Application de réservation hôtelière

Fourniture d’une solution de réservation et de gestion hébergée, comprenant la licence d’usage, l’hébergement et l’exploitation, la mise en service, la maintenance corrective et évolutive ainsi que le support. La mise en œuvre comprend la reprise des données après audit de leur structure et la formation des équipes de réception, d’étages et d’encadrement.

Fonctions de réservation et de gestion

La solution couvre les établissements, bâtiments, étages, espaces et ressources, avec gestion des disponibilités, tarifs et restrictions. Elle permet les réservations individuelles ou de groupes, leur création, modification, déplacement et annulation, ainsi que la gestion des chambres, repas, nuitées, salles, gymnases, séminaires, véhicules et autres ressources. Les vues de chambres comprennent des listes d’occupation et des calendriers journaliers, hebdomadaires et mensuels; l’historique et la base clients/tiers doivent permettre le traitement des doublons et l’import-export des tiers.

Le portail web client intègre un formulaire de demande de réservation modifiable et l’envoi automatisé d’un récapitulatif au service d’accueil. Les devis multi-ressources sont établis à partir de modèles définis par l’ENSM, convertibles en réservation et/ou facture, suivis par état et envoyés par courriel avec traçabilité.

Facturation, suivi et exploitation

La facturation doit respecter les mentions légales, la TVA et la numérotation séquentielle. Elle comprend au minimum les formats simple et détaillé, les factures d’acompte, de situation et d’avoir, la facturation directe ou groupée, les encaissements en ligne ou par virement, espèces et chèque, ainsi que le rapprochement bancaire et les relances d’impayés. Les factures de groupe peuvent être globales ou individuelles; les encaissements sont reversés à l’agence comptable dans le cadre de la régie de recettes. Des alertes suivent le dossier du devis à la facture et au recouvrement, avec relances en cas de délai dépassé.

Les plannings couvrent les chambres et pensionnaires, les arrivées et départs, le personnel, les salles, les équipements sportifs et le parc de véhicules, avec actions de maintenance associées. Le ménage comprend les statuts de chambre, la transmission en temps réel des instructions sur smartphone ou tablette et le déclenchement d’une tâche à la remise de la clé. S’ajoutent les consignes aux veilleurs, les documents personnalisables, les courriels individuels ou groupés avec pièces jointes, l’export des tableaux vers Excel ou d’autres tableurs, les tableaux de bord d’occupation et de recettes, les rapports d’activité et les questionnaires de satisfaction.

Exigences techniques, interfaces et mise en œuvre

La solution doit être accessible par navigateur, smartphone et tablette, en mode responsive, sans serveur installé dans le SI de l’ENSM. La réservation en ligne doit être possible 24 h/24 via moteur de réservation ou API; les interfaces exposées au public doivent respecter le RGAA. Les mises à jour sont incluses dans la licence, sans surcoût ni interruption en heures d’ouverture.

Les exigences indiquent une disponibilité contractuelle d’au moins 99,5 % hors maintenances planifiées et un temps de réponse inférieur à 4 secondes en conditions nominales. Elles prévoient chiffrement HTTPS/TLS, authentification forte avec MFA disponible, gestion des rôles, journalisation, conformité RGPD et hébergement des données dans l’Union européenne. Les sauvegardes sont décrites comme quotidiennes avec rétention minimale de 30 jours et test de restauration documenté au moins une fois par an; une autre clause demande une fréquence de sauvegarde en temps réel. Le PCA/PRA prévoit un RTO ≤ 4 h et un RPO ≤ 1 h.

L’API documentée permet des échanges en temps réel ou différés, en REST sur HTTPS ou équivalent et en JSON, XML ou format équivalent; une clé API ou OAuth, la gestion des droits par application et un environnement de test sont demandés. Les interfaces visent notamment Inetum PEP, Selfair/Salto, Webgerest, le portail montagne et Turboself. Elles doivent permettre l’échange comptable des ventes, encaissements, écritures et référentiels, ainsi que la création et la révocation d’accès par carte ou QR code et la synchronisation des séjours avec le contrôle d’accès.

Le planning prévisionnel indique une réunion de démarrage le 30/11/2026 (1 jour), le développement des API et modules complémentaires du 01/12/2026 au 30/01/2027 (61 jours), le transfert des données tiers et le paramétrage du 01/02/2027 au 26/02/2027 (26 jours), puis la formation du 01/04/2027 au 01/05/2027 (31 jours). Le support prévoit la prise en compte des anomalies critiques sous 4 h et majeures sous 24 h ouvrées; réponse sous 2 h pour les incidents bloquants. Le 7 j/7 est souhaité. Le BPU prévoit notamment 100 heures d’assistance technique ou de développement spécifique et 10 sessions de formation de 7 h, limitées à 5 personnes par session.