Logiciel de gestion du service de prévention et de santé au travail

Fourniture du droit d’utilisation et mise en œuvre d’une solution de gestion du service de prévention et de santé au travail, avec installation, paramétrage, reprise des données, accompagnement, formation et maintenance. Elle est destinée au suivi d’environ 2 000 agents et couvre l’activité du service mutualisé.

Fonctions métier

La solution gère les dossiers individuels de santé au travail, les documents médicaux, les antécédents, examens, avis, restrictions et préconisations, avec recherche, historisation, gestion des consentements et traçabilité des accès et modifications. Elle doit prendre en charge la planification des consultations, les agendas, convocations, rappels, différents types de visites et la production des documents de fin de visite, avec possibilité de signature électronique.

Elle comprend également des espaces cloisonnés pour la psychologue du travail, les activités de prévention, les agents et les gestionnaires RH. Les fonctions de prévention couvrent le suivi des actions en milieu de travail et collectives, des métiers, risques et expositions, des fiches d’exposition, ainsi que des situations individuelles et du maintien dans l’emploi. Des tableaux de bord, indicateurs, rapports d’activité et exports configurables sont prévus.

Interfaces, sécurité et exploitation

L’application doit s’interfacer avec les SIRH des établissements, avec mise à jour quotidienne des données agents, et prendre en charge les systèmes CAS SSO des deux établissements. Les données médicales doivent être cloisonnées selon les habilitations; la solution doit assurer la GED, l’archivage, l’export et la réversibilité des données.

• Application full web, compatible avec les navigateurs standards et les terminaux mobiles/tablettes, conforme au RGAA 4.1.2 ou à sa version ultérieure en vigueur. Hébergement SaaS certifié HDS; le périmètre du projet mentionne également ISO 27001 et impose le respect des exigences applicables aux données de santé et au RGPD.
• Disponibilité requise 24 h/24, 7 j/7 et 365 jours par an, garantie de 99,75 % appréciée sur l’année civile. Les sauvegardes sont quotidiennes (conservées une semaine), hebdomadaires (un mois) et mensuelles (six mois); leur localisation doit respecter les contraintes applicables aux données, en France ou, à défaut, dans l’Union européenne.
• Conservation des dossiers en principe pendant 40 ans à compter de la dernière visite ou du dernier examen, dans la limite de 10 ans après le décès. Exceptions prévues : jusqu’à 50 ans après la fin d’exposition à certains agents chimiques dangereux; jusqu’à 40 ans après la cessation d’exposition à des agents biologiques; pour les rayonnements ionisants, jusqu’à l’âge de 75 ans et au moins 50 ans après la fin de l’activité exposante.
• Réversibilité complète des données et documents dans un format structuré, exploitable et documenté; la restitution est non facturable dans la limite de deux exécutions, puis facturable si le problème n’est pas imputable au titulaire.

Mise en œuvre, maintenance et formation

Le titulaire réalise la conception fonctionnelle et technique détaillée, installe et livre les fonctionnalités attendues en une seule fois, et fournit un dossier de tests avec traçabilité entre tests et spécifications. Le calendrier prévisionnel prévoit : MOM en juin 2027, vérification d’aptitude en juillet 2027, mise en exploitation et début de VSR le 1er septembre 2027, puis réception le 1er octobre 2027. Le RC fixe par ailleurs une livraison au plus tard le 30 septembre 2027.

La garantie et la maintenance commencent à la réception. Les nouvelles versions mineures et majeures sont proposées pendant la durée du marché; si une version majeure n’est pas installée, la version utilisée doit rester maintenue jusqu’à la fin du marché. Les déplacements nécessaires sont à la charge du titulaire; une intervention à distance doit être annoncée par écrit au préalable. Le support téléphonique en cas d’incident est assuré les jours ouvrables de 9 h à 17 h; les délais d’intervention/résolution sont de 1 h/8 h pour un incident critique, 2 h/J+2 pour un incident sérieux et 2 jours ouvrés/J+10 pour un incident faible. Les maintenances d’urgence sont limitées à trois par année civile avant application des pénalités prévues.

La formation comprend une formation fonctionnelle pour 5 personnes, une formation à l’administration fonctionnelle et une formation à l’administration technique. Sont à fournir les supports de formation ainsi que des guides utilisateurs pour les agents et les gestionnaires RH, respectant les chartes graphiques des deux établissements.

Prestations complémentaires sur bons de commande

• Installation et paramétrage de pilotes pour la remontée automatique des résultats d’examens depuis des appareils compatibles, pour chaque poste identifié; le titulaire supervise l’installation, la maintenance et les mises à jour, tandis que chaque établissement reste responsable de ses équipements. Prestation facultative, activable par bon de commande.
• Mise en œuvre facultative d’une téléconsultation sécurisée, sans installation préalable pour les professionnels et agents concernés, accessible dans le cadre d’un rendez-vous dédié et conforme aux exigences de protection des données et référentiels applicables.
• Ajout facultatif d’utilisateurs au-delà du nombre de licences initialement prévu.