Ajouts fonctionnels et maintenance d’une application de gestion de la formation continue

Le marché porte sur la finalisation et l’évolution d’une application couvrant l’ensemble de l’activité du Service de formation continue, ainsi que son maintien en condition opérationnelle, son hébergement et sa réversibilité.

Fonctions métier

Le module « Offre de formation » doit générer les programmes et catalogues au format XML CDM-FR, les stocker dans une base eXist-db et fournir une API REST permettant au site internet de l’Université d’interroger les données des programmes.

Le suivi financier est géré session par session, de la simulation budgétaire à la clôture comptable, avec traçabilité des recettes et dépenses :

• Catégorisation par nature de frais, intervenant et type de prestation ; calculs par montant fixe, stagiaire, jour, jour/stagiaire, heure, heure/stagiaire, type de formation et mode de gestion.
• Modulation du nombre de stagiaires et des tarifs, vacations en brouillon, frais standards préremplis, clonage d’un budget antérieur et calcul des recettes selon les inscrits et tarifs.
• Suivi des vacations réelles, imputation des demandes de bons de commande, passage du prévisionnel au réalisé, rattachement aux pièces comptables, frais de gestion du SFC, avoirs, remboursements et solde final.
• Comparaison prévisionnel/réel en temps réel, alertes lorsque les dépenses atteignent un seuil critique, notamment 80 % ou 100 % des recettes prévisionnelles, rapports PDF et exports Excel/CSV.

Le module organisationnel centralise les sessions et séquences. Il comprend deux vues mensuelles filtrables par mois de démarrage : une vue Sessions avec environ 12 indicateurs par session et une vue Séquences avec une dizaine d’indicateurs spécifiques, ainsi que les données de la session mère.

Les tâches administratives sont activables ou désactivables, paramétrables par contexte, uniques à la session ou récurrentes par séquence, copiables d’une session à l’autre et assorties de commentaires. Leur changement d’état (« Faites » ou « Annulées ») peut déclencher un courriel préformaté, la mise à jour de la date de réalisation ou l’édition du programme PDF. Des rappels configurables signalent les tâches à venir ou échues.

La gestion des salles comprend le nom, la capacité et les dispositions. Une salle affectée à une séquence est reportée sur toutes ses séances, avec modification manuelle possible. L’application produit des affiches PDF interactives avec flèche directionnelle et des affiches statiques pour les portes. Les demandes d’achat indiquent notamment le fournisseur, le libellé, le tarif, le numéro de devis et les commentaires, puis alimentent automatiquement le suivi financier.

Pilotage, exports et interfaces

Les tableaux de bord sont différenciés selon les profils : gestionnaires financiers ; coordinateurs et chargés d’ingénierie de formation ; responsables des quatre pôles — organisation, développement, gestion financière, marketing et commercialisation — ; direction ; responsables scientifiques, composantes et services centraux en lecture seule. La direction dispose d’une vue consolidée selon des indicateurs tels que le chiffre d’affaires, le taux de remplissage et la satisfaction.

Les tableaux de bord présentent tableaux, rapports, graphiques, alertes et rappels. Les utilisateurs internes peuvent ajouter ou supprimer des composants. Des requêtes prédéfinies et paramétrables sont exportables en CSV et XLSX ; un outil de requêtage libre est prévu pour les utilisateurs qualifiés, sous gouvernance des données.

Les interfaces externes comprennent :

• Une API sécurisée avec l’outil d’évaluation de satisfaction pour l’envoi des références de session, inscrits et dates, la réception des statuts et erreurs, puis la récupération des taux de satisfaction, taux de recommandation et commentaires anonymisés.
• Une interface avec le système d’émargement numérique pour transmettre automatiquement les sessions et inscrits, synchroniser les émargements validés et conserver une saisie manuelle possible.
• Une architecture extensible permettant de nouvelles interfaces, avec API documentées OpenAPI/Swagger et standards ouverts.

Audits, maintenance et niveaux de service

Le titulaire met en œuvre les principales recommandations de l’audit existant sur la qualité et la sécurité du code, la couverture des tests, la documentation technique et l’infrastructure. Il réalise également un audit de performance et déploie les correctifs nécessaires contre les lenteurs.

La TMA comprend le support utilisateurs, la maintenance corrective et préventive, les mises à jour de sécurité, la surveillance du système et la mise à jour régulière de la stack technique. Le dispositif doit prendre en compte un dysfonctionnement dans les 4 heures pendant les heures ouvrées, de 8 h à 17 h du lundi au vendredi hors jours fériés, avec un outil de suivi des demandes et des résolutions.

Le SLA cible 95 % pendant la phase de stabilisation jusqu’au jalon 1, puis 99 % en phase de croisière après le jalon 2. Les incidents imputables à l’infrastructure d’hébergement du DataCenter de l’Université et les fenêtres de maintenance convenues sont exclus du calcul. Le titulaire assure le monitoring, la supervision et le suivi du taux de disponibilité.

La maintenance évolutive couvre les nouvelles fonctionnalités, adaptations, changements de version du progiciel et évolutions légales ou réglementaires. Le forfait comprend 10 jours-homme par an, avec achat possible de jours supplémentaires. En fin de marché, la réversibilité gratuite comprend transfert de compétences, transmission des connaissances et restitution complète des documents, données, codes sources, configurations et éléments de l’application, sans perte et avec continuité de service.

Déploiement, sécurité et intégration

Le cycle de livraison suit la séquence Développement → Environnement de test → Pré-production → Production. Le titulaire réalise les tests unitaires et d’intégration, fournit un cahier de recette pour chaque fonctionnalité et consigne les anomalies dans GitLab Unistra. Les anomalies bloquantes doivent être corrigées avant la production ; les anomalies majeures et mineures sont suivies selon leur sévérité. Le SFC dispose de 10 jours ouvrés pour tester les livrables et notifier ses réserves.

La solution doit être full responsive et s’appuyer sur le design system existant, avec une démarche UX/UI centrée utilisateur. Les technologies imposées ou déjà en place comprennent notamment React, Next.js, Material-UI, Apollo GraphQL, Axios, NestJS, GraphQL, REST, Prisma, PostgreSQL, Pub-Sub, S3, Cypress, GitLab, Docker, Portainer et CAS.

L’hébergement est obligatoirement assuré dans le Data Center de l’Université, via une offre IaaS et un projet OpenStack dédié. Le titulaire crée et supervise les machines virtuelles, applique les correctifs, configure les ports, installe l’antivirus, configure les sauvegardes Commvault et restaure le service en cas d’incident ne relevant pas de l’infrastructure fournie par l’Université. Les sauvegardes sont stockées sur deux sites physiques distincts ; la rétention par défaut est d’un mois.

L’authentification passe par le CAS de l’Université ; les droits et permissions sont gérés localement et chaque utilisateur doit disposer d’un compte local actif. Les API utilisent OpenAPI/Swagger, des protocoles standards tels qu’OAuth 2.0 ou JWT, HTTPS/TLS, la journalisation détaillée, la gestion des erreurs et des conflits, le format JSON et la minimisation des données. Le XML reste requis pour les catalogues CDM-FR. Le code produit devient la propriété exclusive de l’Université de Strasbourg. Une garantie de 1 an après la mise en production couvre sans surcoût les dysfonctionnements imputables aux développements spécifiques, avec correction sous 5 à 10 jours ouvrés selon le cas.