Agence de voyages pour déplacements institutionnels

Hébergement

• Recherche et réservation d’hébergement conformes aux plafonds et règles internes, mention du petit-déjeuner si inclus, et proposition d’alternatives en cas d’indisponibilité.

Transport terrestre, maritime et fluvial

• Mise en place de locations de véhicules, transferts, et options maritimes/fluviales selon nécessité des déplacements.

Organisation intégrale des déplacements

• Planification complète de déplacements multi-étapes et délégations internationales, remise d’un carnet de voyage, gestion des formalités d’entrée/sortie et des modifications/annulations.

Assistance et gestion d’urgence

• Service d’assistance dédié, avec couverture heures ouvrées et dispositif 24/7 pour les situations urgentes ; contacts téléphoniques et électroniques dédiés.

Moyens humains et technologiques

• Désignation d’un interlocuteur référent, ressources humaines affectées avec garanties de continuité, système de reporting et tableau de bord pour le suivi des déplacements et dépenses.

Plafonds, tarification et facturation

• Application de plafonds de remboursement et de règles tarifaires internes, mécanismes de facturation basés sur prestations réalisées et exigence de reporting budgétaire régulier.

Obligations opérationnelles et contrôle qualité

• Respect des règles de confidentialité et protection des données, indicateurs de performance, contrôles semestriels et audits possibles.

Dispositions diverses

• Modalités de sous-traitance, propriété des données, adaptation réglementaire et exigence de remise des titres/documentation avant le départ.