Prestations d’agence de voyages

Le titulaire recherche, réserve et prépaie les prestations de voyage, puis transmet les titres de transport et vouchers après validation du devis et émission du bon de commande. Il compare les options disponibles pour proposer des itinéraires adaptés aux contraintes de la mission et au meilleur rapport qualité-prix. Les réservations doivent respecter le tarif public majoré, au plus, des frais du prestataire ; la mise en concurrence des compagnies aériennes et la preuve du tarif le plus avantageux sont requises.

Transport et hébergement

Les transports concernés sont aériens, maritimes, ferroviaires et terrestres. Les offres doivent présenter les conditions tarifaires et préciser si les billets sont modifiables ou remboursables. La deuxième classe ou équivalent est la base, sauf demande expresse de l’acheteur ou si la première classe est moins chère. Les titres sont émis selon le bon de commande ; si un billet électronique ne peut être délivré, le billet est livré aux frais du titulaire au plus tard 24 heures avant le départ.

L’hébergement est proposé en chambre base double avec petit déjeuner, dans un établissement d’au moins 3 étoiles selon la norme française, y compris hors de France. Si aucun hôtel de ce niveau n’est disponible, une qualité immédiatement supérieure est proposée. Dans la mesure du possible, trois hôtels sont présentés, au plus près du lieu du déplacement ; une catégorie supérieure peut être demandée.

Services associés et suivi

Les prestations peuvent inclure transferts, location de véhicules, assurances de voyage, démarches de visa, cartes d’abonnement et options aériennes. Pour les locations, le véhicule économique est privilégié ; en cas d’indisponibilité, un véhicule équivalent ou supérieur est proposé. Le voucher doit permettre au bénéficiaire de ne rien régler sur place, et aucun numéro de carte bancaire ne peut lui être demandé.

Le titulaire traite les modifications et annulations par le même canal et aux mêmes niveaux de service que les demandes initiales. Avant émission du titre ou voucher, une modification ne donne pas lieu à des frais supplémentaires ; après émission, un nouveau devis et, le cas échéant, un bon de commande rectificatif sont établis. Les avoirs correspondent aux sommes remboursables, taxes incluses, sous déduction des frais de gestion prévus ; en cas d’annulation par le prestataire final, l’avoir porte sur la totalité du tarif.

Le service comprend l’information sur les formalités et conditions de voyage, les conséquences financières d’une annulation et les options d’assurance. Le titulaire assure un suivi proactif des voyageurs en cas de retard, annulation, changement d’horaire, perturbation ou alerte de sécurité, et propose un réacheminement lorsque pertinent.

Délais, équipe et contrôles

Les demandes de devis sont reçues par voie électronique ; le délai maximal de transmission du devis est de 48 heures. Celui-ci garantit le tarif pendant au moins 24 heures et présente, lorsque possible, les trois meilleures propositions financières. Après réception du bon de commande, les titres ou vouchers sont émis sous 48 heures hors urgence ; une urgence attestée par un agent habilité est traitée sous 4 heures, hors horaires de fermeture de l’agence, sauf autre délai indiqué au bon de commande. Des délais plus courts proposés par le titulaire deviennent contractuels. Les devis et titres peuvent donner lieu à des pénalités de retard de 50 € TTC par jour, sans exonération ni plafonnement des pénalités de retard.

Une équipe dédiée doit être joignable au minimum du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h, heure locale de Martinique (UTC-4), avec adresse électronique générique sécurisée, numéro de téléphone unique, continuité de service et téléphone d’urgence pour les situations critiques hors horaires. À réception, l’acheteur vérifie quantitativement et qualitativement les titres et vouchers ; en cas de non-conformité, le titulaire délivre des titres adéquats à ses frais.