Agencement événementiel

L’accord-cadre couvre quatre lots d’agencement événementiel. Les prestations de fournitures comprennent le transport, la pose ou le montage, puis la dépose ou le démontage et la reprise du matériel. Les commandes sont réalisées au fil des événements, selon les plans et rétroplannings transmis.

Lot 1 — Structures et équipements de stands

Fourniture et installation de modules événementiels et d’exposition, structures de stands, cloisons, revêtements, plafonds et éclairage. Le BPU distingue notamment des stands pré-équipés ou équipés avec structure aluminium, cloisons mélaminées d’au moins 2,40 m, raidisseurs et éclairage LED. Les stands équipés comprennent aussi une moquette classée M3 ; les stands traditionnels comprennent des cloisons en bois d’au moins 50 mm d’épaisseur, de 2,50 m ou 3,00 m de hauteur, recouvertes de coton gratté.

Les éléments comprennent aussi des cloisons bois, mélaminées, OSB ou transparentes (verre ou plexiglas), des réserves de stand d’au moins 1 m² ou 2 m², des portes, étagères, banques d’accueil et enseignes. Des prestations distinctes portent sur les revêtements textiles, le traçage, l’éclairage par spots ou rampes LED, le retrait de polyane dans les allées, ainsi que la pose et dépose de moquette M3 ou de sol PVC. Les enseignes drapeau en bâche quadri sont indiquées au format 450 × 350 mm.

Lot 2 — Tables et chaises de concours, conférences et événements assimilés

Fourniture, transport, montage et démontage des tables et chaises dédiées à ces usages, ainsi que de leurs accessoires. Le DQE, non contractuel, indique à titre estimatif : 400 tables d’examen pliantes en PVC de 74 × 122 × 61 cm, 100 tables pliantes en PVC de 75 × 183 × 76 cm, 500 chaises d’examen basiques non pliables et sans accoudoirs, 250 chaises de conférence, 100 chaises de conférence avec tablette écritoire rabattable, 40 barres de sol et 100 crochets pour chaises.

Lot 3 — Mobilier événementiel

Fourniture, transport, montage et démontage du mobilier événementiel, hors tables et chaises réservées au lot 2. La gamme du BPU comprend comptoirs et meubles bas fermant à clé, canapés, fauteuils, chauffeuses, banquettes, chaises et tabourets, mange-debout, tables, vitrines rétroéclairées, présentoirs, potelets et accessoires. Les comptoirs d’accueil sont notamment indiqués en dimensions 107 × 100 × 50 cm et les meubles bas 80 × 100 × 50 cm. Des packs associent mobilier et équipements complémentaires ; certains comprennent par exemple un réfrigérateur d’environ 140 L / 70 W, une corbeille avec sacs et un porte-manteau. Le BPU prévoit aussi des équipements tels que réfrigérateurs d’environ 220 L / 125 W, machine à café avec 150 capsules et accessoires, ou fontaine à eau avec bouteille d’environ 18,9 L. Les quantités inscrites au DQE de ce lot sont estimatives et non contractuelles. Une banque de photos de chaque mobilier proposé doit être fournie pour intégration aux logiciels métier de l’acheteur.

Lot 4 — Accompagnement, impression et pose de signalétique

Conseil pour la mise en œuvre graphique de certains stands et propositions de signalétique adaptées aux surfaces, cloisons et besoins communiqués ; recommandations sur les supports, matériaux et systèmes d’accroche. Le lot comprend la fourniture, l’impression, la livraison, la pose et la dépose de la signalétique. Les supports du BPU comprennent des bâches imprimées quadri (350 g ou 450 g, dont des références classées M1), des panneaux PVC de 3, 5 ou 8 mm, des panneaux Akilux de 3,5, 5 ou 8 mm, du tissu imprimé posé sur cadre, des adhésifs et films microperforés, des supports pour vitrophanie et sol, ainsi que des roll-ups. Les finitions comprennent notamment œillets espacés de 30 ou 50 cm, jonc, fourreau, perçage ou découpe à la forme. Le BPU prévoit également des systèmes d’accroche, une heure de graphisme sur commande spécifique et des forfaits de pose en hauteur supérieure à 3,5 m, distingués selon 1 à 5, 6 à 10 ou 11 à 15 pièces.

Pour chaque commande de signalétique, un bon à tirer indiquant dimensions, matériaux, visuel, référence du projet et quantité doit être validé avant le lancement de l’impression. La pose ne doit pas endommager les bâtiments ni les matériaux supports. Des interventions tardives, en soirée, de nuit ou les jours fériés peuvent être demandées.

Organisation commune des interventions

Les matériels doivent être réservés dès la première demande, même avant validation définitive de la commande ; un état régulier des stocks et un stock tampon convenu sont demandés. Le titulaire doit pouvoir gérer des événements concomitants, répondre aux commandes additionnelles 24 h/24 et 7 j/7, et établir les devis sous 24 heures maximum. La plateforme de commande permet le suivi des articles et plans, l’enregistrement des statuts de livraison et de conformité et l’export des articles commandés après l’événement.

Montage, installation et démontage suivent le rétroplanning ; le matériel doit être propre et en état de fonctionnement. Une réception de chantier est prévue pour les salons et expositions. Les défauts constatés sont à corriger sans supplément, dans un délai maximal de 24 heures pour le lot 4 ; pour les lots 1 à 3, les défauts signalés sont à modifier ou échanger sans délai. Un interlocuteur unique de terrain est demandé pendant les phases de montage et d’installation. Le titulaire prend en charge le tri des déchets liés à ses prestations et leur dépôt dans la zone désignée ; le retraitement est assuré par l’acheteur. Les interventions sont soumises aux règles de sécurité applicables aux ERP, à la prévention des risques, au port des protections nécessaires et, pour les stands concernés, aux règles applicables aux installations électriques.