Agence de voyages pour déplacements professionnels

L’agence organise les déplacements professionnels individuels ou en groupe des personnels habilités, ainsi que ceux des personnes extérieures invitées, associées ou en mission. Les demandes individuelles privées sont exclues. Le cœur de la prestation porte sur la réservation de transports ferroviaires et aériens, en France et à l’international ; les voyages de groupe sont limités à l’Europe.

Pour chaque demande, l’agence recherche les moyens de transport disponibles, leurs horaires et conditions tarifaires, y compris les promotions, tarifs standard et compagnies à bas coût. Lorsque les transporteurs sont en concurrence, elle communique deux propositions, dont une au tarif le plus avantageux, y compris avec escale ou compagnie à bas coût. Les devis précisent notamment transporteur, horaires, durée et escales, prix, conditions de modification et d’annulation, date limite d’émission et empreinte carbone du trajet. Les demandes simples sont des trajets aller-retour point à point ; sont complexes les trajets ferroviaires de plus de 2 segments, les voyages aériens circulaires de plus de 2 segments et les groupes d’au moins 8 personnes. Une demande effectuée moins de 10 heures avant le départ est urgente.

L’agence conseille les voyageurs sur le prix, la sécurité, la rapidité, les formalités de voyage à l’étranger, les visas et les assurances. Elle informe sur les conséquences financières des annulations et les options d’assurance, propose les cartes d’abonnement lorsqu’elles peuvent générer des économies et tient des profils pour les voyageurs récurrents. Elle adapte ses conseils aux personnes à mobilité réduite et communique l’impact environnemental des trajets.

Réservations de groupe et transferts

Les groupes concernent notamment les tournées des forces artistiques : environ 40 à 90 musiciens, 10 à 60 danseurs et en moyenne 40 choristes. Dans la mesure du possible, l’agence organise des trajets communs ou des horaires concordants afin d’éviter la dispersion du groupe.

Les instruments doivent être pris en compte dans les réservations : les instruments peu volumineux voyagent généralement en cabine ; les contrebasses peuvent nécessiter un flycase en soute et les violoncelles une place supplémentaire en cabine. L’agence précise la prise en charge des instruments volumineux et fragiles.

Les voitures de location de courte durée, taxis et cars peuvent être réservés en ligne ou hors ligne uniquement en continuité d’un trajet en train ou en avion. La prestation supplémentaire éventuelle, portant sur cars, taxis et voitures de location pour les transferts, est obligatoire et analysée ; l’acheteur peut décider de la commander ou non à la signature.

Commandes, émission et suivi

Les demandes peuvent être transmises par courriel ou téléphone. Un interlocuteur dédié suit les commandes ; le service hors ligne est accessible du lundi au vendredi de 9 h à 18 h et le samedi de 9 h à 12 h. Un service clientèle est disponible 7 j/7 et une astreinte joignable 24 h/24 traite les urgences hors horaires de bureau. Un outil internet de commande peut être proposé, mais son absence n’est pas éliminatoire ; s’il est mis en place, son paramétrage et la présentation aux utilisateurs sont inclus.

Les devis respectent les délais prévus à l’acte d’engagement selon le caractère simple, complexe ou urgent de la demande. Les billets sont remis au mieux 48 heures avant le départ ; les délais indiqués sont de 30 minutes pour les demandes simples et urgentes, et de 24 heures pour les demandes complexes. Les billets peuvent être transmis sur papier ou par voie électronique. Sur demande, les billets papier sont livrés au plus tard dans les 24 heures ouvrées suivant la validation ; pour une commande urgente, le délai de livraison ne peut dépasser 24 heures après validation. Les risques liés au transport et à la livraison des titres sont à la charge du titulaire.

L’agence traite les changements de dates ou de parcours et les annulations, rembourse les titres annulés ou établit un avoir. Pour les groupes, les billets sont modifiables ou annulables sauf instruction contraire. En cas de grève, perturbation météorologique, mouvement social ou problème technique, elle recherche des transports de substitution en veillant à la sécurité des voyageurs.

À la demande de l’acheteur, à chaque reconduction ou avant renouvellement, elle fournit des statistiques sur les destinations, dates, classes et transporteurs, tarifs de référence et tarifs appliqués, parts de billets à contraintes et à tarifs pleins, dates de réservation, frais de gestion, chiffre d’affaires, billets par structure, typologie des voyages, adhésion à l’outil en ligne, principaux transporteurs et bilan carbone des trajets.