis | 1 |
| Pays Rochefortais | 1 |
| Royan–Marennes | 4 |
| Île d’Oléron | 1 |
| Saintonge Romane | 2 |
| Haute Saintonge | 2 |
| Val de Saintonge | 3 |

Les prestations sur carte comprennent notamment lavage, lubrifiants, additifs, crevaisons et recharge de véhicules électriques. Sont également cités le liquide de refroidissement, les parkings et l’accès aux boutiques.

Cartes et outil de gestion

L’outil permet de créer, modifier, opposer et annuler des cartes ; de les rattacher à un conducteur, une immatriculation, un code parc interne et une catégorie de véhicule ; de définir un code confidentiel personnalisé, plusieurs flottes, ainsi que les droits et profils des utilisateurs. La saisie du kilométrage peut être rendue obligatoire ou non selon le réglage du gestionnaire.

Les paramètres par carte couvrent les produits et services autorisés, leurs quantités et montants, les jours et secteurs géographiques d’utilisation, la capacité du réservoir ou les limites journalières, les blocages ou alertes d’anomalies, les plafonds hebdomadaires ou mensuels et les seuils minimums et maximums de consommation. Le suivi porte sur les transactions journalières, mensuelles et annuelles, par carte et type de véhicule, ainsi que sur les consommations globales et par carte. Des alertes par courriel sont prévues en cas de secteur, produit ou service non autorisé, dépassement de plafond, surconsommation ou kilométrage erroné. Un fichier mensuel regroupant les transactions doit être fourni au format .txt ou .xls pour import dans le logiciel de gestion du Département.

Les cartes initiales codifiées sont à fournir dans les 30 jours suivant la demande. Le CCAP prévoit aussi la fourniture de nouvelles cartes dans les 30 jours ouvrés suivant la réception du bon de commande ; les cartes perdues ou détériorées sont à remplacer sous 8 jours, et l’outil doit permettre d’obtenir les cartes nouvelles ou remplacées en 8 jours maximum. Les demandes peuvent passer par courriel ou par un site dédié. Avec l’offre, le candidat fournit une vidéo ou un espace de démonstration de l’outil ou, à défaut, une capture d’écran de chaque page ; l’absence de justification de conformité de l’outil peut entraîner le rejet de l’offre.

Le candidat joint également une carte de France des points de distribution. Le titulaire transmet des cartes d’implantation des stations dans le département, en nombre égal aux cartes délivrées ; un retard est pénalisé de 5 € par jour et par carte d’implantation.

Données et sécurité

Le traitement doit respecter la réglementation sur les données personnelles. L’outil prévoit des habilitations fines et une authentification individuelle sécurisée. Les accès sont tracés ; pour les données sensibles, les journaux incluent l’horodatage, l’identifiant de l’utilisateur et les données concernées, puis sont conservés six mois glissants avant destruction. Les données doivent être supprimées à l’issue de leur durée de conservation ou anonymisées. Leur localisation est limitée aux territoires autorisés par le CCAP, notamment la France, l’UE, certains pays européens et les territoires reconnus adéquats par la Commission européenne. Les transmissions externes de données personnelles sont chiffrées ou utilisent un protocole sécurisé. En fin de contrat, les données doivent être détruites ou les supports restitués selon les conditions prévues.